趙顯瑞 檔案的收集和歸檔是檔案管理工作的前提和基礎。因此，必須重視並做好這項工作，這是管好用好檔案的第一步。 一、檔案收集要堅持“寧多勿漏”原則。檔案是來源於各項活動的原始記錄，它真實再現了各項活動的過程和結果。檔案的價值是由檔案本身的屬性和社會對檔案的需求兩個方面決定的，其外在表現就是它的有用性，對經濟社會發展，對各項工作活動，起著重要的依據和參考作用。在檔案材料收集過程中，我們始終圍繞一個“用”字，按照文書歸檔範圍，凡是認為有用的材料，不論其用處大小，都收集起來。 二、提高服務質量，促進檔案材料的歸集。不少同志把開會帶回來的檔案材料據為己有，佔為己用，是圖以後自己使用起來方便。針對這種情況，我們便改善服務質量，提高服務水平，以優質快捷的服務贏得他們，使他們自覺自願地把自己擁有的檔案材料拿出來交給檔案室。一是對來查檔案的人熱情接待，有時他們只提供查閱內容，具體文號、年份、作者不清楚，我們不怕麻煩，就從最近年份開始，一年一年挨個查，直至查全查清楚為止。如市勞保處為企業離休幹部適當增加待遇以使他們與機關事業單位的同類人員待遇持平，準備向市委老幹部局提出實施意見，需要查閱1985年以來的有關增資檔案。我們按照查閱單找到後，每份檔案各影印一份給他們，為他們提供了政策依據。二是提供多種形式的服務，如我們開展“電話查檔”，查檔人不必到檔案室來，只要在電話中說明要查的檔案材料，我們查清以後“電話答覆”。因此，他們都主動把檔案材料送到檔案室，用他們自己的話說，放在檔案室比放在自己手中查詢方便、及時。 三、健全制度，防止檔案材料的散失。在工作中，我們透過健全和完善檔案管理制度，有效防止了檔案材料的散失。一是嚴格崗位管理。二是實行檔案呈閱登記制度，就是檔案材料送往何部門、何人，都有簽收，檔案收回時登出。同時，為縮短檔案材料的傳閱過程，檔案室要及時催還。（作者單位：市人力資源和社會保障局）
趙顯瑞 檔案的收集和歸檔是檔案管理工作的前提和基礎。因此，必須重視並做好這項工作，這是管好用好檔案的第一步。 一、檔案收集要堅持“寧多勿漏”原則。檔案是來源於各項活動的原始記錄，它真實再現了各項活動的過程和結果。檔案的價值是由檔案本身的屬性和社會對檔案的需求兩個方面決定的，其外在表現就是它的有用性，對經濟社會發展，對各項工作活動，起著重要的依據和參考作用。在檔案材料收集過程中，我們始終圍繞一個“用”字，按照文書歸檔範圍，凡是認為有用的材料，不論其用處大小，都收集起來。 二、提高服務質量，促進檔案材料的歸集。不少同志把開會帶回來的檔案材料據為己有，佔為己用，是圖以後自己使用起來方便。針對這種情況，我們便改善服務質量，提高服務水平，以優質快捷的服務贏得他們，使他們自覺自願地把自己擁有的檔案材料拿出來交給檔案室。一是對來查檔案的人熱情接待，有時他們只提供查閱內容，具體文號、年份、作者不清楚，我們不怕麻煩，就從最近年份開始，一年一年挨個查，直至查全查清楚為止。如市勞保處為企業離休幹部適當增加待遇以使他們與機關事業單位的同類人員待遇持平，準備向市委老幹部局提出實施意見，需要查閱1985年以來的有關增資檔案。我們按照查閱單找到後，每份檔案各影印一份給他們，為他們提供了政策依據。二是提供多種形式的服務，如我們開展“電話查檔”，查檔人不必到檔案室來，只要在電話中說明要查的檔案材料，我們查清以後“電話答覆”。因此，他們都主動把檔案材料送到檔案室，用他們自己的話說，放在檔案室比放在自己手中查詢方便、及時。 三、健全制度，防止檔案材料的散失。在工作中，我們透過健全和完善檔案管理制度，有效防止了檔案材料的散失。一是嚴格崗位管理。二是實行檔案呈閱登記制度，就是檔案材料送往何部門、何人，都有簽收，檔案收回時登出。同時，為縮短檔案材料的傳閱過程，檔案室要及時催還。（作者單位：市人力資源和社會保障局）