主題：不能過長或過短，一封郵件最好只反映一件事，回覆對方郵件時不要“RERE”一大串

稱呼與問候：郵件的開頭要稱呼收件人，這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件時面向他的，要求其給出必要的迴應，在多個收件人情況下可以稱呼大家ALL，開頭結尾要有問候語，

郵件正文：正文簡明瞭，行文通順，多用短句，語氣少加入個人情感，慎用感嘆句，郵件一次性交代完整，避免多次傳送不錯，儘量避免錯別字，避免多次傳送補充，重要的資訊，可用紅字或者大兩號字型提醒，一封郵件裡重要提醒不可多於3處

附件：正文裡面有提示，命名一個有意義的名字，對附件內容進行簡單說明，數目不要超過4個

但儘管如此，電子郵件依然有其他溝通工具無法替代的地方，更重要的是，其實電子郵件還是一個“多面手”，如果能搭配其他溝通方式，那麼就能產生1+1>2的效果。

一、電子郵件的溝通場景及與其它溝通方式的搭配使用

比如說，電話搭配電子郵件。打電話適合解決緊急的棘手問題，能和對方及時交流，，但通話中如果涉及到重要資訊，比如面試通知、合同簽訂前的確認等，那麼最好用電子郵件闡明細節。

因此我們也得出，電子郵件適用的溝通場景主要有，一、溝通必要資訊；二、確認溝通結果；三是面向多人傳遞資訊。

二、三個步驟組織郵件內容

明確了電子郵件的使用場景之後，接下來需要開始組織郵件內容。有三個步驟。一是用受眾思維；二是把資訊組織成有邏輯樹；三是將邏輯樹寫成具體的文字。

舉個例子。在《杜拉拉昇職記》中，杜拉拉作為行政助理需要負責CEO來華之前公司的的裝修任務，但杜拉拉此前並無相關經驗，於是她選擇像有這方面經驗的王經理請教，為了顯得正式有誠意，杜拉拉打算先寫一封郵件請教，後續再透過電話諮詢。

為了節約對方的時間，杜拉拉認為電子郵件內容要簡介明瞭。同時，作為求助郵件，語氣也要表現得謙遜一點。

接下來，杜拉拉開始思考，郵件內容到底應該怎麼寫，她列出了以下表格。

之後，杜拉拉再將自己的要寫的內容，用邏輯樹的方式整理出來。

最後，她再將邏輯樹整理成文字。

工作郵件的重要性不言而喻，寫好工作郵件，我認為可以有以下技巧：

一、寫作順序：附件-正文-標題-發件人

郵件剛發出、附件遺漏了，速度撤回補救，但對方仍能看到撤回字樣……

郵件寫到一半，手一抖卻直接發了出去……

相信在郵件寫作中沒少走過彎路，這樣的場景很常見。

開啟郵件時，記得先上傳附件，再行文，根據內容擬標題，最後再寫發件人。

順序對了，至少上面兩種低階錯誤可以避免了。

二、郵件行文：邏輯清晰、語言精簡

職場郵件要有清晰的邏輯：一般至少郵件首尾讓收件人能看出你的訴求、對方需要如何協作。中間正文內容圍繞主題展開。

比如需要領導拍板定方案的郵件，那麼正文中你要列出方案一、方案二是什麼、優劣如何、建議如何？這樣一目瞭然。

語言精簡，不要多廢話，一事一說，分點羅列。

三、郵件標題：言簡意賅、強調目的

標題不僅要準確、精簡，而且需要讓對方一眼知道需要做什麼。

例如上行需要領導審批的郵件，主題可以是【請審批——關於……的方案建議】，如此領導一看就知道關鍵詞，以確保你的郵件儘量不會被淹沒。

四、重要郵件多輪溝通

郵件是職場正式行文，能電話解決的儘量不寫郵件。

重要的郵件，特別是涉及跨部門合作時，要提前做好溝通，行文中可以提“如今天會議達成一致……”，這樣可以更高效。

上行文要領導拍板的，記得提醒秘書或者領導，提醒查閱。

五、郵件檢查

郵件寫好了，請記得仔細檢查：

附件是否添加了？行文中是否有錯別字？收件人是否都相關？郵件意圖是否表達清楚了？標題是否夠精簡醒目？正文結構邏輯是否清晰？……

OK，各項沒有問題了，再放心“傳送”吧！

這個問題很好。很多看似很牛逼的同事，一封漏洞百出的郵件確實會給讓人大跌眼鏡。而一封職業化的電子郵件，確實能夠給職場新人加分。

下面我從幾個方面介紹：

1、郵件主題

1）不要空標題；

2）標題要簡潔；

3）標題要真實反映郵件的重要性；

4）一封信一個主題，不要大雜燴；

5）不要隨便用緊急標示；

6）標題千萬不要出現錯別字。

2、郵件正文

1）郵件正文要簡明扼要，行文通暢；

2）要用論述的語氣；

3）正文多用序列列表，以清晰明確；

4）一次郵件交代完整資訊；

5）儘可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查，這是對別人的尊重，也是自己態度的體現；

6）合理提示重要資訊；

7）合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述；

8）選擇便於閱讀的字號和字型（重要的事情用紅色字型標出）；

9）增加收件人或抄送人時，郵件正文要有標明；

10）寫郵件順序是：郵件正文-郵件附件-郵件主題-收件人-檢查以上順序未出現錯誤。

3、稱呼問候

1）郵件的開頭要稱呼收件人，在多個收件人的情況下可以稱呼大家；

2）如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“某某經理”，如果不清楚職務，則應按通常的“某某先生”、“某某女士”；

3）結尾常見的寫個“祝您順利”之類的。

4、郵件附件

1）應在正文裡面提示收件人檢視附件；

2）附件檔案應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載後管理；

3）正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時；

4）附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個檔案；

5）特殊格式的檔案，應註明開啟方式，以免影響使用；

6）如果附件過大（不宜超過5M），應分割成幾個小檔案分別傳送。

5、提示說明

1）溝通確認

對重要溝通事項，在傳送郵件後最好電話提醒對方引起關注；如果重要郵件發出去後石沉大海，不一定是對方不重視，嘗試再次提醒。

3）郵件長度

郵件的閱讀時間不要超過10分鐘（個人建議500字以下）。

4）回信時注意保持線索

想回復對方的回覆，就不要建立一封新郵件。因為它打斷了原始郵件和回覆郵件之間的關聯（線索）一旦失去關聯，雙方就難以跟蹤郵件的次序，尤其是經過多次收發的郵件。

6、發件事宜

1）收件人，是受理這封郵件的責任人，理應對郵件予以迴應。

2）抄送人，只是需要知道這件事。

3）密送人，即是收件人是不知道你密送人員誰，這個可能用在非常規場合。

4）回覆，回覆的資訊只有發件人能看到。全部回覆，所有在發件人列表中的人都能看到回覆。

7、簽名

1）簽名格式簡潔，如果有公司格式則統一用公司格式。

2）一定要有祝福語。

電子郵件是日常生活中常用的溝通方式之一。特別是在進入到職場後，電子郵件更是成為工作交流的重要工具。

在職場中，電子郵件通常用來通知放假資訊、公司的人事變動、會議、表彰通知、以及與工作相關的一些資訊。

電子郵件雖然看起來簡單，但是能夠簡單明確的讓收件人知道你的目的也並非易事。

所以，想要寫好職業化的工作郵件需要進行三個步驟：

1、確認郵件的主題

在寫郵件之前，首先要明確這封郵件需要表達的內容，這樣你在寫郵件的時候才不至於東寫一句西寫一句，無法抓住主題。

其次，要了解郵件傳送的物件，然後根據傳送對方的閱讀習慣來制定郵件的寫作方向。

最後，在傳送郵件時，要根據郵件的緊急程度在郵件主題處做上標註。如：【緊急】【重要】【知悉】等。

2、進行資訊梳理

確定了郵件的表達重點後，先將郵件需要表達的資訊點一一列出來，然後根據資訊的輕重進行內容排列，儘量將重要資訊放在開頭，然後將次要資訊放在後面。

在郵件重點較少的情況下，郵件內容一定要簡潔明瞭，節省收件者的觀看時間。

在郵件重點比較多的情況下，要注意內容的排版和分段，而且一定要劃分出小標題方便收件者觀看。

如果需要後續溝通的，在郵件的微博加上自己的聯絡方式，方便收件人能第一時間找到你的聯絡方式聯絡你。

3、要注意禮貌用語的使用

在郵件的開頭，要做自我介紹，並且用禮貌用語作為開場白。比如：發這封郵件是想向您諮詢和XX專案相關的內容、請認真的閱讀這封郵件，因為有比較重要的內容需要您知悉...

如果是工作建議，要婉轉的向對方表達你的意圖。如果是想向對方諮詢某些工作相關的內容，要誠懇的表示非常需要對方給你的幫助，你自己非常渴望聽到對方的建議。

郵件標題

一個合格的郵件標題需要能夠準確清楚的概括整封郵件的主題，做到簡潔、易懂、便於查詢，比如你需要彙報一份工作報告，那“工作報告”這樣的題目領導能知道是什麼嗎？改為“x月x日至x月x日的工作報告——XX部門XX”是不是就清楚很多了？標題的重點就是需要讓看的人知道你的內容到底是什麼。

2. 正文稱呼

3. 郵件正文

說完了標題，就來說說正文吧！正文一定要做到簡明扼要、有條理性並能突出重點。一定不要長篇大論，如果郵件字數過多，容易給對方造成閱讀障礙。因此，儘量用最少的文字，表達清楚相應的內容就好了。

4. 郵件結尾

郵件結尾需要表達對對方的尊重並清楚的留下發件人的名字和具體的聯絡方式，這樣一旦出現緊急問題時就可以及時聯絡。

5. 關於附件

一般工作中，常常需要傳送檔案。那麼在傳送多份附件的同時如何能讓收件人一目瞭然非常重要。首先附件的命名一定要根據關鍵詞簡明扼要的寫，如”4.23xx產品方案修改版—XX“，千萬不要出現“新建word”這樣的檔名哦！同時將能夠貼在正文裡面的附件都要貼出來！那種讓收件人進行繁瑣的操作，才能檢視到的郵件，都是需要反思的。

6. 關於抄送

還沒步入職場的你，是否能分清楚收件人跟抄送人呢？一般來說，收件人是受理這封郵件所提出問題的人，需給出反饋，而抄送人是隻需要知道這回事，沒有義務對非要對郵件予以回覆的人。例如：你想發郵件給你的同事，抄送給你的領導，那麼你就可以在收件人一欄填寫同事的電子郵件地址，在抄送一欄填寫領導的電子郵件地址，這樣兩人都能收到郵件了！一定要注意，傳送和抄送可千萬別弄混了哦！一旦發錯會很尷尬，尤其是在一些部門、人員層級劃分很清楚的公司。另外，所有人員的郵箱地址要找人確認好，內部郵箱有時候因為內部命名的問題，有可能兩個員工之間的郵箱名非常接近，容易發錯。

7. 認真檢查

千萬別小看這一步，不知道有多少人以上幾點都做好了，但由於沒有檢查，輕率地發出郵件後而功虧一簣。所以寫好的郵件至少檢查兩遍，比如收件人和抄送人有沒有寫全，標題正文有沒有錯別字，附件有沒有上傳，上傳的數量是否正確等。檢查過後可以給自己試發一次郵件。編輯的時候有一些小問題發現不出來，在接收的時候就能看的比較清楚。

寫好一份工作郵件一定會讓你的工作效率提高不少，如果以上你都能做到，Nice！

更多靠譜實習就在

http://t.cn/R1kbiAE

按照你圖片上標識的字母分別來回答吧

A收件人

收件的人是受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件回覆響應

B抄送的人

抄送的人只需要知道這回事，沒有義務對郵件進行回覆。

C主題

選取一個合適的標題

D內容

根據你的工作內容來編輯，內容儘量要簡潔 排版要好

E發件人

指寫這封郵件的人或者傳送這份郵件的人

郵件，是我們工作中不可缺少的溝通工具。都說字如其人， 但在這個已經很少需要書寫文字的時代， 我們可以說“郵件如其人”。

你的一封郵件，就可以透露你是一個怎樣的人？所以， 郵件作為一種正式的溝通方式， 我們需要了解郵件禮儀， 讓我們成為一個更合格的職場人。

1、郵件標題

標題一定要清晰明瞭， 讓別人一看就知道這封郵件是關於什麼內容。還可以善用一些符號，例如“【】”強調說明內容緊急程度/重要程等度。切記不要忘記寫標題。

2）【重要】元旦活動預算申請——突出重要性

3）【緊急】部門出遊活動方案確認——突出緊急性

2、郵件正文

郵件正文， 一定要簡明扼要，有邏輯。

如果是大家比較熟悉，可以用：Dear，XX/ 各位小夥伴/

2) 內容完整： 將需要說明的內容一次性說完， 反覆更新郵件補充說明， 顯得你做事不靠譜，丟三落四。

3）強調突出：可以透過加粗、標底色、加大字型、標紅字型等形式突出重點。

如：煩請您於今天下午5:00之前審批確認方案，如有疑問，可隨時與我溝通，辛苦您！

4）結論放在最前面，再進行分析，內容太多，分點羅列：內容較多的時候， 一定要分點展示內容，避免大段文字。

如：11月銷售額較10月份明顯提升， 原因分析如下：

1）雙11活動，優惠福利較多， 刺激使用者積極消費

2）本月新增2名新入職的銷售員

3）11月份， 嘗試採用新的銷售方式

3、收件人和抄送人

收件人：需要處理這封郵件的人。

抄送人：只需要知道這件事的人。例如，我們給其他部門同事傳送郵件的時候，會同時抄送一下雙方的領導，因為領導只需要知道這件事的進展情況， 而這件事如何落實，由手下的人處理即可。

不管是收件人，還是抄送人， 我們都需要按照領導等級排序， 最高等級的領導當然是排在最前面。

4、郵件附件

附件的命名一定要正式。我們平常為了方便， 會隨意命名文件， 但是當這個文件需要作為郵件附件時，一定要有規範的命名。我們同樣可以利用符號“【】”突出重點。

錯誤示範：活動方案1.doc/ 活動方案11.doc/ 活動方案111.doc;

正確示範：【初稿】春節聯歡晚會活動方案.doc/【終稿】春節聯歡晚會活動方案.doc 。

5、郵件檢查

郵件傳送出去之前， 一定要再次檢查。

確認：沒有錯別字、沒有錯誤內容、沒有內容遺漏、沒有遺漏附件、沒有遺漏收件人和抄送人、收件人和抄送人順序正確等。

確認沒問題，郵件即可傳送出去。

6、通知郵件到達

我們同事間經常有這樣對話：

A：我已經給你發郵件了呀！

B：我沒有看到呀！

A：早就發到你的郵箱了， 你回去檢視......

這是一個非常小的細節問題，但是很重要。

工作郵件寫作是我們公司每年都會組織員工參加的必修職場課程。

這麼多年，我發現郵件寫作是非常重要的一項軟技能，決定了你的事情能否推進。

今早，我收到一封郵件，但是我很確定我不會回覆。來看看圖裡這封郵件是怎麼寫的。

1️⃣ 稱呼：第一次聯絡用 dear（尊敬的），之後可以用 hi 或者 hello。但是不論怎樣你都要把對方的名字加進去，我知道你是群發，但是也要用一點心讓別人感到受尊敬。

2️⃣先介紹自己，你是誰？來自哪？負責什麼？找別人的具體貴幹？（介紹一下背景）給對方更多的資訊知情權來表達尊重。不要一上來就告訴別人你需要ta 做什麼。

3️⃣讓別人知道這 ta 這麼做的好處是什麼？如果是對方份內的事，讓別人知道這件事情會為 ta 的公司帶來什麼好處。如果不是，你需要思考如何讓對方接受，如果你花 20 元/小時讓對方放下手頭 200 元/小時的工作來幫你那幾乎是不可能的。

4️⃣給對方寬裕的時間選擇，並用商量的語氣。“我需要你明天來完成這件事“，或者”三天內來完成這件事“，是非常不禮貌的。試試”請問您這周哪天有時間？或者“您可以告訴我一個方便的時間嗎？“

5️⃣落款很重要。郵件寫完了，可以發了嗎？NO！加上一個正式的落款，包括你的全名，聯絡方式，你所屬的單位。讓別人知道你是代表一個組織機構來問事情的，否則會被當作垃圾郵件處理。如果不熟，不要用 regards，best 等等非常敷衍的敬語來結束，使用 best regards，yours sincerely 效果要好很多。

6️⃣回頭檢查一遍郵件，一個字一個字地讀，看看有沒有交代不清楚的，錯別字。

你不願意在寫郵件上花功夫，別人憑什麼要花工夫讀？又怎麼會回覆呢？

【英文郵件結構】

郵件的結構順序基本都是大同小異的，不過每一部分都要隨時注意自己的表達合理性和語法錯誤。

1，主題（Subject）

寫作模板：事件關鍵詞_姓名_ID

如果緊急：URGENT/Urgent: 事件關鍵詞_姓名_ID

>>避免這樣的標題：Subjects like “Quick question,” “Contacting you,” or “Email about an important matter”

>>專業人士認為6-10個字的英文郵件標題，是比較理想的，這樣整個標題會顯示在預覽處

2，正文（Body）

寫作模板：(介紹自己)+說明寫信目的+CTA(希望對方做的事)

寫作順序：最重要→不重要 Organize the rest of the information from most to least important

>>如果是催促，建議在第一段向對方要一個deadline

>>如果是詢問，建議清晰簡單明瞭地把問題列出來

>>如果覺得需要寒暄，控制在1句話

列舉詳盡，強調你的意願

使用“If-Then”statements 有效快速溝通

擅於引用截圖、文章等

控制好單獨一封郵件裡提出的訴求

附件名稱要設定好：附件內容關鍵詞_姓名，比較大的附件建議先上傳別處，生成下載連結，推薦WeTransfer，google drive等

>> 按照“F”形架構，編輯你的內容，幫助讀者快速瀏覽你的郵件，We don’t read content onscreen word for word. In fact, most of us scan a web page in an F-shaped pattern.

>> 字型統一(Times New Roman and Arial)

>> 按照需求highlight、加粗、改變字型大小(12 point type)

>> 多用bullet points、多分段

>> 擅於使用小標題

>> Keep sentences short

>> Create templates

>> Write briefly and stick to the point: try to keep to 150 words or less

問候（Greeting）

>>一定不要拼錯對方名字

>>簡潔明瞭

例句：

Hope this email finds you well

Hope you had a great holiday

Hope you are doing well

收到回信:

Thank you for your prompt reply

Thank you for getting back to me so quickly

寫郵件原因（Reason）

例句：

I am writing to enquire......

I am writting in reference to......

I am reaching out to you as/to......

道歉：

Sorry for the late reply

Please accept my apologies for......

Sorry for getting back to you late

感謝：

I would appreciate it if you could......

If.......would be greatly appreciated

3，結尾（Ending）

少用問句，多用I’m wondering if you can… 而不是could you…?

表示感謝

Look forward to hearing from you soon

Thanks in advance

4，落款（Signature）

Yours sincerely,

Yours faithfully,

Kind regards,

Best wishes,

All the best,

姓名

所屬關係

ID

郵件地址

電話

TIPS總結

主題儘量簡潔直接，檢查郵件地址正確

最好知道你的收件人是誰，註明title

使用正式禮貌用語，儘量少用專業技術性語言，

按照“F”形架構編輯內容，字型統一，多分段，善用強調

傳送郵件之前反覆檢查避免語法錯誤