如果你是辦公人員，如果剛做助理，對辦公設定的使用不熟悉，且面對新的裝置時應該會有點不知所措吧。雖然在列印室裡見過人家幫你影印資料，但辦公室的大部分印表機都有列印複製功能的，尤其是帶掃描功能的一體機，就算是mini的一體機都有影印功能。預熱。現在的辦公裝置一般都有睡眠功能，所以在你影印前，一般應該讓裝置有個預熱過程，按裝置上的任意鍵都能將裝置喚醒。如果沒有睡眠，而是關機，應該開啟開關了，讓開機有個過程。如果是專業影印機，一般都有“預熱”鍵：檢查原稿。需要影印的材料最選擇對比度較高的。同時最需要注意的，是材料上不要有書釘、大頭針等硬物。整理材料。大致檢查下材料的尺寸、質地、顏色、字跡色調、裝訂方式、張數以及有無圖片等需要改變曝光量的原稿。瞭解這些後再將材料擺平。檢查機器狀態。機器預熱或開機需要一定時間，尤其是專業影印機或彩色一體機如HP2840。一般聽聲音即可知道機器是否預熱或開機完畢，操作面板上的各項狀態顯示燈也會恢復正常：放置原稿。一般平板玻璃上都有指示標識或刻度板指示，參考這些指示將稿件倒序放好，如從倒數第n張往第n-1張、往第一張這相的倒序影印，這樣影印出來的影印品順序就是正確的，否則影印完後還需手動翻頁顛倒一遍。設定影印份數。按下數字鍵或方向鍵設定影印份數。若設定有誤可按“C”鍵或一個叉的鍵，可取消設定並重新設定：縮放影印大小。如果需要放大或縮小，可透過縮放按鈕來調整：檢查是否缺影印紙。根據材料的大小檢查相應紙盒是否有紙，否則缺紙不能繼續影印。設定影印色彩。一般影印機可選擇影印機“黑白”或“彩色”。調節影印濃度。一般無需調整濃度。原稿紙張顏色較深的如報紙，應將影印濃度調淺些，字跡淺條細、不十分清晰的則應將濃度調深些，而影印圖片時一般應將濃度調談。開始影印。最後按一下影印鍵（有的顯示整合為“掃描”鍵）即可。