在使用電子郵件對外進行聯絡時，應當遵守一定的禮義規範，如何正確使用電子郵件，撰寫規範的商務Email，順利的進行對外聯絡。下面做詳細介紹。
三種方式各有所長，但在撰寫格式方面都一至分為四點：收件人，抄送，主題，內容。
一、收件人
1.確認傳送訊息的物件，並將人數降至最低。
2.傳送電子訊息之前，確認收信物件是否正確，以免造成不必要的困擾和笑話。
二、抄送
1.在必要和確定的情況下，抄送給相應需要知道進展情況的人員(比如專案經理)。
2.一般情況下不要給普通客戶抄送。
3.確認抄送訊息的物件，並將人數降至最低，以免造成不必要的困擾和笑話。
三、主題
電子郵件一定要註明主題，因為有許多網路使用者是以主題來決定是否繼續詳讀信件的內容(網路的世界什麼都有 廣告最討厭但是帶來的收入是相當可觀的 呵呵)。
此外，主題要明確、精練與內容相關，表達出對方需要了解的資訊，而且可以區分對同一事物的不同資訊。讓人一望即知，以便對方快速瞭解與記憶。
四、內容
線上溝通講求時效，所以電子郵件的內容力求簡明扼要，並求溝通效益。一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在線上溝通時都可以省略。但稱呼，正文，結束，落款/簽名四點要儘量完整。
1、稱呼
1)如果有收件人的姓名的話,可以讓對方感覺更加友好。
2)若知道對方的性別可以用：XX先生、XX小姐、XX女士
3)如果知道對方的身份可以用：XX總經理、XX經理、XX董事長、X總、X董、X經理
2、正文
正文做到主題明確，語言流暢，內容簡潔。在撰寫正文時還應注意以下幾點，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。
1)在撰寫英文信函時,只對一兩個詞進行大寫以示強調,全篇都用大寫是不禮貌的。在撰寫中文的時候，只對部分以示強調的詞采用加粗等方式。
2)不要在信件中發洩不滿,應面對面的解決。
3)回覆信件時,有必要加上部分的原文,以方便對方瞭解回信內容。
4)若摘錄的原文很長,應先把回覆內容放到前面,原文內容在後,
5)在收件人明白其意時,才可使用俚語或縮寫。
6)如果有附件，應該在正文處說明附件的內容和用途;
3、結束
1)如果可提供好的選擇,應在結尾處提出。
如: 請您考慮，有任何需要諮詢，請電話或EMAIL聯絡我.
2)最好的結尾要著眼未來：
如：希望我們能夠達成合作
3)結尾應顯示誠懇：
如：感謝您抽空洽談
4、落款/簽名
目前，有不少網民時常會因為自己的電子信箱中堆滿了無數的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對其進行處理，不僅會浪費自己的時間和精力，而且還有可能會耽擱自己的正事，鑑於此，在商務郵件中應該有落款/簽名，以示身份。
在使用電子郵件對外進行聯絡時，應當遵守一定的禮義規範，如何正確使用電子郵件，撰寫規範的商務Email，順利的進行對外聯絡。下面做詳細介紹。
三種方式各有所長，但在撰寫格式方面都一至分為四點：收件人，抄送，主題，內容。
一、收件人
1.確認傳送訊息的物件，並將人數降至最低。
2.傳送電子訊息之前，確認收信物件是否正確，以免造成不必要的困擾和笑話。
二、抄送
1.在必要和確定的情況下，抄送給相應需要知道進展情況的人員(比如專案經理)。
2.一般情況下不要給普通客戶抄送。
3.確認抄送訊息的物件，並將人數降至最低，以免造成不必要的困擾和笑話。
三、主題
電子郵件一定要註明主題，因為有許多網路使用者是以主題來決定是否繼續詳讀信件的內容(網路的世界什麼都有 廣告最討厭但是帶來的收入是相當可觀的 呵呵)。
此外，主題要明確、精練與內容相關，表達出對方需要了解的資訊，而且可以區分對同一事物的不同資訊。讓人一望即知，以便對方快速瞭解與記憶。
四、內容
線上溝通講求時效，所以電子郵件的內容力求簡明扼要，並求溝通效益。一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在線上溝通時都可以省略。但稱呼，正文，結束，落款/簽名四點要儘量完整。
1、稱呼
1)如果有收件人的姓名的話,可以讓對方感覺更加友好。
2)若知道對方的性別可以用：XX先生、XX小姐、XX女士
3)如果知道對方的身份可以用：XX總經理、XX經理、XX董事長、X總、X董、X經理
2、正文
正文做到主題明確，語言流暢，內容簡潔。在撰寫正文時還應注意以下幾點，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。
1)在撰寫英文信函時,只對一兩個詞進行大寫以示強調,全篇都用大寫是不禮貌的。在撰寫中文的時候，只對部分以示強調的詞采用加粗等方式。
2)不要在信件中發洩不滿,應面對面的解決。
3)回覆信件時,有必要加上部分的原文,以方便對方瞭解回信內容。
4)若摘錄的原文很長,應先把回覆內容放到前面,原文內容在後,
5)在收件人明白其意時,才可使用俚語或縮寫。
6)如果有附件，應該在正文處說明附件的內容和用途;
3、結束
1)如果可提供好的選擇,應在結尾處提出。
如: 請您考慮，有任何需要諮詢，請電話或EMAIL聯絡我.
2)最好的結尾要著眼未來：
如：希望我們能夠達成合作
3)結尾應顯示誠懇：
如：感謝您抽空洽談
4、落款/簽名
目前，有不少網民時常會因為自己的電子信箱中堆滿了無數的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對其進行處理，不僅會浪費自己的時間和精力，而且還有可能會耽擱自己的正事，鑑於此，在商務郵件中應該有落款/簽名，以示身份。