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    佈置會場

    1、準備裝置與物品

    (1)操 作 規 則:①根據會議通知單要求,準備好所需裝置(燈光、音響、話筒、空調等)。②準備服務用品(檯布、燈光、桌裙、鉛筆、信紙、茶杯、會標、旗幟、音帶、指示牌、鮮花等)。

    (2)質量標準或要求:裝置完好、有效,用品齊備、清潔、完美、莊重。

    2、確定臺型並擺臺

    (1)操 作 規 則:根據會議性質和主辦單位要求,確定主席臺位置,合理設定臺型。

    3、擺椅子

    (1)操 作 規 則:雙手輕提椅背,用右膝蓋輕頂椅背,依次將椅子放在桌後,椅子前沿與桌面邊緣相切。

    4、擺信箋、鉛筆

    (1)操 作 規 則:①將信箋輕放於每個座位的桌面上,紙與紙間距均勻,紙下邊距桌邊兩指。②筆削好斜放於信箋上。

    5、擺茶杯

    (1)操 作 規 則:①左手端託,右手將配有墊碟的茶杯均勻放在桌面上杯柄朝右,杯內茶葉統一放置、適量。②無墊碟改放杯墊,或根據要求放礦泉水。

    6、擺香巾籃

    (1)操 作 規 則:左手端託,右手將香巾籃放於茶碟右側。

    (2)質量標準或要求:香巾籃完好、潔淨,左邊緣距茶碟2-2.5cm,上邊緣距桌邊3cm。

    7、擺菸缸

    (1)操 作 規 則:①左手端託,右手將菸缸放於兩茶碟中間。②無煙會場不放煙缸,但要準備吸菸區。

    (2)質量標準或要求:菸缸距桌邊1.5-2cm。

    8、除錯音響、話筒、投影裝置

    (1)操 作 規 則:將話筒分別擺放於主席位、副主席位和發言席(特殊情況按主辦方要求擺放),除錯音響至最佳狀態,並試放所要求的音帶。

    (2)質量標準或要求:音質好,無噪音,音量適中,所有座位均能聽清。

    9、擺指示水牌

    (1)操 作 規 則:擺放於大堂及會場門口顯眼位置,便於指引客人進入會場。

    (2)質量標準或要求:指示牌莊重大方,文字表述清楚。

    10、擺席位桌籤卡

    (1)操 作 規 則:必須請主辦方單位指導,擺放席位卡。

    (2)質量標準或要求:①席位卡莊重大方,擺放整齊。②請主辦單位反覆核對,確保無誤。

    11、擺講臺

    (1)操 作 規 則:按主辦要求擺放於確當位置。

    (2)質量標準或要求:講臺乾淨、莊重、無搖晃。

    12、掛會標

    (1)操 作 規 則:按主辦方要求制會標,掛於合適位置。

    (2)質量標準或要求:文字正確無誤,字跡美觀大方。

    13、擺放盆花及綠色植物

    (1)操 作 規 則:①盆花擺放於主席臺上,一般擺放兩盆於主席位和副主席位。②綠色植物放於主席臺後,主席臺前邊緣擺矮小的綠色植物及盆花,會場四周擺放綠色植物。

    (2)質量標準或要求:①盆花及綠色植物新鮮、美觀、無枯葉。②高矮能適合會場環境佈置要求。

    14、插旗幟

    (1)操 作 規 則:國旗或黨旗或紅旗,擺放在主席臺後兩側。

    (2)質量標準或要求:旗幟顏色鮮豔、乾淨、無皺褶。

    15、擺放果盤

    (1)操 作 規 則:根據主辦單位要求擺果盤,盤中放水果、乾果等。

    (2)質量標準或要求:裝盤美觀。水果清潔無水跡、無壞爛、乾果無異味變質。

    三、會前準備開水和室溫、燈光調控

    1、開啟水

    (1)操 作 規 則:會議前一小時準備好暖瓶,到開水房開啟水。

    (2)質量標準或要求:開水準備充分,溫度在80度以上,暖瓶要乾淨無破損,保溫效能良好,不漏水。

    2、開空調

    (1)操 作 規 則:會議前一小時開啟空調(先開啟電源開關,再開啟空調開關)。

    (2)質量標準或要求: 室內溫度調控,冬天保持19~22度,夏天24~27度。

    3、開 燈

    (1)操 作 規 則:與會人員到場後視需要開啟燈光。

    (2)質量標準或要求: 燈泡完好,光線充足,並根據要求適當調控燈光。

    4、站 位

    (1)操 作 規 則:服務員提前半小時站於指定位置迎客。

    (2)質量標準或要求:站姿正確,面帶微笑。

    四、會中服務

    1、引領入座

    (1)操 作 規 則:引領領匯入上座,雙手輕提起椅子請領匯入座,然後用膝蓋輕頂椅背至領導腿部,請其坐下。

    (2)質量標準或要求:椅子輕拿輕放,使用禮貌用語。

    2、上香巾

    (1)操 作 規 則:①左手端託,右手拿香巾夾,站在領導右後側為領導遞香巾。②不能擋住領導的視線。

    (2)質量標準或要求:香巾乾淨無異味,冬天在35度左右,夏天上冰毛巾。

    3、斟茶

    (1)操 作 規 則:左腳在前,右腳在後,右手提暖瓶,左手小指與無名指夾住蓋杯,拇指與食指拿杯柄,在客人右後側為客人斟倒茶水,然後輕輕放回杯碟中,並示意客人用茶。

    (2)質量標準或要求:服務員進入會議室服務時,應抬頭挺胸、大方得體;動作敏捷,輕拿輕放,茶水倒至8分滿;

    4、菸灰缸

    (1)操 作 規 則:菸灰缸內菸頭超過5個或每20分鐘進行更換,放置時小指墊於缸底,以防發出聲響

    (2)質量標準或要求:服務員進入會議室服務時,應抬頭挺胸、大方得體;動作敏捷,輕拿輕放,先取走已滿菸灰缸,在遞送新的

    5、會中特殊情況處理

    (2)質量標準或要求:保持會場安靜,做到“三輕”“四勤”,不打擾客人。

    6、會中休息服 務

    (1)操 作 規 則:快速進行會場小整理,補充、更換物品。

    (2)質量標準或要求:動作敏捷,輕拿輕放,保持安靜。

    7、送客

    (1)操 作 規 則: 會議結束前10分鐘,服務員應站在門口,微笑著向客人道別。

    (2)質量標準或要求:站姿正確,面帶微笑。

    五、會後服務

    1、檢查會場

    (1)操 作 規 則:①檢查有無客人遺留物品及檔案,如有,及時送交。②檢查有無損壞的設施裝置及用具,如有,將數目及損壞情況與會務組人員核實後送收銀處。

    (2)質量標準或要求:仔細、認真、做好記錄;數目準確、不弄虛作假

    2、整理用品及清潔衛生

    (2)質量標準或要求:清點仔細、及時回收,物品輕拿輕放,歸類擺放。

    3、檢查設施裝置

    (1)操 作 規 則:①對燈光、音響、桌椅、門窗、地面、空調、消防栓、滅火器等進行檢查,發現問題及時上報維修。②關閉燈、空調及門鎖。

    (2)質量標準或要求:仔細、認真,消除一切安全隱患。

    六、專項指導書,並在會議開始前30分鐘做好準備。

    1、引領客人時

    引領客人時,應立正站立,手臂平伸,五指併攏,手心朝上,指向前進方向,“這邊請。”如需帶路則在前方保持距客人約3米的距離帶路。到達樓梯時,應停步,手平伸,指向樓梯方向:“請。”每到一轉彎處,都需做出同樣手勢。

    2、入座

    當來賓走近位置時,引領員應迅速到達位置,雙手握住椅背兩側,一側腿屈膝頂住椅背下端,將座椅離地輕輕拉出,幅度適中,然後,撤身立於本列後側,一側手指向位置,面帶微笑,並道“您請入座”。整個過程要求,動作輕捷而迅速,做到安全、輕、緩、穩,切忌座椅拖地出聲和讓來賓等候。

    3、送客時

    會議期間,主動為出入來賓開門,動作要輕,避免弄出聲響,影響會場秩序。會議結束前10分鐘,要迅速到達出入通道,為來賓開門,並立於門口兩側,示意客人先走:“您請。”若客人不識行進路線,應在前方帶路。到達電梯口時,應先行一步,按下電梯,並用手把住電梯門:“您請。”隨後走出電梯,面帶微笑,與客人道別“再見”。如需要,也可隨後進入電梯。電梯到站後,應先行出門,並用手把住電梯門,讓客人下梯後,手臂平伸,指示前進方向,微笑道別。

    4、持暖瓶的規範姿勢

    按照站姿站立,一般都以左手來服務,因此,左手的力度應比右手大。左手握住暖瓶的手柄,右手輕輕放在暖瓶的右側,離底部約3指的距離,右手應5指併攏,並有“請”的含意,右手不能用力,只是起到優美的作用。這時暖瓶上下垂直,頂部應與領結成一條直線,暖瓶離身體約三指的距離。

    5、持托盤的規範姿勢

    在準備好的托盤中放置一塊溼毛巾,起到防滑的作用。將茶杯依次擺放整齊。左手託托盤,持托盤時,五指微微張開,空出掌心,用大拇指外側,掌根,四指指肚托住托盤底部,大小臂呈90°角,手臂放鬆,起託時應保持托盤輕而穩,行走時右手臂自然前後擺動(或將右手掌併攏,保持一定的傾斜角度,輕輕扶在托盤靠近身體的一角,手掌不能發力,以保持托盤始終處於水平狀態),保持托盤始終處於靜止狀態。走到客人面前時,保持站立姿勢,托盤輕輕轉向身體一側,以避免在服務中碰到客人。從托盤內取茶杯時,應遵循從外到內、從右到左的順序,先拿托盤內最外面的一個杯子,並及時調整托盤重心,依次將杯子擺放整齊,杯子應放在椅子的右上側,杯子與椅子的垂直線成45o,桌面上的杯子應成一條線,放杯子時應避免發出聲響。

    6、倒茶時的規範姿勢

    按照標準的持暖瓶的要求,走到客人面前(將壺蓋放在服務車上),保持站立姿勢。用右手將暖瓶鴨嘴蓋輕輕掀起,左手大拇指捎頂一下,以防止發出響聲,然後將右手放回原處,順勢向左邊輕輕送一下,這時左臂呈伸直狀態,瓶口朝外,瓶底在內,瓶體自然傾斜。右腳向前邁一步,同時右手的小指和無名指將杯蓋夾起(如果杯蓋被粘在杯體上,應用力按一下即可),手心朝上,做個控杯的姿勢,以防水珠落在桌子上或打溼檔案,然後收腿以站立姿勢於身體一側倒水,(這過程應是一個弧形路線,以防客人碰到茶杯)並按原路放回(根據客人的要求和習慣將茶杯放置在相應的位置),輕拿輕放,然後將杯蓋蓋好,調整杯柄角度,然後做個“請”的手勢。

    7、倒茶的幾種方式

    從客人桌前倒水時,應將茶杯置於身體距桌較遠的一側倒水;從客人後側倒水時,應注意選好角度,等待時機,拿杯、送杯要視臨座的空間大小採用弧度、直線方式。

    注意事項:

    (1)向茶杯中放置茶葉時,一定要注意將茶屑篩出;

    (2)倒茶時,要保持茶水8分滿;

    (3)如果來賓自帶茶具,應把原有茶杯撤掉;

    (4)主席臺倒水時,應先倒中間者,職位高者;

    (5)倒水時,應避免在客人面前進行;

    (6)在倒茶時一定要設計好行走的路線,做到最省時省力

    (7)會議室佈置

    根據會議通知,擺放桌椅、茶具、文具、話筒等。椅子左右兩邊距離相等,不可太過擁擠,避免參會者出入不便。

    茶具擺放在座位的右前方,離桌邊30釐米,杯把朝右,若需要配香巾,香巾盤緊挨著茶杯放在杯把的反方向,擺放時,每個茶杯要等距離。

    文具,即信紙放在座位的正前方,削好的鉛筆放在信紙上面靠右邊的位置,筆尖向上。

    話筒,根據要求擺放,確定好以後,檢查電池,除錯音量。

      溫馨提示:不論是椅子、茶具,還是文具、話筒,必須橫看一條線、豎看一條線,因為咱是“正規軍”。

    參考:

    1.根據會議通知,準備茶杯、香巾、紙、筆等所需物品

    2.按照順序依次擺放茶杯、香巾託、紙、筆。茶具擺放在座位右前方,離桌邊30cm,杯把朝右

    3.香巾盤緊挨著茶杯放在杯把反方向

    4.信紙放在座位正前方

    5.削好的鉛筆放在信紙上面靠右邊的位置

    6.檢查話筒,除錯音量

    7.會議開始前1小時(至少30分鐘),會議服務人員到崗,安排專人做好迎賓工作,待客人抵達後熱情迎接,禮貌問候

    8.引領客人至座位,為其拉椅請坐

    9.客人入座後,及時倒水,遞送香巾,倒水時應立於客人右側,按照先賓後主的原則,先左後右,依次倒水。會議服務者應按照順時針的方向,從右側開始,杯把朝向右手一側,倒水時要輕聲操作,不可發出聲響。同時,每隔15至20分鐘續水一次,水倒七分滿。

    10.會議結束後,及時為客人開門,致告別語

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