電腦文件的編號，歸檔檔案應依分類方案和排列順序逐件編號，在檔案首頁上端的空白位置加蓋歸檔章並填寫相關內容。歸檔章設定全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，並可設定機構（問題）等選擇項。

列印，把電腦或其他電子裝置中的文字或圖片等可見資料，透過印表機等輸出在紙張等記錄物上。

排版，指文件輸入完以後，還要對文件進行格式的設定，包括頁面格式化、字元格式化和段落格式化等，以使其美觀和便於閱讀。

歸檔，立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案儲存的各種紙質檔案材料。 遵循檔案的形成規律，保持檔案之間的有機聯絡，區分不同價值，便於保管和利用。

擴充套件資料

電腦檔案由建立者所定義的、具有檔名的一組相關元素的集合，可分為有結構檔案和無結構檔案兩種。在有結構的檔案中，檔案由若干個相關記錄組成；而無結構檔案則被看成是一個字元流。檔案在檔案系統中是一個最大的資料單位，它描述了一個物件集。

例如，可以將一個班的學生記錄作為一個檔案。一個檔案必須要有一個檔名，它通常是由一串 ASCII 碼或(和)漢字構成的， 名字的長度因系統不同而異。如在有的系統中把名字規定為 8 個字元，而在有的系統中又規定可用 14 個字元。使用者利用檔名來訪問檔案。此外，檔案應具有自己的屬性，屬性可以包括：

1、檔案型別。可以從不同的角度來規定檔案的型別，如原始檔、目標檔案及可執行檔案等。

2、檔案長度。檔案長度指檔案的當前長度，長度的單位可以是位元組、字或塊，也可能是最大允許的長度。

3、檔案的物理位置。 該項屬性通常是用於指示檔案在哪一個裝置上及在該裝置的哪個位置的指標。

4、檔案的建立時間。這是指檔案最後一次的修改時間等。