1：把等待時間轉化成資源

●現在是10點45分，11點有個會議，這十五分鐘我做點什麼？

●上班坐公車需要1個小時，這一個小時我除了提高警惕防小偷外能做點什麼嗎？

●去銀行辦事，領號之後要排半小時隊我除了心急火燎地看著那個該死的號碼牌外還能做點什麼嗎？

2、停止煲電話粥

●如果是為了娛樂和消遣，那就煲吧

●如果是為了聯絡感情，那繼續

怎麼辦？

1、利用清靜時間、過濾電話、安排專門接電話的時間

2、學習並演練終止談話的技巧

3、增加授權，把電話轉交給被授權人處理

關於電話

你總有這種錯覺，不管來電者想要做什麼，他的需要都比你當時所做的事來得重要。

良好的電話交談技巧，有幾個簡單的方法：

1、暗示他談話即將結束，儘量簡短扼要。

2、提到您有時間限制時，就說待會兒得開一個會，開會之前有一分鐘的時間，問對方還需要什麼幫助嗎?

3、坦率直言：拜託，等一下我得走了，老闆要我幾分鐘之內到達他辦公室，明天見。

3、清理桌面

●歸類，以自己熟悉的方式歸類

●定位，以自己熟悉的方式定位

●配件放在一個盒子裡面，在家裡也一樣

●無意義的檔案看一遍都嫌多，既然已經看了，扔了吧

●定期淘汰

所有細節的不在意，

都在成為效率的阻力！

怎麼辦？

1、清潔的桌面代表你有序的思維，利用工作計劃表來提供控制

2、找出比把所有檔案堆在桌上更好的控制方法

3、先處理棘手、最為優先的工作，過濾干擾，適當授權

4、檔案處理

•決定在擬訂計劃、作決定、給予成果回饋時，何種資料派得上用場，然後作到資料方便取用、具有可靠性與適宜性

• 進行必要的溝通後，抓住必須資料，避免超過需要量

• 預期作好評估，將資料分配的優先次序標準化

•當下就處理，每天送來的檔案中，有80%可在一開始處理時丟棄，一般主管平均只丟棄20%

• 別做任何你可以授權給別人做的事

• 設計簡化檔案處理的系統 ，減少複本，用標準格式

資料不全

檔案繁雜

5、學會拒絕

1、可以有拒絕的理由，但不必每次都要有理由。

2、拒絕太慢反而會造成抱怨太多。

3、害怕冒犯某人——想好藉口，當然越實話越好。

•同時設立個人與組織的重要工作目標，為例行工作建立完成標準，設定完成期限

• 學習專注的技巧，避免分心及自我干擾。克服做事拖延的壞習慣。

•認識真正的朋友，不會因為坦率的解釋而被觸怒

• 出示雙方同意的優先次序清單來拒絕老闆

• 別人會替那些沒有優先次序的人，決定優先次序

無力拒絕

缺乏自律

6、速戰速決

1、這件事令人感到為難， 但是它非做不可，因此我將立即做完它，以便儘早忘掉它。

2、養成速戰速決的習慣

3、將事情切成好幾塊小塊任務，快速地完成每一塊的任務

4、完成最關鍵的部份，讓事情看起來像做完 80% 一般。

1、徵得上司同意後，準備一份工作責任清單，其中要說明職責和職權

2、堅持獲得與責任對等的職權，你有義務獲得執行任務的權力

3、擬出明確的工作專案說明，內容要詳細，涵蓋個人所有的職責

7、明確責任

8、以後，經常反省自己：

1、我做了什麼根本不需要做的事？

2、我做了什麼能夠由別人，並且應該由別人做的事？

3、我做了什麼耗時過長的事？

4、我做了什麼會浪費別人時間的事？

如何把工作做的更好？

工作計劃是最重要的效率工具

關鍵大部分人，不會科學的做工作計劃！

一般的錯誤邏輯：

●答案一：工作計劃是一個按步就班做事情的時間表。

●答案二：工作計劃是一個為完成工作必需的預算表。

●答案三：工作計劃要描述工作任務與任務完成人之間關係。

工作計劃的核心是什麼？

●工作計劃絕不僅僅是預算表和工作安排

●工作計劃為工作相關人準備的一個論點

●這裡有必要解釋一下什麼是論點？

●一個論點是一系列在邏輯上相關的陳述，每一個陳述都是依照邏輯順序，根據前一個陳述得來的，一系列關聯的陳述組成了整個論點。

作為一個論點的工作計劃：

（1）有一個問題，或者多個問題（選擇邏輯的理由）；

（2）他們需要一個解決方案；

（3）工作計劃是一個解決方案。

正在載入…

工作計劃的結構和內容

●摘要；

●簡介和背景（問題）；

●目標和目的（成果）；

●資源和限制（投入）；

●解決方案和行動（從投入到成果）；

●附錄（預算，時間表和其它）。

摘 要

在最後寫這個部分，並確保它是一個總結，而不是一個簡介。最佳的長度是一個或兩個段落，涵蓋半頁。

簡介和背景資訊

●簡介大家都明白，關鍵在簡。

●背景資訊很重要，它不應該成為一個長期分析或歷史描述，它只應該提供在時間段內所選擇的目標的理由，告訴大家有那麼多的問題需要解決，你為什麼選擇這個問題。

目的和目標

●目標和目的是不同的。

●目的是廣泛和在一般情況下，解決已確定的問題，目的永遠無法達到或核實達到，因為它不是具體的，有限的，或可以核查的，目的可以指向目標。

●目標是具體的，是有限的，有完成日期，並可以驗證的。目標是衍生或從目的中產生的。

目標選擇注意兩點

●一、工作計劃目標並不需要涵蓋所有需要解決問題，而只是計劃期內的具體要解決的問題

●二、工作計劃目標應成為行動及相關費用的理由

資源和制約

●資源包括工作人員和其他人員（如志願者），合作伙伴（組織和個人），顧問，土地，資金，物資，裝置，其他存貨，買賣或交易，任何可以調動和達到既定目標的資源。

●制約部分應查明任何限制或達到目標必須克服的障礙，這也包括了你打算如何克服這些困難的簡短描述。

策略和行動

●說明你打算如何轉換你的資源，克服制約因素，使用投入的資源，以達到這些目標。

●最好的工作計劃會列出一些策略，然後選擇其中一個，並給出選擇理由。

●行動將投入轉化為成果的活動，指向目的和目標。

●讓行動從策略中產生，這些策略都識別了投入及轉化成的成果，這個部分的每個行動都應該與一個成果有關，你也要將清楚這個行動是如何幫助實現某個具體的目標的。

附錄，包括預算和時間表

●工作計劃的預算應該在附錄中，而不是在正文中，這很重要，因為這不是工作計劃的論點，而是支援工作計劃的細節，它可以是附錄的第一部分。

●預算的每個細節都應該和一個或幾個目標（成果）有關，一些預算專案（如交通，郵政，影印，電話，電郵）必須被人為的分為幾個不同成果的預算，因為它們支援所有的成果。

工作計劃的時間表不是必須的，一些協調人員認為它們必須計劃時間段的每一天，這裡推薦你按順序列出每個目標（成果）的預期完成日期，每個目標都應該有合理的時間完成，比如說，兩個不同的目標可以相隔一週完成，這樣更加靈活機動，所以行動的日期不是必須的。

概括一個工作計劃的邏輯

●背景資訊發現問題；

●目的定義解決方法；

●目標（成果）使目的更明確，可核實；

●資源和限制顯示什麼和不可以使用什麼來達到目標；

●策略和具體的行動顯示投入如何變成成果。

這是一個特別常見的問題，經常會看到很多人問同類或類似的問題。

有一個核心規則叫：一次一個習慣。

這個規則要求在你面對多個目標時，要學會放棄和捨棄，找到對你來說真正重要的目標。

年初收到一個投稿，主要是談2018年的年度目標，裡面寫了將近20個目標，基本上都是各種非常高大上的流行目標，比如：每天閱讀、學外語、健身、寫作、早起。

我當時就回復說，這麼目標看起來很好，很流行、很熱門，很高大上，但跟你有什麼直接關係呢？

你是真心想達成還是因為其它人都在做，所以你也要做相同的事情。

你思考過哪個目標完成之後能改變你的生活或者能幫助你跳出當前的瓶頸嗎？

很多人在制定目標和計劃的時候，都存在這個問題，貪多求全，在不考慮自己的實際情況下，輕易定下了一堆目標，結果就是哪個也完成不了。

你不重視自己的目標，不尊重自己的時間和精力，也不考慮自己的實際情況，目標也不會重視你。

每個人的時間和精力都是有限的，表面上來說一天是24小時，但在這個24小時能讓你可以自由支配 的時間並不多，對於上班話來說，可能只有2-4小時。大學生能多一點。另外你的精力也有限，哪怕就你有6個小時自由支配的時間，但絕大多數情況你做不到，堅持學習 6小時，把所有能給你自己支配的時間全部佔滿。

哪怕，你能堅持幾天，但時間一拉，你就會發現一定會遇到各種的意外來干擾你每天的固定學習。特別是你堅持多個目標時，目標越多，所遇到各種意外也就越多。咬牙堅持2-3周之後，就會慢慢放棄。

當你有多個目標想要實現時，最重要的並不是管理時間，而是思考，

完成每一專案標的真正動力是什麼？

這個目標是否是我想要的，

我打算為實現這個目標付出多大的代價。

要是我能達成這個目標會對我造成多大的改變和影響

當你把這些問題都想清楚了，保留一項你真心想達成的目標，再考慮這個目標完成到什麼標準，才能算是達成目標。 做到這點，需要付出什麼樣的時間和資源。

哪怕就只選擇一個目標，都不一定能確保一定成功，況且還要把有限的時間和精力分散了好多個目標。