1、精準分類，把檔案按照資料型別分別儲存於不同的資料夾下。

2、命名完整，每份資料及它所在的資料夾要命名完整，必要時加註字首或字尾。

3、路徑一致，檔案下載、儲存路徑設定一致，便於收集整理。

根據每個人的知識的內容型別不同，做筆記有不同的方法，有的筆記，我用思維導圖做，有的筆記，我用GoodNotes這樣的筆記軟體進來做。

簡單來說就是分類整理，歸檔查詢，收集自己有用資訊，我手機端用的是一本日記記錄，電腦端給資料夾起好名字，專門磁碟管理，做好思維導圖（即搜尋目的），確實工作生活中能起到事半功倍的效果，但要堅持，持之以恆，好比記賬一樣！

分散資訊沒能進行有效整理，主要原因是沒有建立起自己的知識體系。

我們在學習和工作的時候，都會記錄一些筆記，或者看到一些有用的資訊時，也會隨手選擇收藏，但是這些筆記和收藏如果沒有得到有效整理的話，就會變得零散，經常記不住存放在哪裡了。

對於碎片化閱讀的時代來說，隨手收藏很容易，但是很多人也都僅僅停留在收藏資訊的階段，很少會對收藏的資訊進行整理。

也有部分人會對資訊進行整理，但要找資料的時候，還是很難找到，因為他沒有對自己整理的資訊進行分類。

建立自己的知識管理體系的步驟：

3、對知識庫進行分類

知識庫可以根據自己的需要進行分類，‍‍比如說可以分成工作、學習、生活、興趣愛好等等。在每個大類目裡面，還可以設定小類的資料夾，但是知識庫裡面要注意分層，最多不好超過3層。

比如我在學習裡面，就設定了多個小類：心理學、英語、時間管理等。

4、建立舊檔案

筆記本體系裡面有個舊檔案，主要是一些以前資訊的存檔。比如說‍‍上一份工作的‍‍資訊和資料，或者自己以前學習過的知識等。

5、資訊整理和內化

‍‍建立了筆記本體系之後，我們就要將整個體系運轉起來，真正建立自己的知識體系。每週，我們必須要騰出‍‍一定的時間來整理和清空臨時收藏夾裡面的資訊，‍‍把資訊經過自己的學習和理解，內化後加工成適合自己風格的資料，存檔到知識庫裡面對應的類目。

看似簡單，貴在堅持。每天進入我們腦袋裡的資訊非常多，一定要定期整理和清空臨時收藏夾，不但可以將知識及時化為己用，而且還能建立起自己的知識體系。

想要有效的整理各類資訊，按照資訊內容進行分門別類，確實是個好辦法。在做這件事的時候建議參照以下邏輯，能讓你事半功倍。

一、梳理檔案框架

想要有效的進行資訊的管理，首先就要想明白各類資訊要按照什麼邏輯進行分類管理。

比如最常見的就是按照專案進行分類，一個專案作為一個一級資料夾，然後根據具體資訊屬性進行二級分類、三級分類。

例：

二級分類：啟動階段、規劃階段、執行階段、監控資訊收集、收尾階段

三級分類：各類表格、資料，如有需要也可進行進一步分級。

二、分類整理

按照第一步制定的邏輯進行分門別類，將不同的資訊放置到不同的資料夾內，如果期間發現有無法進行分類的檔案則可以調整整個文件管理體系。

三、另闢蹊徑

當然了，如果目前已經積累的資訊非常多，重新進行整理需要大量時間，而由於工作繁忙我們不一定有這個時間去處理，此時我們還可以另闢蹊徑。

建立一個井然有序的工作資訊庫，其實就是為了我們能夠快速的找到自己所需要的資訊，那麼，如果我們能快速找到自己需要的資訊，沒有一個很系統檔案管理體系也可以咯？

目前市面上有很多搜尋工具，可以幫助我們去搜索軟體，比如凱夕比較習慣用的Everything，題主就可以嘗試一下。

解決問題的方法很多，我們可以考慮先找到儘可能多的解決方案，然後進行選擇，從而獲得更好的結果。

首先要建立資訊的分類體系

分類不是僅僅的把知識按照一定的類別梳理即可，更重要的是梳理出知識點之間的邏輯，分類之間的邏輯關係是什麼？

舉個例子：我們所有的資訊就像下圖①中的樂高積木零件，如果是散亂的，那麼這些資訊沒有任何價值，你也很難查詢。

有整理意識的人會做到第二步，有按照顏色對積木進行分類的，也有按照形狀對積木分類的。但做到這一步還是不夠，這樣的資訊依舊是片段式不完整的。

你需要把所有資訊，按照一定的邏輯關係，就像積木搭成了一個機器人，這些零散的積木，通過一定的組合方式（就是邏輯）做出一個一個的機器人。每一個機器人就是一個單元。按照這樣的資訊儲存，才能有效使用資訊。

所以分類的意義有以下兩點。

1、把零散的知識點，整理成塊狀的知識塊。2、用一定的邏輯順序，把知識塊組成一個整體的體系。第二步：具體的分類方法

當你完成分類之後，建議使用印象筆記這類筆記軟體進行資訊管理，那麼在搭建筆記體系的時候，最常見的一個問題就是，筆記本命名非常隨意，就像這麼多年 來我們使用電腦時對檔案命名很隨意一樣，沒有一個明確的規則，電腦檔案沒有命名規則， 反應了人腦沒有對這個問題有清晰的思考。

這個時候你可以用杜威十進分類法，這個方法非常簡單，就是給你的分類一個編號，就像圖書館一樣（000-電腦科學、資訊與總類，100 -哲學與心理學，200 -宗教等）。

你可以把你的分類比如工作編號為100-工作，200-學習，300-興趣愛好。這是一級目錄，二級目錄可以按照下圖展開。

第三步：資訊管理工具

有了分類，也有做好了標籤，第三步就是工具的選擇，選擇工具其實就2個標準，一個是工具能夠跨平臺使用，有多級目錄結構。符合這個標準的有印象筆記、有道雲筆記等筆記軟體。

重點還是記住：任何一個軟體都有不足之處，關鍵是你要使用它做什麼，你的核心目的是什麼，不要被其他無關緊要的事情影響了判斷。

第四步：資訊的加工處理

最後一步就是對資訊進行加工處理。我整理了一個四字心法。

1.收

2.轉

接下來及時對資訊及時處理，也就是轉化，轉就是把收集過來的資訊，從標題和內容上進行轉化，打上標籤，建立新知識和你知識體系的連結。

3.存

就是分類儲存，這個比較簡單，就不贅述了。

4.刪

關於刪，我們借鑑了日本雜物管理大師山下英子的理念，就是斷舍離。

斷就是半年內用不到的知識，不要收集。不要因為覺得好像會用到而去收集。舍在知識管理中有兩個原則，1是刪除自己不會用的知識，2是刪除不能指導自己思想和行為的知識。離就是捨棄對知識的收和管執念，而是關注如何完善成長自己的知識體系，讓知識更好的運用。

這個問題提得很好，幾乎所有的人都可能會遇見這樣的問題，資料太多，太亂、太雜，如何收集和整理的確是一個大問題。我認為收集整理的根本目的，還在於方便使用，不然收集就沒有太大的意義。我的方法是：

一、先把這些資料分為三個大類建庫：工作、學習、生活庫。

二、每個大類，再分為五個小類建資料夾。資料夾根據自己的習慣取名。比如“工具”“方法”等。

三、在檔名中，編入主題詞，便於日後隨時查詢。比如“生活工具方法”，有了主題詞，我們就可以通過電腦的搜尋功能，方便的提取所需要的資料和資訊。

四、堅持每天、每月、每季、每年整理。然後以年為單位建庫，把跨年的歷史資料，與當年的資料分開，便於查詢使用。

我採用這種方法管理和使用資料，感到很輕鬆。而且，每一天、每一月、每一季、每一年，在整理工作的同時，又進行了回顧複習，充滿了樂趣。

建立自己的工作庫，把分散資訊有效整理，我建議如以下兩個方面進行：

這是我的工作資料夾，先按照不同公司分類，再按照不同時間進行分類，每一季度或者每一年，都會進行一個整理，一定要命名清晰。

比如：公司有電信、移動、華為、阿里巴巴等。按照時間劃分從一月到十二月，每一年進行一次整理，比如移動2019年，這表明這個檔案是我2019年在移動公司上班時候的各種檔案。

另外，在每個月的資料夾內，也是有各種資料夾，按照各個事項進行劃分，比如：5G商討會材料、歐洲電商對接材料等等。

這樣做的一個好處是，不管多了多久，你的檔案都有跡可循，同時年底做總結匯報的時候，你的材料不至於找不到。也算是對自己工作紀律的一個方式。

不過，此種整理方法有以下幾個重點：

A時間劃分一定要清晰，必要時附上年度工作計劃表，這樣算是一個目錄，查起來更有效

B命名一定要準確，要儘量準確，否則時間一長，即便有名字，你也不知道這份檔案到底幹嗎用的

C習慣性整理，每天早到十分鐘，對前一天的資料夾進行整理，這樣才能更加高效

以上就是按照時間劃分的工作庫，還滿意嗎？

2.按照專題劃分，整理各個素材點和知識點，便於自己查閱學習

除了工作，我們還要學習，或者有專項事宜。在這種情況下，我建議使用專題劃分。

比如我要學習自媒體相關內容，那我新建資料夾後其中有一項是運營自媒體相關的工具，那我就設立如下檔案：

按照不同功能、不同點面進行分類整理。

再比如，我收集職場提升資料，那我的分類如下：

明白了嗎？

總結：

其實兩個方法有較多重合的部分，也希望大家能夠綜合去使用。按照時間或按照專題是常見的整理、區分的層面之一，大家也可以按照自己的喜好和理解去進行劃分。

最重要的是，要堅持整理、隨時整理，並且反覆整理。

我覺著一般人覺著自己無法進行有效整理的原因無非兩個：

1.沒有整理習慣；

2.沒有框架思維。

所以我建議大家可以率先把框架給搭建起來，然後把日常工作、學習以及生活中的碎小資料進行整理、鑲嵌，最終形成自己的工作庫。

其實這是關於建立自己工作崗位知識體系的問題。關於這個問題，其實可以從道、法、術三個層面去解決。

“道”是指原理，“法”是指方法，“術”是指工具。我建議你首先分析下手頭的每個工作任務，把每個工作任務需要的資料，學習到的知識按照這三個層次分類。可以用印象筆記，有道雲筆記等這些工具按照應用目標分門別類的整理出來。

那為何會出現這種情況呢？

1、那是因為你沒有建立自己的知識管理體系。

具體如何整理呢？

1、理念來說分類整理歸納法。一般分類整理歸納分為三類也就是三個層級。這個三個層級適用於知識體系和電腦資料的整理。

2、電腦資料的整理：電腦資料的整理也是分為三層，分為骨架、層級、數量，大家只要按照下圖去整理就可以了，大家也可以根據自己的情況改進。

習慣的養成。任何一種新的行為要養成習慣一般需要堅持21天的不斷重複才能養成，希望通過前面的理念培養以及工具的運用來養成好的整理習慣。當你習慣養成的時候就是你人生提速的開始，祝大家好運。

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