要做好會議材料的準備準備工作，“團會網”認為應該包括以下這些方面：

1.桌椅、名牌、茶水 桌椅是最基本的，無論大小會議都需要有桌椅，但是需要注意的是要根據會議的型別看看是將桌椅擺放成圓桌型的合適還是報告型的合適。會議參加人員較少，需要製作座位牌，也是名牌，方便就坐,會議上的茶水飲料最好用礦泉水，因為每個人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是最能讓每個人都接受的選擇，並且也很方便。

2.簽到簿、名冊、會議議程 簽到簿的作用是幫助瞭解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員儘快地掌握各位參加會議的人員的相關資料，加深瞭解，彼此熟悉。

3.黑板、白板、筆 一般領導或者工作人員要講訴問題時都會習慣性地在黑板上寫寫畫畫，所以黑板白板是不能少的。此外，粉筆、萬能筆、板擦等配套的工具也必不可少。

4.各種視聽器材 現代科技的發展帶來了投影儀、幻燈機、錄影機、鐳射指示筆或指示棒等視聽裝置，給人們提供了極大的方便。會議召開前需要看看裝置儀器是否能夠使用，最好能把所需要的資料，影片放在裝置裡，看看能不能使用。

5.資料、樣品 如果會議屬於業務彙報或者產品介紹，那麼有關的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產品時，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個具體的樣品，結合樣品一一介紹它的特點和優點，那麼給大家留下的印象就會深刻得多。

（一）擬定會議工作方案。　　一般應包括以下內容：會議記錄簡報工作、會議經費預算、食宿安排、保衛和保密工作等。　　

（二）選定、安排議題。　　會議討論的問題、決策的物件，就是議題。大中型會議的議題由會議領導機關和領導同志確定。日常會議的議題，有的由分管某項工作的領導同志提出，有的由下級機關或者根據領導同志指示準備議題，然後將收集到的議題進行篩選，加以修改、討論、充實，報請有關領導審查後，按周、月或季度統籌安排。

　　安排會議議題應注意以下問題：　　一是下一級會議可以解決的或者個別領導同志可審批解決的問題，一般不要安排上級會議討論；　　二是黨的會議同政府的會議討論的議題要有所區別；　　三是提交會議討論的議題，一般要有簡要的文字材料，並在開會前幾天經領導同志審批後，發給有關同志閱讀，準備意見；　　四是臨時提出的一般議題不宜倉促安排，保證會議質量；　　五是一次會議議題不能安排過多或過少，要測算每個議題大致所需時間，合理分配，一般安排一個主要議題和一二個小議題為宜，　　六是儘可能地將同類性質的議題提交一次會議討論；　　七是應準備一些後備議題，以便在會議進展順利、時間充裕的情況下提供會議討論。

（三）擬定會議議程、日程和程式。議程，是會議所要透過檔案、解決問題的概略安排。用簡練文字逐項寫出即可。日程，是在一般時間內會議進行的具體安排，一般採用簡短文字或表格方式，將會議期間每天上午、下午及晚上的活動列出即可，如有說明，附於表後。

程式，是一次會議按照時間先後或依次安排的工作步驟。程式可繁可簡，可粗可細。議程、日程應當事先發給與會人員，有的代表大會還應提出交大會主席團通過後才能生效。程式只供領導同志主持會議時參考，不發給其他同志。　　

（四）準備會議檔案、報告。日常工作會議的檔案、報告，主要應由各職能部門起草準備。

（五）提出與會人員名單。提名與會人員，是一項重要的政治性很強的工作，應當掌握以下原則；　　一是周到全面。日常工作會議請與會議討論議題密切相關的部門領導同志列席；臨時性會議，屬於徵求意見性質的，應請有關方面的主要領導同志和代表參加；屬於專業性質的，應請各有關方面主管該項工作的領導同志、專家和在該方面有實際經驗的工作者參加；屬於紀念、慶祝性質的，應請一些有名望、影響與所紀念、慶祝事項有關的同志及各民主黨派人士、各界代表參加。

　　二是寬嚴適度，準確無誤。從有利工作和便於保密的角度出發，做到提名合情合理，不寬不嚴，不錯提，不漏提。　　三是無論出席或列席會議人員，均不帶議員（助手）。　　四是會議秘書工作人員提出的與會人員名單，需要報請領導同志稽核後方能最後確定。　　

（六）編排分組。

多次性的大中型會議在參加會議人員名單確定之後，要對與會人員進行編組，即按照一定的規律將全體與會人員劃分若干小組，以方便討論問題。編組的基本方法有：根據地域編組；根據系統或行業編組；完全按人數編組。在進行編組時，要注意組的數量、規模適中。編組要全面周到，儘可有將召集會議機關的領導同志分散到各個組。