一些建議:1. 考慮哪些文件需要管理。首先假設你說的文件管理是相對長期的,比如至少會有幾個月使用週期。那麼,這時候不是所有的文件都需要整理,特別是公開的文件(包括你提到的電子書),在網路幾乎無所不在的情況下,很多內容在需要使用時下載使用即可。例如商業文章,可能把標題和連結記錄下來就行了,學術論文也類似道理。儲存在磁碟上的文章可以當成是一個方便快速開啟的手段,但並不需要特別仔細的整理,如果找不到了去網上搜索就行。2. 選擇適合你的工具。接上面,那麼自己原創的文件的資料應該是最需要整理的,往往包括工作中和生活中的各種文件,更廣泛一些還有自己和家人照的照片、影片等媒體內容,暫且統一稱這些為“個人文件”。因為工作關係(有道雲筆記),我們觀察了很多人如何管理自己的個人文件,有一些人在這些文件的管理上更有效,舉一些他們常用的工具可能有幫助:1) 如果你相對熟悉計算機,Subversion/Git這樣的“版本管理工具”可能是長期使用的最佳工具。我從2005年開始的所有個人和工作文件(不包括照片),都使用Subversion管理,好處包括每次修改都有記錄,多臺計算機上可以輕鬆同步等,提升效率很多。我也瞭解到多家公司使用Subversion來管理全公司的文件,總體效果不錯。這類工具的缺點也很明顯,簡單來說就是不適合非技術人群,最麻煩的是需要自己設定伺服器端(當然對於懂技術的人也不麻煩,現在購買VPS很方便),伺服器端也有一定費用。2) 各類網盤是最易上手的工具,也可能是最適合非技術的人群的文件管理工具,包括百度網盤、QQ網盤等。最大好處是使用簡單,也有可多臺計算機訪問,空間大這些優點。但用於長期的文件管理還會有各種小問題,可以注意一下:比如文件的時間等資訊容易丟失(複製貼上一下檔案修改時間可能就沒了),而對於長期存檔的文件來說,時間往往是很重要的(我要寫個工作小結,但那個啥專案到底是幾月做的來著?);又比如誤刪除還是有時會發生;又比如當文件庫很大的時候,可能不希望同步整個文件庫在計算機上(百度網盤倒是有同步部分目錄的功能)。我個人嘗試過一段時間用網盤管理文件,但最後放棄了,主要原因就是時間資訊丟失,以及誤刪除的問題。3) 對於接觸文字多的人,雲筆記類軟體可能是最合適的,包括有道雲筆記、Evernote。我們看到很多記者、產品經理等都非常喜愛這類工具,非常適合快速碼字,插入截圖,找到之前碼的字等等。筆記軟體一個很好的用法,是用來記錄網上資料的“目錄”,比如為一個專案進行調研積累的所有文件連結(而不是文件檔案),就是上面第一點裡提到的情況。筆記軟體也非常方便在手機上訪問筆記內容(比在手機上看Word文件方便很多),自動同步功能很好用。使用手機照相的功能做記錄也方便 。當然從缺點上說,對於大量非文字文件的管理上,筆記軟體可能不是特別方便。4) 專用PC軟體,比如原帖中提到的Adobe的軟體,我也瞭解過各類學術文獻的管理軟體等。這些不是非常熟悉,但專用工具往往有個問題就是使用時間長了之後,你的需求會有變化,這時如果發現這個工具解決不了需求,就有些麻煩。3. 花合適的精力和方式整理文件。主要的意思既不要不整理,也不要過度整理。我觀察到有些人會按主題和分類做非常細緻和複雜的整理,包括打tag這些。肯定有其道理,但應該還是存在過度整理的可能。對我來說,整理文件最需要解決的一個問題,是同一目錄下文件過多而無法快速找到所需內容的問題,解決這一問題一個非常簡單的辦法,是按時間分配目錄,比如2013,2014作為根目錄,裡面按專案或主題再分目錄,或者按月組織,都非常有效。這個往往比完全按主題分目錄更好,因為主題分類的方法會隨時間改變,而你不希望每三個月重新對幾百幾千個檔案重新做分類。所以檔案館按時間組織檔案,還是相當科學的。
一些建議:1. 考慮哪些文件需要管理。首先假設你說的文件管理是相對長期的,比如至少會有幾個月使用週期。那麼,這時候不是所有的文件都需要整理,特別是公開的文件(包括你提到的電子書),在網路幾乎無所不在的情況下,很多內容在需要使用時下載使用即可。例如商業文章,可能把標題和連結記錄下來就行了,學術論文也類似道理。儲存在磁碟上的文章可以當成是一個方便快速開啟的手段,但並不需要特別仔細的整理,如果找不到了去網上搜索就行。2. 選擇適合你的工具。接上面,那麼自己原創的文件的資料應該是最需要整理的,往往包括工作中和生活中的各種文件,更廣泛一些還有自己和家人照的照片、影片等媒體內容,暫且統一稱這些為“個人文件”。因為工作關係(有道雲筆記),我們觀察了很多人如何管理自己的個人文件,有一些人在這些文件的管理上更有效,舉一些他們常用的工具可能有幫助:1) 如果你相對熟悉計算機,Subversion/Git這樣的“版本管理工具”可能是長期使用的最佳工具。我從2005年開始的所有個人和工作文件(不包括照片),都使用Subversion管理,好處包括每次修改都有記錄,多臺計算機上可以輕鬆同步等,提升效率很多。我也瞭解到多家公司使用Subversion來管理全公司的文件,總體效果不錯。這類工具的缺點也很明顯,簡單來說就是不適合非技術人群,最麻煩的是需要自己設定伺服器端(當然對於懂技術的人也不麻煩,現在購買VPS很方便),伺服器端也有一定費用。2) 各類網盤是最易上手的工具,也可能是最適合非技術的人群的文件管理工具,包括百度網盤、QQ網盤等。最大好處是使用簡單,也有可多臺計算機訪問,空間大這些優點。但用於長期的文件管理還會有各種小問題,可以注意一下:比如文件的時間等資訊容易丟失(複製貼上一下檔案修改時間可能就沒了),而對於長期存檔的文件來說,時間往往是很重要的(我要寫個工作小結,但那個啥專案到底是幾月做的來著?);又比如誤刪除還是有時會發生;又比如當文件庫很大的時候,可能不希望同步整個文件庫在計算機上(百度網盤倒是有同步部分目錄的功能)。我個人嘗試過一段時間用網盤管理文件,但最後放棄了,主要原因就是時間資訊丟失,以及誤刪除的問題。3) 對於接觸文字多的人,雲筆記類軟體可能是最合適的,包括有道雲筆記、Evernote。我們看到很多記者、產品經理等都非常喜愛這類工具,非常適合快速碼字,插入截圖,找到之前碼的字等等。筆記軟體一個很好的用法,是用來記錄網上資料的“目錄”,比如為一個專案進行調研積累的所有文件連結(而不是文件檔案),就是上面第一點裡提到的情況。筆記軟體也非常方便在手機上訪問筆記內容(比在手機上看Word文件方便很多),自動同步功能很好用。使用手機照相的功能做記錄也方便 。當然從缺點上說,對於大量非文字文件的管理上,筆記軟體可能不是特別方便。4) 專用PC軟體,比如原帖中提到的Adobe的軟體,我也瞭解過各類學術文獻的管理軟體等。這些不是非常熟悉,但專用工具往往有個問題就是使用時間長了之後,你的需求會有變化,這時如果發現這個工具解決不了需求,就有些麻煩。3. 花合適的精力和方式整理文件。主要的意思既不要不整理,也不要過度整理。我觀察到有些人會按主題和分類做非常細緻和複雜的整理,包括打tag這些。肯定有其道理,但應該還是存在過度整理的可能。對我來說,整理文件最需要解決的一個問題,是同一目錄下文件過多而無法快速找到所需內容的問題,解決這一問題一個非常簡單的辦法,是按時間分配目錄,比如2013,2014作為根目錄,裡面按專案或主題再分目錄,或者按月組織,都非常有效。這個往往比完全按主題分目錄更好,因為主題分類的方法會隨時間改變,而你不希望每三個月重新對幾百幾千個檔案重新做分類。所以檔案館按時間組織檔案,還是相當科學的。