辦公室行政管理流程 一、員工任職崗位管理 辦公室是本公司人力資源管理部門，負責對各崗位任職條件的確定及薪酬福利、員工培訓的實施工作，負責員工業績評定工作。 人事培訓主管負責培訓的日常管理工作，並參與有關培訓及其他措施的策劃、實施和評價工作。 重要崗位、關鍵崗位人員變更執行品牌相關申請流程。 辦公室明確各崗位人員有關的學歷教育、工作經驗的適用要求，編制《崗位描述》報部門經理審批，並作為招聘、安排人員、培訓的主要依據。 重要/關鍵崗位的變更，必須按規定的流程申請，並經培訓合格後方可上崗。 對崗位人員從教育、培訓、技能及工作經驗四個方面進行崗位能力評定，評定合格上崗，由辦公室編制本公司的員工花名冊。 二、員工的培訓 人事培訓主管組織培訓參加外部培訓人員在培訓完成後一週內，向其他相關員工轉達培訓內容。 新員工由人事培訓主管統一組織培訓，培訓內容包括：上海大眾的背景介紹和企業文化;公司的企業背景、企業文化、組織機構和規章制度;產品的基礎知識;安全環保知識及《員工手冊》等。 在職員工的深化培訓要制定培訓計劃，人事培訓主管根據《公司人力資源基礎資訊表》和《年經銷商人數配置表》瞭解公司現有人力資源情況，並根據不同崗位的需求及員工填寫的《培訓申請表》制定《公司年內部培訓計劃表》，培訓計劃可以按實際情況進行調整。 內部培訓的主要包括：服務技術類的內部培訓：在接到培訓資料五日內，由人事培訓主管組織，技術總監、服務經理等相關責任人主持培訓。 附件類內部培訓：在接到培訓資料五日內，由人事培訓主管組織，附件經理主持培訓。 其他內容的培訓：由人事培訓主管組織實施，相關崗位負責人主持培訓。其他培訓：如參加學歷、專業等專題培訓，由個人提出申請，部門經理同意後，經總經理批准後參加培訓。 對特殊工種人員培訓，如油漆工、焊接工、檢驗員等，須經有資質部門組織培訓，考試合格後，由有關部門發證認可，持證上崗。 每次內部培訓，各相關部門應填寫《內部培訓參加者名單》，培訓結束後將有關記錄、試卷等交辦公室存檔。外出培訓應在培訓結束後將成績單或結業、培訓證書等送辦公室核實登記、儲存。人事培訓主管負責建立員工培訓檔案並儲存各類培訓記錄。 三、檔案的發放與管理 1、外來檔案由辦公室歸口接收，經行政經理或管理者代表(管理者代表負責體系檔案)確認審批後，發放至有關職能部門後歸檔管理。 2、電子郵件檔案在原稿上，審批其適用性，由辦公室填寫《郵件接收記錄登記表》併發放至有關職能部門後歸檔管理。 3、審批檔案的符合性、充分性、適宜性及檔案間的協調性負責，審批時填寫《檔案審批表》，以作為審批的依據。檔案審批時，同時確定檔案的發放範圍。 4、除上海大眾規定的記錄表格外，記錄表格由使用部門編制，管理者代表審批後，辦公室備案。 5、經批准後的檔案，由辦公室填寫《受控檔案清單》，以對檔案進行管理。辦公室按確定的檔案發放範圍，統一印製，原審批件歸檔儲存，存入計算機的檔案均留備份。 6、檔案發放時，辦公室填寫《檔案發放(回收)記錄表》，履行發放手續，領用人簽字。檔案發放應確保使用處能獲得適用檔案的有效版本。 7、檔案持有者須妥善保管檔案，不得隨意塗改，防止丟失或損壞。如發生丟失或損壞等情況時，須報辦公室重新辦理補發手續。 8、電子檔案須標識清晰，以免新舊版本混用。 9、電子檔案只能使用，不能更改，確需修改的，經辦公室統一修改後，經管理者代表審批後，繼續使用。 10、各部門收到的各類外來檔案須到辦公室備案登記，其適用性由管理者代表確認，辦公室再發放到相關部門，建立《外來檔案清單》，並及時更新。 11、辦公室負責對公司質量手冊的附錄《主要法律法規及技術標準清單》隨時進行更新。 四、員工的招聘 各部門根據公司現有人力資源情況，填制《年經銷商人數配置表》，報人事培訓主管，人事培訓主管根據崗位需求情況和各部門的用人需求情況，擬出招聘計劃，由總經理審批後，按招聘計劃實施招聘。 辦公室受理應聘者申請，填寫《公司應聘人員求職申請表》，由人事培訓主管和用人部門的部門經理共同進行面試。 應聘者體檢合格後，擇優錄用。根據各部門的崗位申請，安排應聘者試用，簽訂勞動合同並約定試用期，試用期後符合要求，正式錄用。人事培訓主管負責填寫《公司人力資源基礎資訊表》。 人事培訓主管將本次招聘的總體效果反饋給總經理。 五、行政後勤保障管理 1、辦公室每季度記錄水錶、電錶的用量，對用水、用電增加量進行原因分析，尋找節能機會。 2、檢查衛生間水箱和所有閥門水龍頭的完好情況，防止漏水。 3、消防設施要按消防部門的相關檔案要求配置齊全，環保協調員負責定期檢查，對失去應急能力的消防設施，要及時進行檢修、更換或增加。 4、收集有關安全生產法律法規及行業規範檔案的收集、整理，並實施檔案的更新，保證所屬檔案處於有效期內。 5、組織公司內職業健康和安全知識、新法律法規的有關培訓，作好記錄;並負責建立職業健康安全方面的資料庫，以備查詢。 6、對新上崗的員工進行健康安全的培訓,包括如何正確佩戴和使用勞動防護用品。 7、每年至少組織一次消防知識培訓(包括對消防設施的正確使用)，並進行應急預演，達到人人會使用消防工具和正確施救。 8、每月對涉及健康安全的各工作場所及安全措施執行情況進行一次監督檢查，根據現場檢查記錄進行分析找出存在的問題，提出改進或糾正要求，必要時採取糾正或預防措施。 9、組織食堂炊事員應定期進行體檢，在取得身體健康證明後方可上崗工作。 10、辦公室每月對各工作場所的環境衛生和現場管理情況進行一次監督檢查，根據現場檢查記錄，並進行分析，透過分析找出存在的問題，提出改進或糾正要求，必要時採取糾正或預防措施。 11、公司公務車輛要定期進行檢查、維修、保養和年檢。 12、因工作需要，公司配備個人使用的機動車輛，嚴禁私自非法運，因工作需要將車輛外借或作為使用者代用車的，須經主管領導同意批准後。 13、除因工作需要配備個人使用或外借(代用)車輛外，公司所屬機動車輛，原則上不準在外過夜;確因工作需要在外過夜停放時，需經主管領導批准。 六、勞動統計報表工資管理 1、員工考勤管理，員工人數增減變動情況統計、 2、勞動報酬統計，編制、彙總和報送勞動工資月報、季報;建立勞動工資統計臺帳，嚴格規定勞動工資統計制度，及時為公司的各項決策提供了準確的統計資料。建立公司工資臺帳。 3、勞動合同管理。員工試用期、勞動合同、變動、離職管理等，整理及更新員工人事檔案和通訊錄;各類人力資源報表的統計，建立人力資源資料庫; 4、薪資的核算與發放、社會保險等基本業務的具體實施;包括職工工資統計、職工工資總額構成統計、工資總額同經濟效益掛鉤情況及效益工資統計、公司崗位變動人員工資調整工作;職工工資晉升和工資標準的調整工作。 七、計算機網路及應用系統的管理 1、計算機系統管理員發現或接到計算機系統故障報告後，應迅速查明故障點或故障範圍，進行維修。 2、確保公司區域網絡的資訊暢通，接到地方區域停電通知，系統管理員立即到伺服器備份資料，同時啟動儲備電源。 3、系統管理員，電工正確迅速的對故障裝置進行檢測，並保證檢測質量;待故障消除後，開啟伺服器試執行，在正常執行情況下，向預案組長請示後，恢復區域網的使用;通知各個部門，恢復使用。 4、定期對計算機及系統執行狀態進行監控制、維護與保養，定期對系統進行跟蹤、查殺病毒工作。
辦公室行政管理流程 一、員工任職崗位管理 辦公室是本公司人力資源管理部門，負責對各崗位任職條件的確定及薪酬福利、員工培訓的實施工作，負責員工業績評定工作。 人事培訓主管負責培訓的日常管理工作，並參與有關培訓及其他措施的策劃、實施和評價工作。 重要崗位、關鍵崗位人員變更執行品牌相關申請流程。 辦公室明確各崗位人員有關的學歷教育、工作經驗的適用要求，編制《崗位描述》報部門經理審批，並作為招聘、安排人員、培訓的主要依據。 重要/關鍵崗位的變更，必須按規定的流程申請，並經培訓合格後方可上崗。 對崗位人員從教育、培訓、技能及工作經驗四個方面進行崗位能力評定，評定合格上崗，由辦公室編制本公司的員工花名冊。 二、員工的培訓 人事培訓主管組織培訓參加外部培訓人員在培訓完成後一週內，向其他相關員工轉達培訓內容。 新員工由人事培訓主管統一組織培訓，培訓內容包括：上海大眾的背景介紹和企業文化;公司的企業背景、企業文化、組織機構和規章制度;產品的基礎知識;安全環保知識及《員工手冊》等。 在職員工的深化培訓要制定培訓計劃，人事培訓主管根據《公司人力資源基礎資訊表》和《年經銷商人數配置表》瞭解公司現有人力資源情況，並根據不同崗位的需求及員工填寫的《培訓申請表》制定《公司年內部培訓計劃表》，培訓計劃可以按實際情況進行調整。 內部培訓的主要包括：服務技術類的內部培訓：在接到培訓資料五日內，由人事培訓主管組織，技術總監、服務經理等相關責任人主持培訓。 附件類內部培訓：在接到培訓資料五日內，由人事培訓主管組織，附件經理主持培訓。 其他內容的培訓：由人事培訓主管組織實施，相關崗位負責人主持培訓。其他培訓：如參加學歷、專業等專題培訓，由個人提出申請，部門經理同意後，經總經理批准後參加培訓。 對特殊工種人員培訓，如油漆工、焊接工、檢驗員等，須經有資質部門組織培訓，考試合格後，由有關部門發證認可，持證上崗。 每次內部培訓，各相關部門應填寫《內部培訓參加者名單》，培訓結束後將有關記錄、試卷等交辦公室存檔。外出培訓應在培訓結束後將成績單或結業、培訓證書等送辦公室核實登記、儲存。人事培訓主管負責建立員工培訓檔案並儲存各類培訓記錄。 三、檔案的發放與管理 1、外來檔案由辦公室歸口接收，經行政經理或管理者代表(管理者代表負責體系檔案)確認審批後，發放至有關職能部門後歸檔管理。 2、電子郵件檔案在原稿上，審批其適用性，由辦公室填寫《郵件接收記錄登記表》併發放至有關職能部門後歸檔管理。 3、審批檔案的符合性、充分性、適宜性及檔案間的協調性負責，審批時填寫《檔案審批表》，以作為審批的依據。檔案審批時，同時確定檔案的發放範圍。 4、除上海大眾規定的記錄表格外，記錄表格由使用部門編制，管理者代表審批後，辦公室備案。 5、經批准後的檔案，由辦公室填寫《受控檔案清單》，以對檔案進行管理。辦公室按確定的檔案發放範圍，統一印製，原審批件歸檔儲存，存入計算機的檔案均留備份。 6、檔案發放時，辦公室填寫《檔案發放(回收)記錄表》，履行發放手續，領用人簽字。檔案發放應確保使用處能獲得適用檔案的有效版本。 7、檔案持有者須妥善保管檔案，不得隨意塗改，防止丟失或損壞。如發生丟失或損壞等情況時，須報辦公室重新辦理補發手續。 8、電子檔案須標識清晰，以免新舊版本混用。 9、電子檔案只能使用，不能更改，確需修改的，經辦公室統一修改後，經管理者代表審批後，繼續使用。 10、各部門收到的各類外來檔案須到辦公室備案登記，其適用性由管理者代表確認，辦公室再發放到相關部門，建立《外來檔案清單》，並及時更新。 11、辦公室負責對公司質量手冊的附錄《主要法律法規及技術標準清單》隨時進行更新。 四、員工的招聘 各部門根據公司現有人力資源情況，填制《年經銷商人數配置表》，報人事培訓主管，人事培訓主管根據崗位需求情況和各部門的用人需求情況，擬出招聘計劃，由總經理審批後，按招聘計劃實施招聘。 辦公室受理應聘者申請，填寫《公司應聘人員求職申請表》，由人事培訓主管和用人部門的部門經理共同進行面試。 應聘者體檢合格後，擇優錄用。根據各部門的崗位申請，安排應聘者試用，簽訂勞動合同並約定試用期，試用期後符合要求，正式錄用。人事培訓主管負責填寫《公司人力資源基礎資訊表》。 人事培訓主管將本次招聘的總體效果反饋給總經理。 五、行政後勤保障管理 1、辦公室每季度記錄水錶、電錶的用量，對用水、用電增加量進行原因分析，尋找節能機會。 2、檢查衛生間水箱和所有閥門水龍頭的完好情況，防止漏水。 3、消防設施要按消防部門的相關檔案要求配置齊全，環保協調員負責定期檢查，對失去應急能力的消防設施，要及時進行檢修、更換或增加。 4、收集有關安全生產法律法規及行業規範檔案的收集、整理，並實施檔案的更新，保證所屬檔案處於有效期內。 5、組織公司內職業健康和安全知識、新法律法規的有關培訓，作好記錄;並負責建立職業健康安全方面的資料庫，以備查詢。 6、對新上崗的員工進行健康安全的培訓,包括如何正確佩戴和使用勞動防護用品。 7、每年至少組織一次消防知識培訓(包括對消防設施的正確使用)，並進行應急預演，達到人人會使用消防工具和正確施救。 8、每月對涉及健康安全的各工作場所及安全措施執行情況進行一次監督檢查，根據現場檢查記錄進行分析找出存在的問題，提出改進或糾正要求，必要時採取糾正或預防措施。 9、組織食堂炊事員應定期進行體檢，在取得身體健康證明後方可上崗工作。 10、辦公室每月對各工作場所的環境衛生和現場管理情況進行一次監督檢查，根據現場檢查記錄，並進行分析，透過分析找出存在的問題，提出改進或糾正要求，必要時採取糾正或預防措施。 11、公司公務車輛要定期進行檢查、維修、保養和年檢。 12、因工作需要，公司配備個人使用的機動車輛，嚴禁私自非法運，因工作需要將車輛外借或作為使用者代用車的，須經主管領導同意批准後。 13、除因工作需要配備個人使用或外借(代用)車輛外，公司所屬機動車輛，原則上不準在外過夜;確因工作需要在外過夜停放時，需經主管領導批准。 六、勞動統計報表工資管理 1、員工考勤管理，員工人數增減變動情況統計、 2、勞動報酬統計，編制、彙總和報送勞動工資月報、季報;建立勞動工資統計臺帳，嚴格規定勞動工資統計制度，及時為公司的各項決策提供了準確的統計資料。建立公司工資臺帳。 3、勞動合同管理。員工試用期、勞動合同、變動、離職管理等，整理及更新員工人事檔案和通訊錄;各類人力資源報表的統計，建立人力資源資料庫; 4、薪資的核算與發放、社會保險等基本業務的具體實施;包括職工工資統計、職工工資總額構成統計、工資總額同經濟效益掛鉤情況及效益工資統計、公司崗位變動人員工資調整工作;職工工資晉升和工資標準的調整工作。 七、計算機網路及應用系統的管理 1、計算機系統管理員發現或接到計算機系統故障報告後，應迅速查明故障點或故障範圍，進行維修。 2、確保公司區域網絡的資訊暢通，接到地方區域停電通知，系統管理員立即到伺服器備份資料，同時啟動儲備電源。 3、系統管理員，電工正確迅速的對故障裝置進行檢測，並保證檢測質量;待故障消除後，開啟伺服器試執行，在正常執行情況下，向預案組長請示後，恢復區域網的使用;通知各個部門，恢復使用。 4、定期對計算機及系統執行狀態進行監控制、維護與保養，定期對系統進行跟蹤、查殺病毒工作。