概括起來有兩個作用：一是憑證作用。二是參考作用。

俗話說“空口無憑，立字為證”，這個“字”往往就是指文字，指的是檔案。檔案之所以有憑證作用，這是由檔案的形成和檔案本身的特點決定的。首先，從檔案的形成來看，由於它是從當時直接使用的檔案轉化而來，它客觀記錄了以往的歷史情況，是令人信服的歷史證據。其次，從檔案的形式上來看，檔案上保留著真實的歷史標記。如當事人的手稿、簽署，機關或個人的印信，還有的是原來形象的照片和原聲的錄音。

同時，檔案不僅記錄了歷史活動的事實經過，而且記錄了人們在各種活動中的思想發展、生產技術和政治鬥爭的經驗教訓以及科學研究和文化藝術中的創作成果。因此，它對於人們查考既往情況、掌握歷史材料、研究有關事物的發展規律具有廣泛的參考作用。

我的一個同事退休時被告知他上山下鄉的五年工齡只是在檔案裡有記載，而沒有了原始檔案，上報社保局只能少記五年工齡，如果這樣的話，養老金將少領300多元，經過協商同意讓他去找回當年的檔案材料，他來到曾經下鄉的縣城，被告知知青辦已經撤消，檔案歸了勞動局，可勞動局也已撤消，經多方打聽知道檔案在縣檔案局，折騰了五天總算有了結果，1973年的下鄉紀錄和參加工作紀錄都找到了，至於造成這件事的原因就別找了。

謝邀回答 檔案是歷史記錄和生份資訊的濃縮，大到政黨團體，小到個人都有屬於自已的檔案。對於個人來說，尤為重要。每個人從出生到辭世，漫長的生活歷程，決定一個人會有許許多多的經歷或變遷，因而各個階段的歷程都要有濃縮的文字記錄，為事後辦理升遷，入學，調動以及安亨社會福利提供原始的文字依據和憑證。他的重要作用也就不言而喻了。

大學畢業以後我們的學生檔案即轉換為了人事檔案，檔案中還有著幹部身份和工人身份，如果您想在公務員、事業編體制內工作就必須有幹部身份，檔案中的某些資料就可以證明你是幹部身份，同時檔案在您評定職稱、辦理退休、落戶、計算工齡出國政審的時候有著極其重要的作用。

檔案有以下七大作用，見證我們人生的各個重要節點：

1. 各類國考，考公務員、考研、升學的稽核材料

2. 辦理工作調動入職離職時需調動檔案

3. 專業職稱晉升的參考依據

4. 出國回國政審和公證時，調閱個人檔案

5. 保留個人原有幹部身份

6. 大城市落戶需稽核調動檔案

7. 辦理個人退休手續時，調閱檔案記錄。

檔案有什麼作用

1. 保留個人原有的幹部身份;

2. 辦理工作調動時需要個人檔案;

3. 參加公務人員招聘考試，需要檔案確定身份;

4. 辦理個人退休手續時，要檢視檔案記錄;

5. 專業職稱晉升的參考依據;

6. 出國政審和公證時，需要查閱個人檔案。

很多手續繞不開檔案這一關，如職稱評定、婚育證明、轉正定級、各種政審、辦理養老等社會保險，以及開具出國、考研，考教師資格證有關證明等，都需要人事檔案。比如公司派你出國，沒有檔案，出國政審就無法進行。沒有檔案，辦理社會保險也成問題，參加養老保險要根據檔案裡的記錄來確認工齡年限。總之，如果沒有檔案，個人的一些權益就得不到保障。