所謂主題詞，稱敘詞，又叫關鍵詞。主要是指公文中代表其內容特徵的、最能說明問題的、起關鍵作用的詞。

主題詞是辦公現代化的產物，它主要供製作公文索引和電子計算機檢索之用。

主題詞是在標引和檢索中用以表達文獻主題的人工語言，具有概念化和規範化的特徵。主題詞的選取需要依據主題詞表。

以公文為例，淺談主題詞。所謂公文主題詞，就是用以揭示公文主要內容的規範化的詞或片語。

標註主題詞的意義有助於文書部門依據公文主題及時、快捷的處理公文，同時便於按主題查詢、檢索公文。

主題詞的標註順序是：全面審讀公文，確認公文的主題內容；認真進行主題分析，對關鍵性語句準確精煉的進行主題概括，形成主題概念；在《公文主題詞表》中選用最恰當的主題詞語，詞表中沒有所需詞時，可選用相關或相鄰近的詞進行組配，組配不合適或不能組配時，可選用最直接的上位詞。

主題標引時應有效把握主題詞標引的深度，除類別詞和型別詞外，一般標註3-5個，不超過7個。

一份公文主題詞的排列順序應先標註類別詞，再標類屬詞，最後標註表明公文種類的型別詞。

公文主題詞內容的類屬詞之間的順序，一般按照概念大小從小到大排列。如果檔案具有表示空間和時間的輔助因素，應標註在類屬詞後，公文型別詞之前。

主題詞居左頂格標識，後標全形冒號，詞目之間空1字最末一詞後無標點。