一個會議的召開步驟大概有以下幾個模組：

1、迅速根據參會人員所作位置，進行初步角色的判定。

2、安排行政將燈光調暗，給大家播放一段影片，最好是主題模糊的記錄片，長度7-8分鐘。

3、一一讓大家根據工作現狀結合影片的額觀後感，做一下啟發。

4、一一進行工作彙報

5、根據上述收集的資訊，會更方便你瞭解大家的語言表達能力和部門之間的協同能力，各部門的問題暴露無疑，針對部門內部也是可以適用的。

6、領導開會主要是要營造出特定會議主題的氣氛，然後透過語言交流，工作分配，讓員工對領導產生敬畏的心理，把節奏帶出來，不要開會直接開門見山把東西一下子全說出來，不然會議的效果是達不到的，很多網際網路公司所謂的扁平化管理，忽視了開會的重要性，一個實力過硬的團隊，一定是有一個會開會的領導團隊。

作為領導，首先要知道開會的目的是什麼，是為了解決什麼樣的問題。

所以作為領導在開會的時候，要先弄清楚自己的目的，然後再根據自己的目的開會，不能把自己放在首要位置，要知道領導開會的目的是為了解決事情，是為了聽下屬的意見。

更有甚者進入會場後人們才開始看材料，然後大家都憑經驗瞎說一通，最後會議變成了漫談會。

作為會議主持人，會前其實做一些準備，就會避免這些低效率。

1、會議的主題要明確，每次開會的議題一定不能超過3個，多了就散掉了。聚焦是保證效率的前提。

2、會議節奏如何把握。根據主題、材料、參會人員分配時間，保證在預定的時間內得出結論。

3、希望形成的會議決議應該有預判；

4、可能出現的意外情況，遭遇的阻力以及應對措施。

把以上4個問題都準備了，會議一般都會比較高效的完成。

總之，高效率的會議背後一定是事無鉅細的準備。

要更有效地開會，幾乎所有人都知道，必須要明確的一點，那就是開會的目的是什麼。明確了目的，那接下來必然就是要制定開會的流程以及參與的人員了。

在職場中的人應該會有一種感覺，那就是很多領導都特別喜歡開會，而且開會的目的是有的，但就是與會議相關性不強，甚至是無關的話題太多了。很多的會議均會變相地變成領導的個人演講會，從而整個會下來，真正用在會議解決問題的時間並不是很充足，最終致使在會議上沒辦法解決需要該解決的問題。

我記得我們曾在一家公司，每一週都必須要開一個總結會議，而且是需部門的全體員工參加的。有些員工一週下來重重複復都是做那麼幾件事情，他們不需要回報業績，不需要回報專案程序以及結果。每一次的開會，都是默默地坐在領導面前聽領導們講話，這樣對於領導而言雖然很有存在感，但是對於那些員工而言，這是一件很無聊的事情。

要求與不能解決問題的員工開會，這本身會對會議的效果產生一種削弱的作用，嚴重降低會議解決問題的針對性，甚至也是在浪費時間。

所以我認為領導要更有效地開會，那就要儘可能地少開，儘可能地避免與會議相關性不大的人員參與，儘量少做個人的演講，否則領導演講得多了，員工聽了疲憊了，會議的效率肯定也就下降了。

由於“領導”一詞的涉及範圍較大，本人僅就企業中層，即部門級領導來談談個人的觀點。

一個部門會議要實現高效的目的，必須抓好會前、會中和會後三個環節，做到會前有效準備，會中有效溝通，會後有效落實，這樣的會議才能高效。

一，有效的會前準備是會議高效的基礎。首先，一個部門的會議應儘可能時間相對固定、模式（內容）相對固化，使參會人員做到有規律可循。如，部門工作例會時間相對固定，可以讓參會人員在每個月會議召開前，有足夠的時間進行會議議題等材料的準備；會議模式（內容）相對固化，可以讓彙報人便於相關資料或資料的收集，同時，每月相一致的內容，有利於進行對比分析，以便發現該項工作中存在的問題或發展的趨勢等等。其次，會前準備要充分，這樣有利於會議效率的提升，避免材料不全，資料不夠等影響會議的進度和效果。

二、有效的會中溝通是會議高效的核心。會上，作為部門領導者，我們不能首先發言，尤其是講帶走傾向性的觀點，否則參會人員會認為領導意見已經明確，會議只是一個過場而不發言或做一些無關痛癢的發言，達不到會議集思廣益的目的。領導應讓其他參會人員先講，多講，哪怕是提出一些尖銳的問題。只有把問題講透了，情況分析的全面了，才有利於我們會議議題的執行。透過坦誠有效地溝通，與會人員才容易達成共識，為會議決議的執行打開了大門。

三，有效的會後落實是會議高效的保證。部門會議的目的，更多的是佈置工作，推進計劃，會上的各項決議只有透過會後的積極執行，有效落實才能產生實實在在的效果。因此，部門應抓好會議決定的執行，這樣做一方面是將會議精神和要求落到實處，變為現實；另一方面，也是讓大家感受到會議精神會議決定的嚴肅性，為今後會議更高效的召開做好示範。

以上是本人結合自己多年來管理經驗談的幾點體會，不足之處請批評指正！