word中產生多餘空行的原因一般是因為文字是網路中複製過來的。

為了不產生多餘空行，建議從網路中複製文字後，貼上時選用貼上“無格式文字”後再自行排版。 具體方法是：在word中點選右鍵，在出現的視窗選項中選擇如下圖圖示貼上。 如果是老版本的word，不顯示上面選項，可以在檔案選單下點選“貼上”的三角箭頭，在彈出的視窗中選擇“無格式文字”。

當然有時我們在貼上時由於文字中的表格等元素也是我們所需要的，要保留原文字格式，這樣多餘的段落符就出現了。一般這時可以會出現下圖中的幾種多餘格式。 對於這些多餘的格式我們都可以採用替換的方法去除。為了能快速發現這些格式，建議將這些格式符都顯示出來。選擇“檔案”——“選項”，在開啟的視窗中選“顯示”——“顯示所有格式標記”。 以刪除多餘行為例，開啟“替換”視窗，在“查詢內容”中輸入^p^p，在“替換為”中輸入^p，點選“全部替換”。如果空行還未全部刪除，說明某些處不只兩個段落符，多執行幾次上面的操作。

如果是要新增空行，反過來替換就可以了。

一，批次新增空行。

開啟WORD文件：

選查詢和替換，如圖示輸入：

完成空行的新增操作：

操作方法一樣，只要把查詢和替換的內容調換一下就可以了：

方法：

（1）Ctrl +h，調出【查詢和替換】視窗

（2）點一下【查詢內容】，【更多】選【特殊格式】、【段落標記】，也可以手工輸入“ ^p ^p”，【替換為】輸入“ ^p”，【全部替換】即可。

（3）使用這種方式，每執行一次全部替換，會減少一半的空行，道理很簡單，第二步中的替換功能，就是將兩個空行替換為一個空行。

查詢替換中的【特殊格式】，還可以有更多功能，如使用萬用字元，一次標記出所有的圖形、字母、數字等功能，也可以去除煩人的手動換行符“^l”，如從網路上覆制文章，經常會出現換行、對齊不正常的情況，這就是因為手動換行符的原因。可以用查詢替換功能，將所有的手動換行符替換為正常的換行符“^p”。

再分享一個小技巧：

當你想把一篇文章中的某些文字全部變為紅色，不用一個一個的找到他們，然後更換顏色，只需要將【查詢內容】和【替換為】都填上要替換顏色的文字，然後點【更多】、【格式】、將【字型顏色】設定為紅色即可。

操作步驟：

3，選擇【全部替換】，完成所有替換。

操作步驟：

3，選擇【全部替換】，完成所有替換。