協同軟體是指以團隊合作為目標的協同辦公軟體工具，包括團隊協作管理，如工作流管理、專案管理等，以及各種通訊軟體，如E/Mail、即時訊息、VoIP等。隨著網路通訊技術的發展和使用者全球化等新要求的引入，協同辦公軟體的概念也被賦予了新的含義，如Internet、工作流、即時訊息和SOA等技術和手段的結合。或者可以認為協同辦公、協同政務、協同商務、工作流管理、專案管理、知識管理、資訊門戶等協同應用平臺、電子郵件、即時通訊、遠端影片、過程編輯器等協作工具組成了我們現在意義上的協同軟體。

OA是將現代化辦公和計算機技術相結合的一種新型的協同辦公方式，支援這一方式的軟硬體系統稱之為OA軟體或者OA硬體。OA無論從概念還是應用上看，在中國都有比較長的發展歷程。狹義的 OA 指輔助行政辦公所需要的應用軟體，主要包括：公文管理、通知、公告、工作日程、工作計劃總結、辦公資源共享管理等等。廣義的OA除了上述內容外，還將與辦公管理相關的軟硬體產品全部納入，包括了辦公室用的打字、影印等硬體，以及字表編輯軟體等等。上世紀90年代中期以前，財務、人事等軟體，因其解決的是財務、人事相關的辦公自動化方面的管理需求，因而也被劃入OA軟體的範疇。

從以上關於協同軟體和OA的概念可以看出，雖然協同辦公軟體與OA在應用上有許多類似之處，甚至功能上有許多重疊，但他們之間有著根本的區別。協同辦公軟體更關注的群組之間的協作，側重於工作流、溝通交流等方面；OA軟體是以計算機技術為基礎，對辦公資料、工作事項進行記錄和反映。