檔案是企業在整體運營過程中所產生的各種形式的具有儲存價值的原始記錄，如商務合同、會議記錄、產品資訊、專案文件等等。在推行資訊化管理前，大部分企業都是使用紙質文件，其缺點是不易儲存，便利性較差；需要手動分類儲存，查詢較為麻煩；同時紙質文件具有限制性，難以實現即時共享。企業透過CRM客戶關係管理系統可集中儲存重要的企業或銷售檔案，並透過各級資料夾（子資料夾）對檔案分類，減少尋找檔案的困擾，將更多時間用於銷售。

文件的共享更具有針對性

使用者可透過客戶關係管理系統對文件進行訪問許可權設定，按職位、角色、群組等等，或是選擇特定人員進行某個或多個檔案的共享。同時，可對文件的操作許可權進行設定。例如，公司相關章程，管理員可設定某些部門/角色僅可閱讀或評論，而某些部門/角色可以直接修改等。

檔案直髮

使用者可透過CRM系統直接將銷售檔案，例如商務合同、報價單等等直接以郵件附件的形式傳送給客戶，附件可從Zoho Docs、Google Drive等選擇，也可使用者自行本地上傳。

檔案實時協作

文件的修訂“有跡可循”

使用者可將檔案從文件庫裡匯出，編輯後再匯入，形成一個新版本，在一個文件庫裡維護多個版本，方便進行對比。

隨著辦公電子化程序的推進，很多企業都逐漸採用電子文件來取代紙質文件，而CRM客戶關係管理系統正是推進這一程序的“強力發動機”。