溝通，一直是專案管理過程中最不可或缺的要素以及組成部分。

溝通做好了，專案管理的成功率就幾乎能達到60-80%。可以說溝通是專案管理的基礎。

在開展專案之前，最先開始做溝通計劃。該計劃將記錄專案經理如何管控溝通。所有專案參與者都應該記錄在溝通計劃中。在專案前期，專案經理需要把溝通計劃做好，保證記錄所有專案參與者及利益相關者，並且有一套系統來建立這個溝通計劃。此外，溝通計劃也是專案管理計劃的一部分內容。

在溝通計劃裡，需要告知每個專案利益相關者及參與者該專案的溝通方式都有哪些，一般55%的溝通方式是非口頭的溝通，比如電郵、書信、報告等文字記載的溝通方式。

但是為了保證所有人都知悉溝通方式的種類，最好在計劃裡寫明主要的溝通方式和渠道。如果專案參與者較多，則需要每一方或每個公司有一個主要聯絡者，能夠保證資訊及時準確傳達到該公司或該利益相關方。

有效的會議避免一言堂。

做計劃的時候，專案經理需要考慮到專案利益相關者對專案的預期目標，有效率的管理他們的期待並保證他們的需求能夠全面準確的記錄在溝通計劃裡。

專案經理需要準確告訴利益相關者有效的溝通渠道，以便從利益相關者處得知潛在的專案風險、變更需求以及相關資訊。

關注利益相關方的需求有助於專案經理建立良好的信任基礎、解決衝突矛盾、避免問題惡化、增加專案參與的主人翁意識。

專案經理需要負責定期向專案參與者及利益相關者提供溝通報告，報告形式多種，可以是專案進展圖表包含甘特圖等、成本報告、專案風險報告、專案發展趨勢分析報告等。同項目參與者及利益相關者溝通協調後確定報告發布的時間及頻率。

專案進展報告最好是每兩週或每週，取決於專案的發展速度及利益相關方的決定。

專案成本報告、風險報告、變更報告、發展趨勢報告最好是一個月更新一次，不需要太頻繁。

總之，良好的溝通是保證專案管理工作進展順利及有效的關鍵。