機要檔案是指標有“機密”密級的檔案、簡報、講話材料，各種資料、報表、刊物，以文字、符號、圖形、聲、像等形式含有國家重要秘密、洩露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害的載體.

國家秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。“絕密”是最重要的國家秘密，洩密會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害；“機密”是重要的國家秘密，洩露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害；“秘密”是一般的國家秘密，洩露會使國家的安全和利益遭受

檔案要用機要方式郵寄：

1、檔案管理單位將你的檔案送到當地郵局的機要班，辦理登記手續；

2、機要班將你的檔案透過機要交通（按照中組部的規定，幹部檔案必須透過機要交通郵寄，不得本人攜帶或透過普通方式郵寄）郵寄到本省省會城市，由省郵政局機要班登記；

3、省郵政局機要班透過機要交通將你的檔案寄到目的省份的省會城市，當地省郵政局機要班加以登記，然後透過機要交通送達檔案接收單位。

機要檔案郵寄會涉及到多個部門，所以要比普通的快遞要慢得多，甚至比利平信還要慢，從深圳調到廣州可能就需要一個月左右，如果跨省可能會更久，慢的兩個月都有可能，每個機要檔案都有機要號碼，可以根據機要號讓檔案接收單位幫查詢。