概括來講，就是有兩個資料來源，最初它們的資料都是一樣的。若一個數據源的資料經過新增、修改、刪除等操作發生了改變（或者兩個資料來源的資料都發生了改變），那麼為了使兩個資料來源的資料保持一致，即讓一個數據源資料的改變反映到另一個上，就必須進行一個讓兩個資料來源的資料保持一致的操作，這個操作就叫“同步”。同步操作結束之後，兩個裝置上的資料就完全一致了，處於“同步”狀態。

一般來講，兩個資料來源中，一個是伺服器端，一個是客戶端。伺服器端由於其計算功能和處理功能強大，在同步過程中要比客戶端做更多的計算和處理工作。

舉例說明，在電腦的Outlook裡面儲存了很多聯絡人，另外在手機裡面也儲存了很多聯絡人，那麼如何使Outlook裡面的聯絡人和手機裡面的聯絡人保持一致呢？這時候就可以透過“同步”來實現這個目的。此處由於電腦相對手機來說，計算功能和處理功能強大，因此我們將PC當作伺服器端，手機當作客戶端。伺服器端（電腦的Outlook）和客戶端（手機）第一次同步時，將進行“慢同步”，其過程如下：客戶端發出自己的全部聯絡人給伺服器端，伺服器將收到的所有聯絡人同自己的聯絡人進行比較和分析。分析結束以後，伺服器向客戶端發出客戶端沒有的聯絡人，這樣客戶端就有了伺服器端有而同步之前自己沒有的聯絡人，而伺服器端也將客戶端有的而同步之前自己沒有的聯絡人增加進來，這樣同步結束之後，兩個裝置上的聯絡人資訊就完全一致了，處於“同步”狀態。

現在Outlook和手機上的聯絡人資訊完全一致，比如各自都有10個客戶的聯絡方式。使用者外出時攜帶手機，在辦公室則使用PC的Outlook。某一天，使用者在外出中對手機上的客戶1和客戶4的資訊進行了修改，返回公司後，又對PC上Outlook的客戶2和客戶8的資訊作了修改，一天工作下來，使用者想保持手機和PC上Outlook的客戶的聯絡方式的一致，這個時候只需要執行“自動同步”操作就可達到該目的。手機只需要把修改過的客戶資訊（客戶1和客戶4）發給Outlook，Outlook只需要將修改過的客戶資訊（客戶2和客戶8）發給手機，然後各自進行相應的修改就可以了。這種方式之所以叫做“自動同步”是因為它不像“慢同步”那樣需要把所有的資訊傳送給對方，而只需要將自上次同步以來修改的資訊傳送給對方就可以了。

如果自上次同步以來，使用者對手機和Outlook裡面的同一個聯絡人做了不同更改，那麼同步的時候，就會出現衝突，那麼如何處理呢。在同步以前，使用者可以預先選擇衝突處理策略來解決衝突。詳情請檢視： 衝突處理策略。

如果自上次同步以來，由於長時間沒有同步或者短時間內某個資料來源的資料修改較多導致“修改日誌”溢位，那麼下一次同步軟體就會自動採用“慢同步”。

如果使用者不小心刪除了A資料來源上的全部資料，並希望透過和B資料來源的同步來恢復資料的話，使用者需要選擇“慢同步”，否則可能導致B資料來源的部分資料也被刪除的後果。因為在滿足“自動同步”的條件下，軟體就會錯認為使用者是希望刪除B資料來源的對應資料。

所以平時使用者需要注意對各個資料來源的資料進行備份，一旦發生了上述情況，還可以恢復資料。

手機和Outlook可以同步聯絡人，也可以同步日程。

另外手機除了能和Outlook同步外，還可以和Outlook Express，Notes同步。