外貿跟單員的基本常識

　　一．跟單員職責：

　　1．跟蹤每張單訂單的生產並將貨品順利的交給客戶，收回應收回的款項。

　　2．同新、舊客戶保持聯絡增加溝通，瞭解客戶所需。

　　3．接收客戶的投訴資訊，並將相關的資訊傳遞到公司的相關部門。

　　4．掌握、瞭解市場資訊，開發新的客源。

　　5．做好售後服務。

　　二．跟單員在收到訂單後要做的工作：

　　首先談接單的方法

　　1．客戶到廠下單有：電傳下單、郵寄下單、電話口頭下單等多種多樣，每張訂單的下法不同，我們跟單員都應注意將它們轉成書面訂單。下單時，我們要注意在各方面存在的問題。舉例如：顏色、數量等。

　　2．訂單的審查每張訂單都是不同的花型、不同面料、不同工藝，甚至裝置也不一樣。首先，要看我們目前的水平能否達到客戶的要求，這是關鍵。要分清此單是加工單還是OP單。

　　3．開生產單、流程卡每張單開時，一定要把客戶要求在生產單上寫清楚。交生產部門生產之前，應向倉庫瞭解生產原材料是否足夠本單的生產。

　　4．生產過程中，如有意外情況不能滿足客戶的要求時，一定要及時將情況反映到公司最高層，找到解決的辦法。

　　5．小樣打小樣的目地是看本公司的做貨能否達到和滿足客戶的要求，同樣也是大貨和產的依據。一般情況是按正常的手續，小樣全部是由客戶自己批板後再下單做貨的。

　　6．修改定單

　　一般情況是要求跟客戶重新下單，跟單員重新開單交生產部生產。

　　當客戶提出取消定單時，跟單員一定要收回舊的資料（生產單、流程卡）。

　　7．大貨生產出來後，還要按排出貨。

　　三．售後服務客戶投訴或是退貨時：

　　對客戶的投訴，我們要了解問題出現的原因，並要採取措施，找到對策，避免下次出現。客戶要求退貨，首先是儘量的使客戶接受我們所出現的問題。若能返修，則再對成品進行返修好後再出貨。很嚴重的就重新生產，補單生產再送貨。

　　還有采用相互讓步的折扣法。有時只能按客戶的要求來處理。最重要的是如何想法讓公司同客房達到雙贏。

　　四．如何溝通好使跟單工作做得更好同本廠內的各部門溝通：

　　面對生產部門我們就是客戶，所做的一切在對老闆負責的同時也要對客戶負責。

　　多同各生產部門溝通，讓他們能更明確的瞭解到在生產各單時，客戶的意圖，使生產更順利，能更好的滿足客戶的要求

跟單員的工作性質與特點決定了其從業的素質要求：

（1） 分析能力。分析出客戶的特點及產品的價格構成，以利於報價。

（2） 預測能力。能預測出客戶的需求，企業的生產能力及物料的供應情況，便於接單，生產及交貨的安排。

（3） 表達能力。善於用文字和語言與客戶溝通。

（5） 與人共事的能力。與各部門的人員打成一片，使其自覺完成客戶訂單。

（6） 人際關係處理的能力。處理好與客戶，與上級，與同事，與外單位人員的關係。透過他們來完成自己想要做的事。

（7） 法律知識。瞭解合同法，票據法，經濟法等與跟單工作有關的法律知識。做到知法，守法，懂法，用法。

（8） 談判能力。有口才，有技巧。

（9） 管理與推銷能力。對外推銷高手。對內管理行家。

（10） 物流知識。瞭解運輸，裝卸搬運，保管，配送，報關等知識。