這個問題得從根上理解,首先,我附上一個會計分錄,便於接下來的解答,
借:庫存商品 100元
貸:銀行存款 100元
從上面所列出的會計分錄可以看出,會計分錄主要由三個要素組成,它們分別是借貸符號、賬戶名稱、金額。
●簡單聊一下借貸符號。
首先,我們來說一下這個借貸符號,實際上,一開始“借貸”主要用來表示債券債務關係,隨著經濟社會的發展,經濟業務的多樣化,人們就希望“借貸”能表示更多的經濟業務,而不僅僅侷限於債權債務,所以,目前我們所使用的“借貸”符號已經不能直接按其字面意思進行理解,現在它只是一個會計上表示賬戶方向符號,也是會計上的一個專業術語。
●會計賬戶如何用借貸符號來表示。
那麼這個借貸的符號是怎麼運用的呢?這就又說到賬戶了。這個會計賬戶我們可以姑且先將其就看成會計科目,例如現金、銀行存款、應收賬款、應付賬款、主營業務收入,財務費用等等,這些都是會計科目,所有的會計科目都是左邊是借表示,右邊是貸表示,請看下圖丁字賬:(圖二)
雖然,所有賬戶都是左借右貸,但是,不同型別的科目,各自的借貸所表示的增減又有所不同,可以進行以下的區分:資產類、成本費用類都是增加記借方,減少記貸方;負債類、所有者權益類、收入、利潤都是減少記借方,增加記貸方。
●一般情況下不會出現借方或者貸方負數。
實際上你會發現,正常情況下,一項經濟活動發生,無論是哪一類會計賬戶的增加或減少都不會發生借記負數或者貸記負數,這就好比你去買雞蛋,賣雞蛋的人收到錢當然是正數,即使是佘給你的,也記的是應收的錢數,同樣是正數,當然,雞蛋也不可能賣個的是負數。
●特殊情況下出現借方或者貸方負數的三種情況。
所以,如果出現了借方負數或者貸方負數,這實際上可以說是會計上的一種“特殊”情況,只不過在我們會計業務處理過程中會經常遇到,習以為常罷了。而這種“特殊情況”基本有三種:第一,差錯更正;第二,預估衝回;第三,結息收入。
●即使出現借方負數也不能直接寫到貸方正數。
那麼,當出現上面這三種情況時,借方負數能夠直接記到貸方正數嗎?答案是否定的,如果把借方負數寫到貸方或者貸方負數寫到借方,是不規範的。(圖三)
讓我們一種情況一種情況來解釋原因:
首先來說差錯更正。差錯更正的目的是要把原來做錯的分錄衝減掉,然後再做正確的分錄。比如,有一筆錯誤的分錄(借:銀行存款 100元),因為它是錯誤的,所以要把它衝減掉做成(借:銀行存款 -100元 ),而不是(貸:銀行存款 100元),做貸方首先會給人一種你是支出“銀行存款”的感覺,所以這是規範的,不應該這樣做的。
預估衝回也是這個道理,這裡就不在重複。
再來說一下結息收入,結息收入會計上用“財務費用-利息收入”核算,我們知道,財務費用這個科目是一個用借方表示費用發生的科目,最常記的是辦理銀行業務時產生的手續費,如轉賬手續費、銀行賬戶管理費、支票工本費等,因為這些費用發生時,我們都記到借方,所以對於相對發生不是很頻繁的結息收入我也記在借方,用以衝減借方發生的手續費用,而不是記貸方正數。如果記貸方的話,首先會給人一種費用退回的感覺,另外有些財務軟體在結轉本年利潤時不會識別財務費用科目貸方的資料,給結賬工作也會帶來麻煩。
事實上,做分錄時的上面這三種負數情況,都屬於“衝減”型別,也可以這麼說,只有需要做衝減類分錄時,財務出現借方或者貸方負數。
●總結,我們在填列記賬憑證會計分錄時,借方出現負數是不可以直接寫成貸方的,如果直接寫成貸方不僅不規範,而且還會給後期賬務的檢視核對造成不必要的麻煩。
這個問題得從根上理解,首先,我附上一個會計分錄,便於接下來的解答,
借:庫存商品 100元
貸:銀行存款 100元
從上面所列出的會計分錄可以看出,會計分錄主要由三個要素組成,它們分別是借貸符號、賬戶名稱、金額。
●簡單聊一下借貸符號。
首先,我們來說一下這個借貸符號,實際上,一開始“借貸”主要用來表示債券債務關係,隨著經濟社會的發展,經濟業務的多樣化,人們就希望“借貸”能表示更多的經濟業務,而不僅僅侷限於債權債務,所以,目前我們所使用的“借貸”符號已經不能直接按其字面意思進行理解,現在它只是一個會計上表示賬戶方向符號,也是會計上的一個專業術語。
●會計賬戶如何用借貸符號來表示。
那麼這個借貸的符號是怎麼運用的呢?這就又說到賬戶了。這個會計賬戶我們可以姑且先將其就看成會計科目,例如現金、銀行存款、應收賬款、應付賬款、主營業務收入,財務費用等等,這些都是會計科目,所有的會計科目都是左邊是借表示,右邊是貸表示,請看下圖丁字賬:(圖二)
雖然,所有賬戶都是左借右貸,但是,不同型別的科目,各自的借貸所表示的增減又有所不同,可以進行以下的區分:資產類、成本費用類都是增加記借方,減少記貸方;負債類、所有者權益類、收入、利潤都是減少記借方,增加記貸方。
●一般情況下不會出現借方或者貸方負數。
實際上你會發現,正常情況下,一項經濟活動發生,無論是哪一類會計賬戶的增加或減少都不會發生借記負數或者貸記負數,這就好比你去買雞蛋,賣雞蛋的人收到錢當然是正數,即使是佘給你的,也記的是應收的錢數,同樣是正數,當然,雞蛋也不可能賣個的是負數。
●特殊情況下出現借方或者貸方負數的三種情況。
所以,如果出現了借方負數或者貸方負數,這實際上可以說是會計上的一種“特殊”情況,只不過在我們會計業務處理過程中會經常遇到,習以為常罷了。而這種“特殊情況”基本有三種:第一,差錯更正;第二,預估衝回;第三,結息收入。
●即使出現借方負數也不能直接寫到貸方正數。
那麼,當出現上面這三種情況時,借方負數能夠直接記到貸方正數嗎?答案是否定的,如果把借方負數寫到貸方或者貸方負數寫到借方,是不規範的。(圖三)
讓我們一種情況一種情況來解釋原因:
首先來說差錯更正。差錯更正的目的是要把原來做錯的分錄衝減掉,然後再做正確的分錄。比如,有一筆錯誤的分錄(借:銀行存款 100元),因為它是錯誤的,所以要把它衝減掉做成(借:銀行存款 -100元 ),而不是(貸:銀行存款 100元),做貸方首先會給人一種你是支出“銀行存款”的感覺,所以這是規範的,不應該這樣做的。
預估衝回也是這個道理,這裡就不在重複。
再來說一下結息收入,結息收入會計上用“財務費用-利息收入”核算,我們知道,財務費用這個科目是一個用借方表示費用發生的科目,最常記的是辦理銀行業務時產生的手續費,如轉賬手續費、銀行賬戶管理費、支票工本費等,因為這些費用發生時,我們都記到借方,所以對於相對發生不是很頻繁的結息收入我也記在借方,用以衝減借方發生的手續費用,而不是記貸方正數。如果記貸方的話,首先會給人一種費用退回的感覺,另外有些財務軟體在結轉本年利潤時不會識別財務費用科目貸方的資料,給結賬工作也會帶來麻煩。
事實上,做分錄時的上面這三種負數情況,都屬於“衝減”型別,也可以這麼說,只有需要做衝減類分錄時,財務出現借方或者貸方負數。
●總結,我們在填列記賬憑證會計分錄時,借方出現負數是不可以直接寫成貸方的,如果直接寫成貸方不僅不規範,而且還會給後期賬務的檢視核對造成不必要的麻煩。