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    辦公室工作思路和方法:

    辦公室是企業的主要職能部門之一,是企業運轉的樞紐,是企業領導層行政的助手和參謀。

    辦公室工作屬於管理工作,其主要任務包括行政管理、人力資源、後勤保障等。

    一、行政管理

    行政管理是企業辦公室的日常工作,主要包括:

    1、在充分了解企業組織結構、業務構成及員工配置資訊後,結合企業實際情況,制定、完善並嚴格執行各項管理規章制度、工作流程,提高工作效率。

    2、保持上下資訊暢通,及時向各部門傳達領導層決策,並把企業的各種資訊回饋給領導。協調部門間關係,起到潤滑劑作用,減少企業內耗。

    3、充分了解企業所在地的政府相關機構組成及企業在所在地的地位,透過與政府相關職能部門人員接觸(多種方式,如聯合舉辦活動等),密切聯絡,建立良好的工作關係,為企業爭得寬鬆的外部環境,充分利用政府資源為企業發展增加動力(如企業宣傳等)。

    4、熱情接待來企業檢查有關工作的政府職能部門人員,力求讓他們滿意而歸。

    5、做好來訪的其他企業、單位和職工家屬等的接待工作。做到熱情周到。

    二、人力資源

    人力資源工作的重點是招聘、培訓、績效考核、企業文化建設等。

    1.招聘。根據企業狀況,分析用工需求,做好人員儲備,為企業招聘合適人才。部分職位可以採用內部競崗制。

    2 2.培訓。

    定期與不定期的管理制度和專業技能培訓會帶來良好的工作秩序和工作效率。透過制定培訓計劃,有意識、有組織地引導員工在企業指定的方向前進,在提高員工素質的基礎上,提高工作效率,降低企業成本。

    3.績效考核。

    透過公開公平的KPI考核,充分體現多勞多得的原則,提高員工工作積極性。考核指標需要與相關部門負責人協商制定,力爭公平合理,以提高員工工作積極性,並對消極怠工等不良行為進行懲處。

    4.企業文化建設。

    企業文化是企業內在素質的體現,是企業的軟實力,馬虎不得。要透過規範的著裝、鮮明的標誌、良好的工作氛圍等,最大限度地提升企業形象;透過內部學習、娛樂活動等提升企業凝聚力;透過完善的後勤保障工作加強員工對企業的自豪感和榮譽感。結合適當的企業宣傳,樹立企業品牌。

    三、後勤保障

    後勤保障工作重點在於保障企業正常運營且節約成本,並透過設立意見箱收集員工建議,不斷改進後勤工作的質量。

    1.採購。

    辦公用品和裝置採購制定合理流程,貨比三家。所有供貨單位保留電話地址、聯絡人。對具體採購執行人進行事前和事後的必要監督。

    2.安全保障。

    根據企業環境制定以預防為主的規範安全制度。對廠區實行夜間定期巡邏,結合監控報警系統,實現24小時廠區防火、防盜、防暴力、防汙染,防止企業人員和財產的損失。安全體系要做到專人負責,進出有記錄,避免扯皮推卸責任。

    3.固定資產管理。

    對企業固定資產進行登記備案、專人保管、進出登記等,責任落實到人。

    4.保潔綠化。

    良好的工作環境是企業形象及員工保持愉悅心情的基礎。對保潔綠化工作要做到定人、定時、定目標、定期考核。可以對企業全體員工進行保潔綠化的問卷調查,起到全員參與監督的作用,促進保潔綠化工作。

    5.食堂。

    6.宿舍。

    保障宿舍用水用電,宣講安全防範知識,不定期檢查宿舍,避免發生災害。

    7.車務。

    根據車務管理制度,定期檢查車輛狀況及司機健康狀況,做到車務手續有計劃不延誤、車輛故障及時報修,杜絕司機疲勞或飲酒駕駛,保障企業用車。定期對司機進行安全駕駛培訓,提高司機安全意識。

    8.節約成本。

    對企業辦公及運營的辦公用品、水電、車輛用油等日常消耗,下達節約指標,獎勵節約人(精神或物質),提高員工節約意識,達到節約成本的目的。

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