So easy！當你選擇一大段文字的時候，巧用段落設定就可以，如下舉個栗子：

如果是成段的英文、或者有很多標點符號數字的話，會使頁面邊緣的文字參差不齊，就像這樣：

效果如下，每個環節看著就十分整齊了。

以前學6 sigma的時候，整個企業集團十幾個專案組同時進行，邊做專案，邊寫報告，老師一週輔導兩次。

開始的時候，老師不斷的讓我們根據專案完善報告內容，所有的專案報告基本都在一百頁以上，老師也不嫌煩，就那樣一遍一遍的過。這其中也包含企業的副總經理（五萬人的企業二把手）。

故事的高潮來了，在所有專案基本完成的一次輔導會上，老師突然要求，所有報告，縮減到二十頁以內，宋體，16號字。下週跟董事長彙報。當時整個會場就炸鍋了，而且絕大多數是高層管理，所有的人都認為是不可能的。

在報告中，首先是圖最能代表文字說話，柏拉圖，魚骨頭，柱狀圖等等等等，但一定要注意層次和排版。其次，是表，把大段文字層次化。第三，如果確實有需要特殊說明的，那麼就以附件形式插入在相應的頁面。

兩種方式。第一種是減小文字字號，把大段文字當做設計排版的元素，而不是作為主要閱讀的文字。第二種是理解大段文字的意思，從裡面概括出幾個關鍵點進行排版。這裡面有個PPT的使用原則，PPT主要用來做演講，提醒演講者應該演講的內容，而不是把所有的文字內容都放在PPT上。好的PPT製作者和優秀的設計師一樣，要先理解要講的內容，這樣才能把要表達的想法圖形化、模組化、元素化。

PPT排版製作幾個基本原則：

1、演講者的邏輯。

PPT最好是演講者自己來製作，每個人都有自己的演講習慣，同樣的邏輯架構，不同的人做出來的PPT可能完全不同，更不用說大家都有自己的演講方式，有可能在某個地方會插入講某個東西，這隻有演講者自己最清楚，如果製作PPT的人和演講者不是同一個人，在溝通上需要花費比較多的時間。曾經幫助過一些演講者設計製作過PPT，基本上要花一天時間來調整和溝通PPT，這還是基於對方很強理解能力和素質基礎上。

2、能視覺化的視覺化。

PPT的演講距離和Word不同，要遠很多，而且每個頁面停留的時間不確定，如果字數過多，不方便閱讀。圖形對人來說相對更容易聚焦，而且能夠輔助聽眾快速理解。排版上要有設計思維，把段落、文字元素化，作為版面的一個元素。《寫給大家看的PPT書》裡，作者Robin 用了對比、對齊、重複、親密四個準則來幫助新人快速建立設計思維，提升排版能力。

對比：利用字號大小、字型顏色、深淺等方法提高對比。利用對比來突出重點，利用對比來區分結構，利用對比來引起關注。

小標題用綠色背景色來加強，形成對比，區分層級。

重複：每個頁面有自己的特色，但有某個元素是一以慣之的，文字、字型、背景、圖形佈局等都可以作為重複的元素。重複意味著風格的統一，在統一中體現整體風格。

透過綠色塊、左上角的角標、圖片的切割方式製造重複感，統一風格。

對齊：包括不同段落、圖片和文字、首字或尾字元素等等，對齊是讓整個PPT顯得條理清晰的重要輔助，也能讓聽眾感受到對齊標準和設計目的。

左右段落和段落標題分別採用左右對齊的方式，往中間靠齊，看起來有秩序感。

親密：我們會把靠得近的內容看做是有某種關聯，所以親密性的大小容易成為我們判斷元素之間聯絡的緊密程度。這樣也有利於讓聽眾瞭解頁面中不同元素的結構關係。到底是三大類元素間的遞進關係，還是四個元素的均等排列，或者是三種元素的包含關係。

將四個原則運用到PPT中，不僅能夠很好地視覺化，也能讓元素間的關係更清晰。

3、能概括的不墨跡。

很多段落文字的主旨可以用一句話，甚至一個詞語概括，那麼儘量概括。可以用圖示和圖形、圖片作為輔助說明，段落更具體的內容可以透過演講者在現場講出來。比如，從大段文字中提取關鍵字、關鍵詞內容加粗等。