主要風險有: (一)價格風險 一是由於供應商與相關業務人員在投標前相互串通,透露標底,使企業採購蒙受損失。二是當採購人員對價格預測失誤而進行批次採購,造成價格風險。 (二)採購質量風險。 一方面由於供應商提供的物資質量不符合要求,而導致企業不能正常生產,給使用者造成經濟、技術、人身安全、企業聲譽等方面的損害。另一方面供應商提供的物資以次充好.直接影響到企業產品的整體質量、製造加工與交貨期,降低企業信譽和產品競爭力。 (三)計劃風險 因市場需求發生變動,影響到採購計劃的準確性;採購計劃編制不適當或不科學,與目標發生較大偏離,導致採購中計劃風險。 (四)合同風險 一是合同條款模糊不清,盲目簽約;違約責任約束簡化,口頭協議,君子協定;簽證、公證合同比例過低等等。二是合同行為不正當。賣方為了改變在市場競爭中的不利地位。往往採取一系列不正當手段,如對採購人員行賄,套取企業採購標底;給予虛假優惠,以某些好處為誘餌公開兜售假冒偽劣產品。而有些採購人員則貪求蠅頭小利,犧牲企業利益,不能嚴格按規定簽約。三是合同日常管理混亂。 (五)驗收風險 在數量上缺斤少兩;在質量上魚目混珠,以次充好;在品種規格上貨不對路,不合規定要求等等。 (六)存量風險 一是採購量不能及時滿足生產之需要,生產中斷造成損失而引發的風險。二是盲目進貨,造成積壓,大量資金沉澱於庫存中,降低了資金週轉率,形成儲存風險。 防範措施: (一)建立完善物資採購管理流程 要從建立完善物資需求提出,到採購計劃、合同簽訂(採購方式、採購渠道、採購價格)、貨物運輸、產品驗收入庫等環節的管理制度入手,完善《物資採購管理辦法》,透過強化採購策略研究,採取科學、理性的採購方式,加大過程控制等管理措施,實現物資的“安全、及時、經濟”供應,堵塞各種漏洞。重點做到三個明確:明確採購目的。採購的物資必須是企業所需要的,採購部門在採購過程中不應一味的追求價格最低化,應對所要採購的物資的質量和效用進行通盤考慮,在為企業節約資金的同時,保證採購質量。明確供應商資格。訂立採購合同前,須對參加投標的所有供應商進行資格審查,包括資格預審、資格複審和資格後審,以便在採購初期就能把由供應商方面的不確定因素帶來的採購風險控制在最小。明確保證金制度。設立投標保證金,防止投標方在開標後撤回其投標,設立履約保證金,防止供應商不能履行合同而給企業帶來損失等。另外,還要建立和完善採購資訊公開制度和程式公開制度,方便供應商及時瞭解情況。 (二)切實加強物資採購的管理監督 防範物資採購風險,重點要強化管理和監督。首先,建立物資採購人員績效考核辦法,完善考核和激勵約束機制,修訂完善《物資採購業務監督辦法》,採取定期開展工作檢查、專業化分工、崗位輪換等有效措施,強化對採購人員的管理,增強企業內部的風險防範能力。其次,加強對物資採購招標和簽約監督。檢查採購招標是否按照程式進行,是否存在違反規定的行為;是否每年對供應商進行一次複審評定;合同條款是否有悖於政策、法律。合同條款是否齊全、權利義務是否正確、手續是否具備等。其三,對物資採購全過程、全方位的審計。重點加強對物料需求計劃、物資採購計劃、合同簽證、合同臺賬、合同彙總、合同執行及資訊反饋的審計。依據審查程式和要求,瞭解採購工作是否規範、措施是否到位、是否存在偏離實際等情況,透過審計鑑定,及時發現和糾正在物資採購過程中出現的問題,確保採購過程有序高效執行。 (三)加強現代資訊科技在採購決策中的應用 資訊的充分掌握可以提高決策方案的正確度,降低決策風險。資訊資料常常分佈在不同的時間和空間中,作為採購人員要有敏銳的洞察能力。首先,充分利用網際網路等現代資訊科技,並與現行的ERP管理模式相結合搜尋、收集各種與風險有關的資訊資料,要按照及時、完整、準確的原則進行,儘可能拓寬資訊渠道,保持資訊暢通。其次,對掌握的資訊進行分析處理,找出其中有用的部分,為正確決策提供參考,為採購風險控制打下堅實基礎。 (四)制定科學合理的供應商評估、准入和淘汰制度,建立並適時更新供應商管理系統 企業必須建立供應商評估、准入和淘汰體制,由採購部門牽頭組織質量、技術、財務、法律等專業部門根據公平、公正和競爭的原則,對供應商資質的真實性和合法性進行審查,對其履約能力及財務狀況進行評估,擇優選定供應商;新增供應商由採購部門根據需要提出申請,並按規定的許可權和程式稽核批准後,納入供應商管理系統。建立供應商管理資訊系統,將合格供應商劃分等級,採取靈活的等級升降機制進行動態管理,定期從提供物資的質量、價格、供貨及時性、售後服務及經營狀況等方面對供應商進行考核評價,根據考評結果適時更新和淘汰供應商。 (五)強化合同全過程管理,規範合同審籤,提高合同履行效力 合同全過程管理包括對合同訂立、執行和結果的審查和監督。合同簽訂過程中應實行合同審籤,合同審籤可以及時發現和糾正合同訂立過程中不合理、不合法的現象。企業各部門應按照規定的許可權簽署採購合同,對於影響重大、專業性較強的合同,應當實行技術、財務、法律等專業部門的聯合審籤,以最大限度地規避合同風險。企業應建立嚴格的採購合同跟蹤制度,依據合同主要條款跟蹤檢查合同履行情況,及時發現異常情況並提出解決方案。對合同實行資訊化管理,進行合同登記彙總,向相關部門提供及時、準確、真實的反饋資訊。
主要風險有: (一)價格風險 一是由於供應商與相關業務人員在投標前相互串通,透露標底,使企業採購蒙受損失。二是當採購人員對價格預測失誤而進行批次採購,造成價格風險。 (二)採購質量風險。 一方面由於供應商提供的物資質量不符合要求,而導致企業不能正常生產,給使用者造成經濟、技術、人身安全、企業聲譽等方面的損害。另一方面供應商提供的物資以次充好.直接影響到企業產品的整體質量、製造加工與交貨期,降低企業信譽和產品競爭力。 (三)計劃風險 因市場需求發生變動,影響到採購計劃的準確性;採購計劃編制不適當或不科學,與目標發生較大偏離,導致採購中計劃風險。 (四)合同風險 一是合同條款模糊不清,盲目簽約;違約責任約束簡化,口頭協議,君子協定;簽證、公證合同比例過低等等。二是合同行為不正當。賣方為了改變在市場競爭中的不利地位。往往採取一系列不正當手段,如對採購人員行賄,套取企業採購標底;給予虛假優惠,以某些好處為誘餌公開兜售假冒偽劣產品。而有些採購人員則貪求蠅頭小利,犧牲企業利益,不能嚴格按規定簽約。三是合同日常管理混亂。 (五)驗收風險 在數量上缺斤少兩;在質量上魚目混珠,以次充好;在品種規格上貨不對路,不合規定要求等等。 (六)存量風險 一是採購量不能及時滿足生產之需要,生產中斷造成損失而引發的風險。二是盲目進貨,造成積壓,大量資金沉澱於庫存中,降低了資金週轉率,形成儲存風險。 防範措施: (一)建立完善物資採購管理流程 要從建立完善物資需求提出,到採購計劃、合同簽訂(採購方式、採購渠道、採購價格)、貨物運輸、產品驗收入庫等環節的管理制度入手,完善《物資採購管理辦法》,透過強化採購策略研究,採取科學、理性的採購方式,加大過程控制等管理措施,實現物資的“安全、及時、經濟”供應,堵塞各種漏洞。重點做到三個明確:明確採購目的。採購的物資必須是企業所需要的,採購部門在採購過程中不應一味的追求價格最低化,應對所要採購的物資的質量和效用進行通盤考慮,在為企業節約資金的同時,保證採購質量。明確供應商資格。訂立採購合同前,須對參加投標的所有供應商進行資格審查,包括資格預審、資格複審和資格後審,以便在採購初期就能把由供應商方面的不確定因素帶來的採購風險控制在最小。明確保證金制度。設立投標保證金,防止投標方在開標後撤回其投標,設立履約保證金,防止供應商不能履行合同而給企業帶來損失等。另外,還要建立和完善採購資訊公開制度和程式公開制度,方便供應商及時瞭解情況。 (二)切實加強物資採購的管理監督 防範物資採購風險,重點要強化管理和監督。首先,建立物資採購人員績效考核辦法,完善考核和激勵約束機制,修訂完善《物資採購業務監督辦法》,採取定期開展工作檢查、專業化分工、崗位輪換等有效措施,強化對採購人員的管理,增強企業內部的風險防範能力。其次,加強對物資採購招標和簽約監督。檢查採購招標是否按照程式進行,是否存在違反規定的行為;是否每年對供應商進行一次複審評定;合同條款是否有悖於政策、法律。合同條款是否齊全、權利義務是否正確、手續是否具備等。其三,對物資採購全過程、全方位的審計。重點加強對物料需求計劃、物資採購計劃、合同簽證、合同臺賬、合同彙總、合同執行及資訊反饋的審計。依據審查程式和要求,瞭解採購工作是否規範、措施是否到位、是否存在偏離實際等情況,透過審計鑑定,及時發現和糾正在物資採購過程中出現的問題,確保採購過程有序高效執行。 (三)加強現代資訊科技在採購決策中的應用 資訊的充分掌握可以提高決策方案的正確度,降低決策風險。資訊資料常常分佈在不同的時間和空間中,作為採購人員要有敏銳的洞察能力。首先,充分利用網際網路等現代資訊科技,並與現行的ERP管理模式相結合搜尋、收集各種與風險有關的資訊資料,要按照及時、完整、準確的原則進行,儘可能拓寬資訊渠道,保持資訊暢通。其次,對掌握的資訊進行分析處理,找出其中有用的部分,為正確決策提供參考,為採購風險控制打下堅實基礎。 (四)制定科學合理的供應商評估、准入和淘汰制度,建立並適時更新供應商管理系統 企業必須建立供應商評估、准入和淘汰體制,由採購部門牽頭組織質量、技術、財務、法律等專業部門根據公平、公正和競爭的原則,對供應商資質的真實性和合法性進行審查,對其履約能力及財務狀況進行評估,擇優選定供應商;新增供應商由採購部門根據需要提出申請,並按規定的許可權和程式稽核批准後,納入供應商管理系統。建立供應商管理資訊系統,將合格供應商劃分等級,採取靈活的等級升降機制進行動態管理,定期從提供物資的質量、價格、供貨及時性、售後服務及經營狀況等方面對供應商進行考核評價,根據考評結果適時更新和淘汰供應商。 (五)強化合同全過程管理,規範合同審籤,提高合同履行效力 合同全過程管理包括對合同訂立、執行和結果的審查和監督。合同簽訂過程中應實行合同審籤,合同審籤可以及時發現和糾正合同訂立過程中不合理、不合法的現象。企業各部門應按照規定的許可權簽署採購合同,對於影響重大、專業性較強的合同,應當實行技術、財務、法律等專業部門的聯合審籤,以最大限度地規避合同風險。企業應建立嚴格的採購合同跟蹤制度,依據合同主要條款跟蹤檢查合同履行情況,及時發現異常情況並提出解決方案。對合同實行資訊化管理,進行合同登記彙總,向相關部門提供及時、準確、真實的反饋資訊。