一、會前

1、決定會議是否有必要

分析此次會議的背景，決定此次會議是否有必要開。是必須開，還是可開可不開，如果是可開可不開，建議不要開。

2、決定會議的型別

根據會議的背景，考慮此次會議是否要解決某項問題，這個會議屬於任務導向型會議，此種會議可能需要各抒己見；如果是例行的會議，如月度總結會，周例會等這屬於過程導向型的會議。根據會議背景，確定會議的型別，不同型別的會議，採取的方式不一樣。

3、決定參會的人員

4、準備並分發會議議程表

根據會議背景，準備相關的資料，最好針對參加人員，一一分發準備好的資料或議程表，讓參會人員提前瞭解，或準備，提高會議的效率。而不是在會上再來討論，想辦法。會議的議程表要明確：為何要召開本次會議、有何目的、何人參加、何時舉行、何處召開、如何進行等要素。

5、安排會議地點

針對會議的型別和會議的人數，確定會議地點，並提前進行佈置。

二、會中

會中主持人一定要了解並傳達會議背景、鼓勵與會者的積極參與、聽取並考慮所有觀點、會議期間安排會議記錄或記錄要點、掌握時間、控制衝突和不同意見、觀點明確。

1、會議的開場白

會議開場時，主持人一定要將此次會議的目的與議程將清楚。目的在於讓與會者明白開會的目的及程式、讓與會者知道為何請他們來開會提示，避免不相關的主題； 取得與會者對會議進行方式的認可。

2、會議進行時

會議進行時，主持人一定要按設定議程步驟開會（注意防止步驟提前，否則思維混亂，時間無法控制。）、包括每一個議項，概述各項決定；鼓勵與會人員參與、重要的備忘事項和決定需做記錄、時間是寶貴的——要掌握時間、控制爭議，要有決斷。關鍵一點一定要檢查，檢查會議是否已輸出預期的結果。

3、會議結束時

三、會後

會後主持人要發放會議備忘錄行動方案，確保行動方案得以實施。需要自上而下逐級向非與會者傳達資訊並制訂行動計劃以完成分配給您的任務，確定計劃以跟蹤會議所作決議的工作進度。如果有必要的，制定訂下次會議的議程。