起止件號：起止件號欄填寫盒內排列最前和排列最後的歸檔檔案的件號，其間用“—”號連線，如“16—32”。起止件號分為室編和館編兩欄，單位在歸檔檔案整理階段只須填寫室編件號。　　檔案盒封面填寫。封面上應在已有的雙橫線下填寫全宗名稱，即立檔單位機構名稱，全宗名稱必須是立檔單位的全稱或規範、通用的簡稱。　　檔案盒盒脊專案填寫。檔案盒盒脊應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設定各檢索項，包括全宗號、年度、保管期限、機構(問題)、起止件號和盒號等。採用豎式和橫式兩種檔案盒時，豎式與橫式格式基本一致。　　各專案的填寫要求整齊、劃一。具體填寫要求如下：　　全宗號：全宗號欄內按同級檔案館給定的全宗號填寫；暫未給定的可先空置；檔案無需移交的可不填寫。　　年度：年度欄內填寫盒內檔案的形成年度(4位數字橫排)。　　保管期限：保管期限欄填寫盒內檔案所屬保管期限，一般以漢字全稱表示，如“永久”、“定期”。　　機構(問題)：機構(問題)欄填寫分類方案中相應機構(問題)的類目名稱；不按機構(問題)分類的單位，盒脊上可以不填寫機構(問題)項。　　起止件號：起止件號欄填寫盒內排列最前和排列最後的歸檔檔案的件號，其間用“—”號連線，如“16—32”。起止件號分為室編和館編兩欄，單位在歸檔檔案整理階段只須填寫室編件號。　　盒號：盒號是指檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。機關檔案室原則上不編寫盒號，若為便於統計、管理需要，也只能用鉛筆編寫。　　實際工作中，盒號的使用應以同級地方檔案行政管理部門的要求為準。一般編制的方法是，分三類，永久、長期、短期（30年、10年）。分別從第一盒按小流水往下排就可以了，這樣移交檔案館後也不會亂。