1．第一階段：公文的收受與分流

　　（1）簽收。指履行規定的確認、清點、核對、檢查、簽註手續後，機關設定的外收發人員、通訊人員從發文機關、郵政部門、機要通訊部門、檔案交換站，或透過自備通訊裝置收取公文。 　　（2）外收文登記。即由外發人員在完成簽收工作後，對收文情況做出簡要記載。 　　（3）啟封。即外收文登記完成後，公文送至機關統一或分別按內部機構設定的內收發部門 （或人員），由其簽收後，統一啟封或徑送有關領導者親啟。 　　（4）內收文登記。即由內收發人員對收文情況做出較詳細記載。 　　（5）分辦。即經對收文進行分類篩選後，由指定的有關人員根據公文的重要程度、各部門職責分工及有關程式規定將公文分送有關領導、有關部門工作人員閱知辦理。 　　（6）摘編。由檔案管理人員對部分準備投入辦理過程的重要檔案進行的加工活動，主要是針對這些檔案寫文摘、提要、綜述，彙集有關資料資料等。

　　2．第二階段：辦理收文

　　（1）擬辦。由部門負責人或有關具體工作人員經過對公文進行認真的閱讀分析，提出建議性的處置意見，供有關領導者稽核定奪。 　　（2）批辦。即機關領導者或部門負責人對公文提出處置意見。 　　（3）承辦。即有關工作人員按批辦意見具體處置公文所針對的事務和問題。 　　（4）注辦。即由承辦人簽註公文承辦情況，以備忘待查。

　　3．第三階段：組織傳閱與催辦查辦

　　（1）組織傳閱。指獨份或份數很少的公文需經多部門或多位工作人員閱知處理時，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀。 　　（2）催辦。由公文處理管理機構根據承辦時限和其他有關要求對公文承辦過程實施的催促檢查。 　　（3）查辦。由公文處理管理機構或其他專門組織對重要公文實際執行情況所進行的核查協辦工作。

　　4．第四階段：處置辦畢公文

　　包括：立卷歸檔、清退、暫存、銷燬等。