發文字號應當包括機關代字、年份程式碼、發文順序號；聯合行文，一般的以主辦機關為主體依據編制發文字號。

字號由發文機關代字、年份和序號三部分組成。發文代字由發文機關自行擬定，固定使用，不能經常更改。年份用六角括號括起，順序號不用括號。如“國辦發〔1996〕2號”，即說明這是國務院辦公廳在1996年所發出的第2號檔案；“人外發〔1994〕1號”即為人事部外事司1994年發出的第1號檔案。

發文字號中的年度程式碼須用四位阿拉伯數字標識的公曆年份，不應簡化，如使用“87”、“93”等均屬標識不正確。年度程式碼應置於六角括號“〔 〕”中。發文字號中的六角括號不是數學公式的中括號或方括號。

擴充套件資料：

公文發文字號包含的內容：

1、份號，是指一份檔案在總印數中的順序號，標在文頭的左上角。一般情況下，可以不使用份號；

2、檔名稱，由發文機關的全稱或規範化簡稱加“檔案”二字組成，位於文頭的正中央，一般為套紅印刷大字。發文年度一律用公元紀年全稱，括於六角括號“[]”內，置發文機關代字之後，發文順序號之前。發文順序號不編虛號（即1不編001號），不加“第”字，發文字號標註位置一般應在檔名稱正下方。

3、幾個單位聯合發文，只標明主辦單位發文字號。校部機關各部門簡稱和對內對外發文字號按有關規定執行；

4、界欄線，指文頭與正文之間的分隔線，黨的檔案紅線中間斷開軒一五角星，行政檔案用一條紅線；

5、秘密公文應標明秘密等級，秘密等級分絕密、機密、秘密三種，標在檔案首面左上角。“絕密”、“機密”公文應當標明份號；

6、緊急公文應標明緊急程度。緊急程度是對檔案處理的時限要求，分特急、急兩種，標註位置在檔案首頁右上角。