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檔案保密管理方法有哪些?
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  • 1 # 孫子李兵解讀

    《孫子兵法》講:無所不用間也。

    一位服務於不同公司的美國自由間諜曾說過:“有戰爭就有欺騙,商場亦不例外。”

    有調查顯示,名列財富雜誌前1000名的公司每年因商業機密被竊取的損失高達450億美元。位於矽谷的高科技公司的商業機密是商業間諜的首要目標,54%的案件直接損失高達1.2億美元,平均為1500萬美元,這些資料在某種程度上說明了商業間諜的普遍性。

    為預防公司商業情報洩密,一些跨國公司相繼採取了一些內部措施。

    在蘋果計算機公司的一些會場內總會有這樣的提示語:“請擦去黑板並將你所有的秘密檔案處理掉,商業間諜在你之後預定了這一房間。”

    IBM公司規定每個員工只有三次查閱同一文件的機會,並且這三次檢視的時間、地點、原因都會被嚴格的記錄下來。

    西門子公司的大部分員工的辦公電腦不能安裝光碟機和行動硬碟介面。

    夏普的辦公區每隔不遠處放置了碎紙機,員工需及時將所用過的廢紙進行處理。

    檔案保密管理方法

    1、設立資訊級別制度

    對公司的機密檔案進行級別劃分。比如合同、客戶交往、股東情況列為一級,確定機密傳播的範圍,讓所有人瞭解資訊的傳播界限,員工由自身的崗位確定相應的資訊級別,低層次的崗位級別不能查閱瞭解、複製、接觸到高層次的資訊級別。

    2、簽訂保密協議

    無規矩不成方圓,無論作用大小,和員工簽署清晰的保密協議還是必要的。保密協議的內容越詳細越好,如果是內部人員洩密,那麼有簽訂保密協議的情況下能更好地對洩密者進行問責。

    3、責任分解

    在檔案庫房管理中,可確立多人負責和有限職責的原則,採用分割組合方法保管儲存商業秘密檔案。

    例如,可將商業秘密的關鍵部分分解,限定員工只接觸一部分,使每一涉密者不能擁有完整的商業秘密。檔案庫房設施要可靠,有條件的企業可以設密碼門,只有檔案管理人員才有密碼通行證、定期更換密碼;密件平時應鎖入保險櫃。

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