董事會一般應透過召開會議表決議案。如果因特殊原因，可以採取通訊表決的方式。但形成的決議材料的簽字要求不能搞變通，成員均要簽字。

如果不是所有董事都無法出席，僅有部分董事不能出席的情況，可以委託出席。

如果在非上市公司的情況下，一般來說大股東或者公司的實際控制人是控制董事會的。如果不開會就要以董事會的名義出文件，可以把董事會決議先擬好，和董事事先溝通後，郵寄給董事簽名，然後就可以董事會名義出具檔案。這也是非上市公司的通常做法。

上市公司如何以董事會名義出文件? 證監會和交易所都有具體的規章制度和指引。但如何做，其實反應的是上市公司的公司治理意識和實踐。上市公司需要以董事會名義出文件的事情，都是涉及金額比較大的關聯交易、對外擔保、重大投資、融資（借款）、併購重組、高管薪酬、利潤分配（怎麼分錢）等。這些事情不僅金額大，而且涉及小股東的權益。

通常上述事件的董事會發文，都要進行現場會議、表決。董事可以有時間充分討論。有經驗的董秘一般都會做好議題的安排，以及事先與董事的溝通交流。當然現在也很流行通訊表決，比如開個影片會，這樣董事們也不必來公司現場開會。影片會證監會是允許的，會上可以投票，然後郵寄檔案給董事們簽字。

為啥說出董事會檔案的形式體現了上市公司的公司治理? 如果想好好討論，肯定還是現場開會討論。有些上市公司，得到大股東，實控人的授意，故意開會前一天給董事材料，讓議題得不到充分的討論。還有奇葩的，租了輛大巴車，把董事塞到車裡，在北京五環上開車，邊開邊表決。