Outlook郵件格式：

主題：

一定不要空白標題。標題要簡短，不要讓outlook/ Foxmail無限拉長才能顯示完標題。一封信儘可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便於日後整理。

稱呼與問候：

如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”；如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x女士”稱呼，但要把性別先搞清楚。

郵件正文：

合理利用圖片、表格等形式來輔助闡述Email正文要簡明扼要，行文通順注意Email的論述語氣。Email正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然後單獨寫個檔案作為附件進行詳細描述。正文行文應通順，多用簡單詞彙和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓收件人拉捲軸才能看完郵件。Email正文用序號列表，條理清晰明確儘可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查。

郵件附件

附件數目不宜過多，數目較多時應打包壓縮成一個檔案。如果附件過大，應分割成幾個小檔案分別傳送。

關於語言選擇和漢字編碼：

只在必要的時候才使用英文郵件。尊重對方的習慣，不主動發起英文/中文郵件。如果對方與你的郵件往來是採用中文，請不要用英文郵件給他；如果對方發英文郵件給你，也不要用中文回覆。如果發件人的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，會影響郵件所涉及問題的解決。專業詞彙，可以不翻譯，保留原味選擇便於閱度的字號和字型。不要一團模糊。

結尾簽名：

簽名信息不宜過多：電子郵件訊息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等資訊，但資訊不宜行數過多。