實驗室管理的五要素：“人、機、料、法、環”中，機也就是儀器、裝置，在現代實驗室中其地位越來越高，而做好儀器裝置的管理更是重中之重。

從日常點檢、維護，到校正、期間核查，乃至維修、確認，任何一個細節都不得馬虎，否則可能會影響到最終試驗結果的準確性和精確性。

而在這一系列的操作中，就儀器裝置的歷史追溯與未來工作計劃就基本依賴裝置檔案，或者稱之為“裝置履歷”，誠如我們的人事檔案一般。

裝置檔案，應該從裝置的出生開始，一直保留至報廢后若干年月，以隨時還原裝置的各個過程，而其檔案應至少包含以下幾項：

1.裝置購買需求報告：為什麼要買，用途是什麼？

2.裝置購買過程：買的是否是想買的？也涉及廉政問題。

3.裝置購買後的驗收記錄：確保裝置功能齊全且達到預定目標。

4.裝置說明書等原廠資料：未來依循的第一手資料，應包含操作、安裝、保養等三部分內容，最好有使用者問題集及解決方案。

5.操作SOP：轉化成員工可看懂的作業辦法，最好有詳細和簡易兩種。

6.裝置點檢、維護(保養)計劃及執行記錄：點檢、維護的專案和週期，執行記錄如果太多可以不附。

7.維修記錄：每次內部、外部維修過程的記錄，以針對故障設定保養計劃及處理對策，也可以作為經驗供故障發生時參閱執行。

8.校正計劃、記錄及確認表：儀器需要外校的應把記錄詳附並針對需求專案進行確認，以確保校正的細項與需求一致，裝置類無需校正者則免。

9.期間核查計劃和記錄：校正週期內實驗室自己對儀器的穩定性進行確認的計劃和記錄。

10.其他相關資料：如使用登記表、執行記錄表固定資產明細等也可納入檔案中合併管理。

而檔案的保管和借閱，則需要設定專門或兼職的裝置管理員進行管理，以免出現混亂。

對於日常使用則可以設定裝置保管人全責督導，避免被亂用或隨意破壞。