在我的日常工作中，最常用的是時間管理。我認為如果能分辨工作的輕重緩急，就能把自己的工作時間管理好，成為一個高效能的職場人。

10年前，我剛進入全新的職場時，做行政文員兼銷售助理，每天的工作內容繁瑣並工作量大，那時候第一次學習時間管理理論，一直延用到現在。

時間管理理論可以分為四代。

第一代理論著重利用便條和備忘錄，在忙碌中調配時間與精力。

第二代理論強調行事曆與日程表，反映出時間管理已注意到規劃未來的重要。

第三代理論是講求優先順序的觀念。也就是依據輕重緩急設定短、中、長期目標，再逐日訂定實現目標的計劃，將有限的時間、精力加以分配，爭取最高的效率。

第四代時間管理理論，否定“時間管理”這個名詞，主張關鍵不在於時間管理，而在於個人管理。與其著重於時間與事務的安排，不如把重心放在維持產出和產能的平衡上。

第四代時間管理四象限工具

在時間管理矩陣中，第一類事務“既緊迫又重要”

是需要立即處理，通常被稱為“危機”或“問題”。這類事務會消耗掉大部分的時間和精力，因為他們整天都在處理危機，滿腦子都是問題，忙於應付各種緊迫任務。

2017年我幫助一個企業做中層管理者人才培養專案，在需求調研時，有一位負責平臺運營的中層經理提到：公司要求他把工作重心放在培養員工和完成公司任務上，可是他根本沒有時間，就是不知道時間都去哪了。我們讓他回憶一下本週的工作內容是什麼並在現場記錄下來。透過他的記錄，我們發現他每天的工作時間都是放在解決平臺運營的突發事件上。他每天都在應付各種各樣的突發問題，疲於奔命，根本沒有時間做部門人員培養和部門發展的事情。

在時間管理矩陣中，如果把90%的時間花在第一類事務“既緊迫又重要”的結果就是導致自己壓力大、筋疲力盡、被危機牽著鼻子走、忙於收拾殘局。

第三類事務“緊迫不重要”和第四類事務：“不緊迫不重要”比較像。

都是一些：瑣碎忙碌的工作，比如電話鈴響、接待訪客、查閱和回覆郵件、參加會議等。

對於這類事務，我會事前分類，如電話鈴響、接待訪客，是必須要立刻放下手邊的工作去做的；

如查閱和回覆郵件，若是非緊急需要馬上回復的，我會訂立時間表，上午上班時查收一次，午飯前回復一次，下午三點查收一次，下班前再回復一次。

在時間管理矩陣中，如果把90%的時間花在第三類事務和第四類事務上“緊迫不重要”的結果就是導致既定目標與計劃完不成、被危機牽著鼻子走。

第二類事務：不緊迫又重要

包括：制定預防性措施、建立關係、明確新的發展機會、制定計劃等都是防患於未然的事務。在時間管理矩陣中，如果把90%的時間花在第二類事務“不緊迫又重要”的結果，可以減少危機的發生、工作的重點放在更長遠的目標上，工作與生活能更好的平衡。

管理大師，彼得•德魯克的觀點： 高效能人士應該把時間和精力都放在第二類事務，思維定式應該是預防型的，這樣就能夠把工作做到防患於未然。

在職場中，我們如果要走得更遠，應該要將時間和精力集中在重要但是並不緊迫的事務上，即第二類事務，完成這些活動能夠提高個人的處事能力，成為一個高效能人士，能讓我們在職場走得更遠。

在我們日常工作中現在最長看到的工具就是上班各種刷臉，指紋打卡器，透過這個工具有效的管理了員工的遲到早退現象。

最有效的最常見的管理辦法就是獎罰制度，透過自己的努力得到公司的獎勵會使員工的工作動力大大增加，相對的長時間完不成公司安排的工作也會得到相應的處罰，迫使你必須努力去完成。

以上就是現在職場中常用的管理方法和工具。