公文有其規範的格式要求，不同的公文格式各有不同，在此以一般性檔案為例來介紹。

一、頁面設定

公文頁邊距為，上：3.7釐米，下3.5釐米，左：2.8釐米，右：2.6釐米，紙張大小為A4。

二、段落

公文一般行文為每行28個字元，每頁為22行，在此介紹一個簡單的設定方法，開啟“頁面設定”視窗，選中“指定行和字元網格"，進行如下圖的設定。

三、字型和字號

標題：二號小標宋，標題前留7行設定文頭，正文：三號仿宋，正文序號依次用“一”（三號黑體）、“（一）”（三號楷體）、“1”、“（1 ）”（正文相同）標註。

四、版式

將“頁首和頁尾”設定為“奇偶頁不同”，頁尾距邊界2.5釐米。頁碼奇數頁在右下角，偶數頁在左下角。

如果是經常要出公文，在此建議兩種方法

一、製作公文模板

按公文的格式要求設定好頁面、版式，在樣式中修改標題、各級序號和正文的字型和字號，另存為模板，每次要用時透過“個人模板”新建。

二、利用外掛

這裡介紹一款word外掛“小恐龍公文助手”，安裝後會在選單欄顯示“公文”選項，許多工作都可以在此設定或選擇，一步到位，非常方便。如我們在出文時經常會遇到要插入橫頁的情況，如果是自己用插入“分隔符”的方式經常會出現一些意外情況，而用了此外掛點選一下“插入橫頁”就可以了。

從現行紅標頭檔案排版格式規範來看，一般遵循以下幾個方面標準：

1.頁面設定：①頁邊距：上3.7cm下3.5cm左2.8cm右2.6cm； ②版式：頁首和頁尾設定為“奇偶頁不同”，頁尾：2.8cm； ③文件網格：字型設定:中文字型（仿宋）、字號（三號）； 網格：指定行網格和字元網格，每行28個字元，每頁22行。 2.插入頁號：插入—頁碼：位置—頁面低端（頁尾）對齊方式：外側； 單擊格式：數字格式為“—1—”，單擊確定。 雙擊頁碼,設定為宋體四號；奇數頁碼右空一個字元，偶數頁左空一個字元。 3.文號製作：①平行文、下行文：文號—仿宋三號、居中顯示。 ②上行文：文號—仿宋三號，左空一個字元； 右空一個字元，簽發人為楷體三號。 4.檔案加密級和緊急程度：①頂格編排在版心左上角，黑體三號； ②依次自上而下分行排列為份號、密級、保密期限、緊急程度； ③密級與保密期限中間加“★”，有密級和保密期限就必須標明份號； ④如果只有緊急程度，頂格頂行編排，中間空一個字元； ⑤沒有保密期限，密級和緊急程度中間均空一個字元。 5.檔案內容： ①發文字號與簽發人—仿宋三號；簽發人姓名—楷體三號。 ②標題為紅線下空兩行，方正小標宋簡體二號，要加“XX市XXX”。 ③標題下空一行，主送機關—頂格仿宋三號，冒號為全形方式。 ④正文—仿宋三號，行間距為固定值：28.95磅。 ⑤正文下空一行，加附件，附件名稱後不加標點符號，附件順序號後是小圓點，附件回行，要與上一行首字對齊。 ⑥附件下空三行，加發文機關、成文日期和印章；成文日期右空四個字元，發文機關與成文日期對應居中；印章頂端應當距正文一行之內。 ⑦附註在成文日期下一行，左空二個字元，加圓括號。 ⑧抄送機關（逗號間隔，句號結尾）、印發機關和印發日期為仿宋四號，左右各空一個字元。