1． 用一頁紙列印多個郵件 利用Word“郵件合併”可以批次處理和列印郵件，很多情況下我們的郵件很短，只佔幾行的空間，但是，列印時也要用整頁紙，導致列印速度慢，並且浪費紙張。造成這種結果的原因是每個郵件之間都有一個“分節符”， 使下一個郵件被指定到另一頁。怎樣才能用一頁紙上列印多個短小郵件呢？其實很簡單，先將資料和文件合併到新建文件，再把新建文件中的分節符（^b）全部替換成人工換行符（^l）（注意此處是小寫英語字母l，不是數字1）。具體做法是利用Word的查詢和替換命令，在查詢和替換對話方塊的“查詢內容”框內輸入“^b”，在“替換為”框內輸入“^l”，單擊“全部替換”，此後列印就可在一頁紙上印出多個郵件來。
2． 一次合併出內容不同的郵件 有時我們需要給不同的收件人發去內容大體一致，但是有些地方有區別的郵件。如寄給家長的“學生成績報告單”，它根據學生總分不同，在不同的報告單中寫上不同的內容，總分超過290分的學生，在報告單的最後寫上“被評為學習標兵”,而對其它的學生，報告單中則沒有這一句。怎樣用同一個主文件和資料來源合併出不同的郵件？這時就要用到“插入Word域”。在郵件中需出現不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。以“學生成績報告單”為例，具體做法是將插入點定位到主文件正文末尾，單擊郵件合併工具欄中“插入Word域”，選擇下級選單中的“if…then…else(I)…”，在出現的對話方塊中填入，單擊“確定”按鈕。 有時可根據需要在兩個文字框中寫入不同的語句。這樣就可以用一個主文件和一個數據源合併出不同內容的郵件來。
3． 共享各種資料來源 郵件合併除可以使用由Word建立的資料來源之外，可以利用的資料非常多，像Excel工作簿、Access資料庫、Query檔案、Foxpro檔案內容都可以作為郵件合併的資料來源。只要有這些檔案存在，郵件合併時就不需要再建立新的資料來源，直接開啟這些資料來源使用即可。需要注意的是：在使用Excel工作簿時，必須保證資料檔案是資料庫格式，即第一行必須是欄位名，資料行中間不能有空行等。這樣可以使不同的資料共享，避免重複勞動，提高辦公效率。
4． 篩選與排序 用郵件合併幫助器中的“查詢選項”，可以篩選記錄有選擇地進行合併，也可以在合併的同時對記錄進行某種排序。工作時記住它們，可以提高你的辦公效率。
1． 用一頁紙列印多個郵件 利用Word“郵件合併”可以批次處理和列印郵件，很多情況下我們的郵件很短，只佔幾行的空間，但是，列印時也要用整頁紙，導致列印速度慢，並且浪費紙張。造成這種結果的原因是每個郵件之間都有一個“分節符”， 使下一個郵件被指定到另一頁。怎樣才能用一頁紙上列印多個短小郵件呢？其實很簡單，先將資料和文件合併到新建文件，再把新建文件中的分節符（^b）全部替換成人工換行符（^l）（注意此處是小寫英語字母l，不是數字1）。具體做法是利用Word的查詢和替換命令，在查詢和替換對話方塊的“查詢內容”框內輸入“^b”，在“替換為”框內輸入“^l”，單擊“全部替換”，此後列印就可在一頁紙上印出多個郵件來。
2． 一次合併出內容不同的郵件 有時我們需要給不同的收件人發去內容大體一致，但是有些地方有區別的郵件。如寄給家長的“學生成績報告單”，它根據學生總分不同，在不同的報告單中寫上不同的內容，總分超過290分的學生，在報告單的最後寫上“被評為學習標兵”,而對其它的學生，報告單中則沒有這一句。怎樣用同一個主文件和資料來源合併出不同的郵件？這時就要用到“插入Word域”。在郵件中需出現不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。以“學生成績報告單”為例，具體做法是將插入點定位到主文件正文末尾，單擊郵件合併工具欄中“插入Word域”，選擇下級選單中的“if…then…else(I)…”，在出現的對話方塊中填入，單擊“確定”按鈕。 有時可根據需要在兩個文字框中寫入不同的語句。這樣就可以用一個主文件和一個數據源合併出不同內容的郵件來。
3． 共享各種資料來源 郵件合併除可以使用由Word建立的資料來源之外，可以利用的資料非常多，像Excel工作簿、Access資料庫、Query檔案、Foxpro檔案內容都可以作為郵件合併的資料來源。只要有這些檔案存在，郵件合併時就不需要再建立新的資料來源，直接開啟這些資料來源使用即可。需要注意的是：在使用Excel工作簿時，必須保證資料檔案是資料庫格式，即第一行必須是欄位名，資料行中間不能有空行等。這樣可以使不同的資料共享，避免重複勞動，提高辦公效率。
4． 篩選與排序 用郵件合併幫助器中的“查詢選項”，可以篩選記錄有選擇地進行合併，也可以在合併的同時對記錄進行某種排序。工作時記住它們，可以提高你的辦公效率。