會議的把控是全程性的，會前準備、會中組織、會後總結督查環環相扣，一個環節出問題就可能影響會議實效。下面以動員部署會為例，講講如何提高會議實效。

動員部署會的目的主要是：統一思想、凝聚共識，部署任務、明確責任，啟動工作、加快推進。圍繞這一目的，要重點把握好幾點：

（一）部署什麼事。開展這件事的背景、依據（任務源）、必要性、重要性、緊迫性、內容、涉及物件多寡如何，是不是一定要透過正式會議形式來佈置，是馬上要開還是過一段再開。可以透過發放檔案通知、口頭告知等形式佈置的，一律不再專門開會。

（二）哪些物件需要參加。原則上涉及到需要承擔綜合牽頭、具體辦理、督辦任務的主體都要參加，只是承擔輔助、間接任務可透過會議以外方式另行告知的主體可以不通知參會。根據會議規格、要求確定相關主體參會人員具體層級，該領導參加的通知領導參加，該經辦參加的通知經辦參加，不要動輒要求“全體出動”或隨意要求層層領導參加。

（四）具體怎麼做。動員部署時，不能泛泛要求、虛頭巴腦，要明確事項的目標、原則、要求、具體內容、實施方式、步驟、保障等。切忌漏掉重要事項和關鍵環節。注意不能一味照搬照抄，要結合本地、本部門、本單位實際情況、特點提出有針對性、可行性的措施。對於一些敏感點和重大注意事項，還需要重點佈置提醒。

（五）誰來做、做什麼。沒有把人員分工明確下去，會議就等於沒有開。部署任務時，要明確各個具體任務的細化分工責任，明確牽頭、協辦主體，有時還要明確到具體責任人。任務內容、實施標準、提交成果要明確具體可操作可考核，不能泛泛要求、無從下手。

（六）什麼時間完成。沒有時限的任務，完成起來往往是遙遙無期的。對於上級有明確時限的任務，部署時要根據上級要求倒排工作時間、細化各項任務時間節點，適當提前完成。可自主確定任務時限的，要根據任務重要緊急情況、難易度等情況合理確定總體時限和分項任務時間節點，以保質保量完成任務。

（七）怎麼督查督辦。督查督辦機制是推動任務落到實處的重要保障。動員部署時，還要明確具體督查督辦主體、形式、要求、時間點，如有必要還要明確具體的獎懲要求。

一、利用企微雲移動OA軟體管理會議室

透過企微雲會議助手，微信實現會議室查詢、一鍵通知開會、掃碼或搖一搖簽到、上傳會議紀要等事情。同時，透過嚴格的流程規範，幫助企業落實會議任務執行，實現會議全程管控。這樣的操作徹底解決了傳統中大公司會議管理中會議預定人工排隊，紙質版會議簽到、會議紀要手動操作記錄等問題。

二、支援移動端進行預約會議室

可以運用企微雲會議助手在PC端和電腦端進行操作的OA辦公系統，不論企業成員在何處，都可以透過系統檢視會議室狀態，選擇好開會時間段，系統會自動識別出該時間段的空閒會議室，簡單又便捷。

三、進行移動端簽到

像傳統大公司開會議一般至少二三十個人，會議簽到需要準備很多紙筆，不僅浪費時間還加重企業辦公成本。而利用企微雲辦公OA會議助手，只需要透過在企業微信上新增會議相關功能，擁有管理許可權的人員自行新增第三方應用，可以在手機端或者PC端管理後臺進行。

四、利用OA軟體記錄會議紀要

會議紀要全程不需要紙筆，透過系統自動記錄，只需要進入系統後臺就可以檢視、分享、複製會議紀要，方便又便捷。

總體而言，利用移動辦公OA軟體來進行會議開展，可以實現無紙化、同時可以規範會議流程，提高會議效率。除此，會議領導者要把握好開會的時間，會議時間越長效率越低。