郵件合併功能用於建立套用信函、郵件標籤、信封、目錄以及大宗電子郵件和傳真分發。郵件合併程序涉及到三個文件：主文件、資料來源和合並文件。要完成基本郵件合併程序，您必須按照下列步驟操作：　　?開啟或建立一個主文件。　　主文件：在 Word 2003 的郵件合併操作中，該文件包含對於合併文件的每個版本都相同的文字和圖形，例如套用信函中的寄信人地址或稱呼。　　?使用獨特的收件人資訊開啟或建立資料來源。　　資料來源：該檔案包含要合併到文件中的資訊。例如，您要在郵件合併中使用的名稱和地址的列表。您必須首先連線到資料來源，然後才能使用該檔案中的資訊完成郵件合併程序。　　?在主文件中可以新增或自定義合併域。　　合併域：它是您在主文件中插入的佔位符。例如，插入“城市”合併域可以讓 Word 2003 插入儲存在“城市”資料欄位中的城市名稱，例如“巴黎”。　　?在主文件中合併來自資料來源的資料可建立一個新的合併文件。　　合併文件：它是您將郵件合併主文件與您的地址列表合併後得到的結果文件。結果文件可以是列印結果文件或包含合併結果的新的 Word 2003 文件。　　Word 2003 使用嚮導來指導您完成所有步驟，從而使郵件合併變得容易。如果您不想使用該向導，可以使用“郵件合併”工具欄。不管使用哪種方式，結果都是資料來源中的每行(或記錄)都產生一個獨特的套用信函、郵件標籤、信封或目錄項。　　您還可以使用郵件合併來建立將域對映到資料(而不只是郵件或目錄)的任何型別的文件。例如，如果您的錄影帶集合在電子表格中列出，您可以使用“標籤”選項來建立錄影帶標籤。