何南迴答

你好

行政系統的秘書沒接觸過，不敢說，但作為曾經的董事長秘書，我可以就企業秘書的工作做個說明。

一般而言，企業如果規模達不到特定條件，是不用配秘書的，特別是很多小企業，董事長總經理都是業務員，沒人也沒必要去安排個高大上的崗位。

當企業發展到一定規模後，就必須根據實際情況配置秘書了，最大的原因其實就是幫助董事長或總經理處理日常瑣碎事務（按照授權體系）、安排董事長、總經理每日工作備忘錄、安排高層次會議相關事項等。

有些集團性公司或上市公司對所有高層都可能配置秘書。

要做好秘書其實也是很不容易的，我說個主流觀點吧。

我記得參加深圳中旭培訓時王笑非提出了九段秘書的概念，大約是在2010年。

比如：總經理吩咐秘書要開個重要會議，要秘書去安排。

一段秘書的做法:

發通知 ——用電子郵件或在黑板上發個會議通知，然後準備相關會議用品，並參加會議。

二段秘書的做法:

抓落實——發通知之後，再打一通電話與參會的人確認，確保每個人被及時通知到。

三段秘書的做法:

重檢查——發通知，落實到人後，第二天在會前30分鐘提醒與會者參會，確定有沒有變動，對臨時有急事不能參加會議的人，立即彙報給總經理，保證總經理在會前知悉缺席情況，也給總經理確定缺席的人是否必須參加會議留下時間。

四段秘書的做法:

勤準備——發通知，落實到人，會前通知後，去測試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常，並在會議室門上貼上小條:此會議室明天幾點到幾點有會議，會場安排到哪，桌椅數量夠用嗎？音響、空調是否正常？白板、筆、紙、本是否充分？我的準備，在物品上，環境上，可以滿足開會的需求了嗎？

五段秘書的做法:

細準備——發通知，落實到人，會前通知，也測試了裝置，還先了解這個會議的性質是什麼?議題是什麼?議程怎麼安排，然後給與會者發與這個議題相關的資料，供他們參考(領導通常都是很健忘的，否則就不會經常對過去一些決定了的事，或者記不清的事爭吵）。提前的目的是讓參會者有備而來，以便大家開會時提高效率。

六段秘書的做法:

做記錄——發通知，落實到人，會前通知，測試了裝置，也提供了相關會議資料，還在會議過程中詳細做好會議記錄(在得到允許的情況下，做一個錄音備份)。

發記錄——會後整理好會議記錄(錄音)給總經理，然後請示總經理會議內容沒有問題後，是否發給參加會議的人員，或者其他人員。要求他們按照執行。

八段秘書的做法:

定責任——將會議上確定的各項任務，一對一地落實到相關責任人，然後經當事人確認後，形成書面備忘錄，交給總經理與當事人一人一份，以紀要為執行檔案，監督，檢查執行人的過程結果和最終結果，定期跟蹤各項任務的完成情況，並及時彙報總經理。

九段秘書的做法:

做流程——把上述過程做成標準化的“會議”流程，讓任何一個秘書都可以根據這個流程，複製優秀團隊，把會議服務的結果做到九段，形成不依賴於任何人的會議服務體系！

我是何南，我四段都沒做到，有一次開會中間電腦燒了。

所謂“秘"指保秘，就是單位的決策丶決定等主要內容及領導的私人活動須保秘。所謂"書"指辦文辦會。秘書是領導的貼心人，要為領導搞好服務，為領導決策做好參謀助手，冋時要依照領導意圖做好單位、領導的代筆人。