企業實施ERP系統是一項複雜的系統工程,一般以專案形式完成。專案領導小組一般由企業高層領導和服務方組成,透過定期和不定期會議指導專案的運作和排除專案組難以解決的困難。專案組的構成包括服務方的諮詢顧問和企業方的關鍵使用者。
1、 前期準備
前期準備工作是ERP系統實施的重要環節,關係到系統實施是否成功,應高度重視。主要內容包括:
(1)原理培訓。培訓物件主要是企業高層管理者及ERP專案組人員,目的是讓他們掌握ERP的基本原理和管理思想。
(2)需求確認。參與物件主要是企業各級管理者及專案組人員,主要是對企業現行管理的業務流程和存在的問題進行歸納、總結和評議,找出企業管理的癥結所在,並確定解決方案,明確預期目標。
(3)確定目標。企業在實施ERP前,要理智地進行立項分析,包括企業是否具備應用ERP系統的基本條件,最迫切需要解決哪些問題,企業為ERP系統投入的資金、人力等資源能否保證系統實施,企業實施ERP系統的投資回報率有多高,最終確定是否ERP系統。
(4)系統選型。每個企業都有其特殊性,任何一套系統都不可能完全解決企業的所有問題,系統選型可以採取招標方式,既方便對比了解不同系統的優缺點,又促進投標單位的競爭而使企業最終受益。
2、實施階段
(1)專案組織:專案實施小組成員主要由資訊科技部門、財務部門等主要部門的領導或業務骨幹組成,使用日事清的計劃功能建立相應的部門方便溝通管理。
(3)資料準備:在執行ERP之前,要準備和錄入一系列基礎資料,包括主資料和業務資料,需要作大量分析研究工作。主資料是指會被其他操作過程選用的,在系統財務、業務等不同的模組之間共享的記錄資料,包括會計科目、客戶、產品、銀行、人員等型別的資訊;業務資料是指系統切換時點反映企業狀況的需要記錄結轉的業務、財務資料,包括財務賬面所有餘額、業務臺賬餘額等資訊。
(4)系統安裝除錯:由於ERP系統是資訊整合系統,在測試時,應當是全系統測試,各部門同時參與。這樣才能理解各個資料、功能和流程之間相互的整合關係,找出不足,提出解決企業財務管理問題的方案。
(5)模擬執行及使用者化:在基本掌握軟體功能的基礎上,選擇代表產品,錄入必要的資料,組織專案小組進行實戰性模擬,提出解決方案。可由代表不同環節的關鍵使用者集中進行,根據企業特殊需求配置系統、開發程式等,對系統進行“客戶化”工作。
(6)制定:工作準則與規程:針對實施中出現的無法由系統自動控制而必須人為干預的問題,由專案實施小組確定相應的解決方案,制定與之對應的工作準則和規程,並在實踐中不斷總結、完善。
(7)使用者培訓。由企業的關鍵使用者在實施顧問的指導下,按照既定的系統操作規程,對終端使用者進行系統操作培訓。
3、系統運用
(1)新系統上線,新舊系統並行階段:在這個階段,所有終端使用者必須在工作崗位上的正式系統中操作,處丁真正應用狀態,新的正式系統上線開始運作,業務原操作方式與新系統同時執行。
(2)驗收:在確認新系統執行成功後,完成必要的使用者化上作,執行之前還需要經專案領導小組、項日實施小組的審批和驗收透過,以確保ERP的實施質量。
(3)持續發展階段:包括軟體維護、升級和對新需求的繼續開發工作。隨著市場競爭形勢的發展,企業管理水平的不斷提高、系統自身不斷更新換代、資訊科技的不斷進步等各方面都會對原有系統構成新的挑戰,有必要對系統實施結果做一個小結,以判斷是否達到最初的目標,在此基礎上制定下一步的目標,不斷改進和提高。這也是ERP系統和普通應用軟體的重要區別。
企業實施ERP系統是一項複雜的系統工程,一般以專案形式完成。專案領導小組一般由企業高層領導和服務方組成,透過定期和不定期會議指導專案的運作和排除專案組難以解決的困難。專案組的構成包括服務方的諮詢顧問和企業方的關鍵使用者。
1、 前期準備
前期準備工作是ERP系統實施的重要環節,關係到系統實施是否成功,應高度重視。主要內容包括:
(1)原理培訓。培訓物件主要是企業高層管理者及ERP專案組人員,目的是讓他們掌握ERP的基本原理和管理思想。
(2)需求確認。參與物件主要是企業各級管理者及專案組人員,主要是對企業現行管理的業務流程和存在的問題進行歸納、總結和評議,找出企業管理的癥結所在,並確定解決方案,明確預期目標。
(3)確定目標。企業在實施ERP前,要理智地進行立項分析,包括企業是否具備應用ERP系統的基本條件,最迫切需要解決哪些問題,企業為ERP系統投入的資金、人力等資源能否保證系統實施,企業實施ERP系統的投資回報率有多高,最終確定是否ERP系統。
(4)系統選型。每個企業都有其特殊性,任何一套系統都不可能完全解決企業的所有問題,系統選型可以採取招標方式,既方便對比了解不同系統的優缺點,又促進投標單位的競爭而使企業最終受益。
2、實施階段
(1)專案組織:專案實施小組成員主要由資訊科技部門、財務部門等主要部門的領導或業務骨幹組成,使用日事清的計劃功能建立相應的部門方便溝通管理。
(3)資料準備:在執行ERP之前,要準備和錄入一系列基礎資料,包括主資料和業務資料,需要作大量分析研究工作。主資料是指會被其他操作過程選用的,在系統財務、業務等不同的模組之間共享的記錄資料,包括會計科目、客戶、產品、銀行、人員等型別的資訊;業務資料是指系統切換時點反映企業狀況的需要記錄結轉的業務、財務資料,包括財務賬面所有餘額、業務臺賬餘額等資訊。
(4)系統安裝除錯:由於ERP系統是資訊整合系統,在測試時,應當是全系統測試,各部門同時參與。這樣才能理解各個資料、功能和流程之間相互的整合關係,找出不足,提出解決企業財務管理問題的方案。
(5)模擬執行及使用者化:在基本掌握軟體功能的基礎上,選擇代表產品,錄入必要的資料,組織專案小組進行實戰性模擬,提出解決方案。可由代表不同環節的關鍵使用者集中進行,根據企業特殊需求配置系統、開發程式等,對系統進行“客戶化”工作。
(6)制定:工作準則與規程:針對實施中出現的無法由系統自動控制而必須人為干預的問題,由專案實施小組確定相應的解決方案,制定與之對應的工作準則和規程,並在實踐中不斷總結、完善。
(7)使用者培訓。由企業的關鍵使用者在實施顧問的指導下,按照既定的系統操作規程,對終端使用者進行系統操作培訓。
3、系統運用
(1)新系統上線,新舊系統並行階段:在這個階段,所有終端使用者必須在工作崗位上的正式系統中操作,處丁真正應用狀態,新的正式系統上線開始運作,業務原操作方式與新系統同時執行。
(2)驗收:在確認新系統執行成功後,完成必要的使用者化上作,執行之前還需要經專案領導小組、項日實施小組的審批和驗收透過,以確保ERP的實施質量。
(3)持續發展階段:包括軟體維護、升級和對新需求的繼續開發工作。隨著市場競爭形勢的發展,企業管理水平的不斷提高、系統自身不斷更新換代、資訊科技的不斷進步等各方面都會對原有系統構成新的挑戰,有必要對系統實施結果做一個小結,以判斷是否達到最初的目標,在此基礎上制定下一步的目標,不斷改進和提高。這也是ERP系統和普通應用軟體的重要區別。