會議管理是每位領導秘書最常進行的工作之一，會每天都開，但如何高效開會不見得每人都能知道或者做好。所以在此想分享一下我作為過來人的經驗。如您覺得不錯，記得點贊，我才有持續分享的動力哦。 1. 收到會議需求。 2. 仔細向會議提出方瞭解會議目的、會議時間和時長、會議地點、必要的參會者名單、會議議題與流程，然後向你的領導做彙報和請示。 3. 預定會議室。這個步驟很重要，並且越早去預定越好，因為如果你已約好了所有人，但卻沒有訂到會議室就尷尬了。 4. 給需要參會的人發出會議通知，包括會議背景和相關會議參考資料。 會議通知格式： 會議通知 會議時間：2019.9.20上午10:00-11:00 會議地點：XX樓XX會議室 會議主題：XX情況彙報 要求參會人（敬稱略）：XXX,XXX,XXX 會議背景或參考資訊：XXXX，詳見附件 會議提醒：因有外部首次來訪客人，請記得帶上名片。請自帶筆記本和筆。 5. 對於當天未收到其郵件或者微信回覆的，要第一時間給TA打電話確認。 6. 對於需要發言或者展示相關資料的人，需電話與其詳細溝通會議相關內容，確保其理解會議目的並準備好會前思考和發言、展示材料。 7. 會議前一天下午給參會人發參會提醒，如無收到回覆，需補電話確認。同時收齊會議中需要投影的資料。 8. 會議前一小時再次參會提醒，確認大家到位時間。以免有人忘記或者記錯時間、地點。我就有遇到過馬上開會了，才發現有個重要參會人人記錯時間沒到場，會議不得不臨時改期。 9. （內部會議）會前半小時準備好會議室，包括檢查燈光、空調、投影、電腦及資料能否正常播放，準備好PPT鐳射筆，寫字白板。提醒行政服務人員開始準備會議茶水。 10.參會人員全到齊後，再請領導參會，領導參會所需的筆記本、筆、電腦等物品需提前放在其會議室座位上，如有外部初次到訪客人，還需給領導準備名片。如果領導到了還有參會人沒到也沒有提前解釋說明，就意味著咱們的會議通知和準備工作沒做好。 11.參會人一落座，行政服務人員就上茶水，注意杯子需帶蓋，不帶蓋會被視為不夠衛生。且每半小時加一次水。 12.自己也參會並按模板做會議紀要，除保密內容外，會議全程做錄音。錄音是為了確保資訊無遺漏，且如有會議中沒聽懂的地方，可以反覆聽錄音或請教他人。 13.關注會議室裡空調溫度和燈光是否合適，按情況靈活進行調節。我曾遇到過一重要客人因身體不大好，不能受涼，開會到一半時發現他把外套取來穿上了，所以我就馬上去調整了空調溫度。 無論什麼會議，如到了中午12:00或者下午18:30會議仍未能很快結束，可和會議主持人溝通後安排送點心到會議室，保障參會人有足夠的精力繼續會議。 14.將會議紀要分別發給相關事項責任人確認，確認無誤後請領導過目並簽字，後以郵件形式發出。 15.按deadline跟進會議紀要進度，每週給領導彙報一次，直至所有事項全部完成。 說明：以上是針對內部會議的流程，如是外部會議會更正式一些。比如外部重要會議還需打銘牌、播放螢幕歡迎牌、準備會議中途的茶點、在客人座位放公司宣傳資料、白紙3張和筆和其他指定物品等。詳情會在外部接待安排這一章中再述。
會議管理是每位領導秘書最常進行的工作之一，會每天都開，但如何高效開會不見得每人都能知道或者做好。所以在此想分享一下我作為過來人的經驗。如您覺得不錯，記得點贊，我才有持續分享的動力哦。 1. 收到會議需求。 2. 仔細向會議提出方瞭解會議目的、會議時間和時長、會議地點、必要的參會者名單、會議議題與流程，然後向你的領導做彙報和請示。 3. 預定會議室。這個步驟很重要，並且越早去預定越好，因為如果你已約好了所有人，但卻沒有訂到會議室就尷尬了。 4. 給需要參會的人發出會議通知，包括會議背景和相關會議參考資料。 會議通知格式： 會議通知 會議時間：2019.9.20上午10:00-11:00 會議地點：XX樓XX會議室 會議主題：XX情況彙報 要求參會人（敬稱略）：XXX,XXX,XXX 會議背景或參考資訊：XXXX，詳見附件 會議提醒：因有外部首次來訪客人，請記得帶上名片。請自帶筆記本和筆。 5. 對於當天未收到其郵件或者微信回覆的，要第一時間給TA打電話確認。 6. 對於需要發言或者展示相關資料的人，需電話與其詳細溝通會議相關內容，確保其理解會議目的並準備好會前思考和發言、展示材料。 7. 會議前一天下午給參會人發參會提醒，如無收到回覆，需補電話確認。同時收齊會議中需要投影的資料。 8. 會議前一小時再次參會提醒，確認大家到位時間。以免有人忘記或者記錯時間、地點。我就有遇到過馬上開會了，才發現有個重要參會人人記錯時間沒到場，會議不得不臨時改期。 9. （內部會議）會前半小時準備好會議室，包括檢查燈光、空調、投影、電腦及資料能否正常播放，準備好PPT鐳射筆，寫字白板。提醒行政服務人員開始準備會議茶水。 10.參會人員全到齊後，再請領導參會，領導參會所需的筆記本、筆、電腦等物品需提前放在其會議室座位上，如有外部初次到訪客人，還需給領導準備名片。如果領導到了還有參會人沒到也沒有提前解釋說明，就意味著咱們的會議通知和準備工作沒做好。 11.參會人一落座，行政服務人員就上茶水，注意杯子需帶蓋，不帶蓋會被視為不夠衛生。且每半小時加一次水。 12.自己也參會並按模板做會議紀要，除保密內容外，會議全程做錄音。錄音是為了確保資訊無遺漏，且如有會議中沒聽懂的地方，可以反覆聽錄音或請教他人。 13.關注會議室裡空調溫度和燈光是否合適，按情況靈活進行調節。我曾遇到過一重要客人因身體不大好，不能受涼，開會到一半時發現他把外套取來穿上了，所以我就馬上去調整了空調溫度。 無論什麼會議，如到了中午12:00或者下午18:30會議仍未能很快結束，可和會議主持人溝通後安排送點心到會議室，保障參會人有足夠的精力繼續會議。 14.將會議紀要分別發給相關事項責任人確認，確認無誤後請領導過目並簽字，後以郵件形式發出。 15.按deadline跟進會議紀要進度，每週給領導彙報一次，直至所有事項全部完成。 說明：以上是針對內部會議的流程，如是外部會議會更正式一些。比如外部重要會議還需打銘牌、播放螢幕歡迎牌、準備會議中途的茶點、在客人座位放公司宣傳資料、白紙3張和筆和其他指定物品等。詳情會在外部接待安排這一章中再述。