接到電話線上，把你要傳的檔案放到進紙處(注意別放反)，打一個傳真號嗎，然後對方接通後，告訴對方給你一個訊號，對方給你訊號後按“確認”就可以了。（有的傳真機上的確定和啟動是一個鍵）
如果是對方要發傳真給你，拿起話筒後按傳真/影印/輸入(一般是綠色的)，然後放下電話，對方收到傳真訊號後就會傳真比你的了！
儘量使用專用的傳真紙
請參按傳真機說明書，使用推薦的傳真紙。劣質傳真紙的光潔度不夠，使用時會對感熱記錄頭和輸紙輥造成磨損。記錄紙上的化學染料配方不合理，會造成列印質量不佳，儲存時間更短。而且記錄紙不要長期暴露在Sunny或紫外線下，以免記錄紙逐漸褪色，造成影印或接收的檔案不清晰。
禁忌在使用過程中開啟合紙艙蓋
列印中請不要開啟紙捲上面的合紙艙蓋，如果真的需要必須先按停止鍵以避免危險。同時開啟或關閉合紙艙蓋的動作不宜過猛。因為傳真機的感熱記錄頭大多裝在紙艙蓋的下面，合上紙艙蓋時動作過猛，輕則會使紙艙蓋變形，重則會造成感熱記錄頭的破裂和損壞。
經常做清潔
要經常使用柔軟的乾布清潔傳真機，保持傳真機外部的清潔。對於傳真機內部，除了每半年將合紙艙蓋開啟使用乾淨柔軟的布或使用紗布沾酒精擦拭列印頭外，還有滾筒與掃描器等部分需要清潔保養。因為經過一段時間使用後，原稿滾筒及掃描器上會逐漸累積灰塵，最好每半年清潔保養一次。當擦拭原稿滾筒時，一樣必須使用清潔的軟布或沾酒精的紗布，需要小心的是不要將酒精滴入機器中。而掃描器的部分（如：CCD或CIS以及感熱記錄頭）就比較麻煩，因為這個部分在傳真機的內部，所以需要工具的幫忙。一般來說會有一種清理工具，沾了酒精以後，由走紙口送入傳真機，進行復印功能時，就可以清潔掃描器玻璃上的灰塵。切不可直接用手或不潔布、紙去擦拭。
使用環境很重要
傳真機要避免受到Sunny直射、熱輻射，及強磁場、潮溼、灰塵多的環境，或是接近空調、暖氣機等容易被水濺到的地方。同時要防止水或化學液體流入傳真機，以免損壞電子線路及器件。為了安全，在遇有閃電、雷雨時，傳真機應暫停使用，並且要拔去電源及電話線，以免雷擊造成傳真機的損壞。
傳真機應當放置在室內的平臺上，左右兩邊和其它物品保持一定的空間距離，以免造成干擾和有利於通風，前後方請保持三十釐米的距離，以方便原稿與記錄紙的輸出操作。
傳真機列印時，全白的困惑
如果您的傳真機為熱感式傳真機，則有可能是記錄紙正反面安裝錯誤，請將記錄紙反面放置再重新試試。熱感式傳真機所使用的傳真紙，只有一面塗有化學藥劑。因此安裝錯了在接收傳真時不會印出任何文字或圖片。
如果您的傳真機為噴墨式傳真機，則有可能是噴嘴頭堵住，請清潔噴墨頭或更換墨盒。
紙張無法正常饋出
請檢查進紙器部分有異物阻塞，原稿位置掃描感測器失效，進紙滾軸間隙過大等。另外應檢查傳送電機是否轉動，如不轉動則需檢查與電機有關的電路及電機本身是否損壞。
電話正常使用，無法收發傳真
如果您的電話與傳真機共享一條電話線，請檢查電話線是否連線錯誤。請將電信局電話線插入傳真機標示“LINE”插孔，將電話分機插入傳真機標示“TEL”插孔。
機器卡紙，說不出來的痛
“卡紙”是傳真機很容易出現的故障，特別是使用新的紙張或使用過了的紙張都較容易產生卡紙故障。如果發生“卡紙”時，在取紙時要注意，只可扳動傳真機說明書上允許動的部件，不要盲目拉扯上蓋。而且儘可能一次將整紙取出，注意不要把破碎的紙片留在傳真機內。
傳真或列印時紙張出現黑線或白線
當對方向你傳送的檔案或自己在影印時列印的檔案出現一條或數條黑線。如果是CCD傳真機，可能是反射鏡頭髒了，如果是CIS傳真機，可能是透光玻璃髒了。請根據傳真機使用手冊說明，用棉球或軟布蘸酒精擦清潔即可。如果清潔完畢後仍有無法解決問題，請將您的傳真機送修檢查。
傳真機功能鍵無效
如果您的傳真機出現功能鍵無效的現象。首先檢查按鍵是否有被鎖定，然後檢查電源，並重新開機讓傳真機再一次進行復位檢測，以清除某些死迴圈程式。如果還不能解決問題，請送修檢查。
接收到的傳真字型變小
一般傳真機會有壓縮功能將字型縮小以節省紙張，但會與原稿不同版面不同，可參考手冊將“省紙功能”關閉或恢復出廠預設值即可。
接通電源後報警聲響個不停
出現報警聲通常是主電路板檢測到整機有異常情況，可按下列步驟處理：檢查紙倉裡是否有記錄紙，且記錄紙是否放置到位。紙倉蓋、前蓋等是否開啟或合上時不到位。各個感測器是否完好。主控電路板是否有短路等異常情況。
更換耗材後，傳真或列印效果差
如果是更換感光體或鐵粉後，傳真或列印效果沒有原先的好。請檢查磁棒兩旁的磁棒滑輪是不是在使用張數超過15萬張還沒更換過，而使磁刷磨擦感光體，從而導致傳真或列印效果及壽命減弱。建議每次更換鐵粉及感光體時，請一起更換磁棒滑輪，以確保延長感光體壽命。
接到電話線上，把你要傳的檔案放到進紙處(注意別放反)，打一個傳真號嗎，然後對方接通後，告訴對方給你一個訊號，對方給你訊號後按“確認”就可以了。（有的傳真機上的確定和啟動是一個鍵）
如果是對方要發傳真給你，拿起話筒後按傳真/影印/輸入(一般是綠色的)，然後放下電話，對方收到傳真訊號後就會傳真比你的了！
儘量使用專用的傳真紙
請參按傳真機說明書，使用推薦的傳真紙。劣質傳真紙的光潔度不夠，使用時會對感熱記錄頭和輸紙輥造成磨損。記錄紙上的化學染料配方不合理，會造成列印質量不佳，儲存時間更短。而且記錄紙不要長期暴露在Sunny或紫外線下，以免記錄紙逐漸褪色，造成影印或接收的檔案不清晰。
禁忌在使用過程中開啟合紙艙蓋
列印中請不要開啟紙捲上面的合紙艙蓋，如果真的需要必須先按停止鍵以避免危險。同時開啟或關閉合紙艙蓋的動作不宜過猛。因為傳真機的感熱記錄頭大多裝在紙艙蓋的下面，合上紙艙蓋時動作過猛，輕則會使紙艙蓋變形，重則會造成感熱記錄頭的破裂和損壞。
經常做清潔
要經常使用柔軟的乾布清潔傳真機，保持傳真機外部的清潔。對於傳真機內部，除了每半年將合紙艙蓋開啟使用乾淨柔軟的布或使用紗布沾酒精擦拭列印頭外，還有滾筒與掃描器等部分需要清潔保養。因為經過一段時間使用後，原稿滾筒及掃描器上會逐漸累積灰塵，最好每半年清潔保養一次。當擦拭原稿滾筒時，一樣必須使用清潔的軟布或沾酒精的紗布，需要小心的是不要將酒精滴入機器中。而掃描器的部分（如：CCD或CIS以及感熱記錄頭）就比較麻煩，因為這個部分在傳真機的內部，所以需要工具的幫忙。一般來說會有一種清理工具，沾了酒精以後，由走紙口送入傳真機，進行復印功能時，就可以清潔掃描器玻璃上的灰塵。切不可直接用手或不潔布、紙去擦拭。
使用環境很重要
傳真機要避免受到Sunny直射、熱輻射，及強磁場、潮溼、灰塵多的環境，或是接近空調、暖氣機等容易被水濺到的地方。同時要防止水或化學液體流入傳真機，以免損壞電子線路及器件。為了安全，在遇有閃電、雷雨時，傳真機應暫停使用，並且要拔去電源及電話線，以免雷擊造成傳真機的損壞。
傳真機應當放置在室內的平臺上，左右兩邊和其它物品保持一定的空間距離，以免造成干擾和有利於通風，前後方請保持三十釐米的距離，以方便原稿與記錄紙的輸出操作。
傳真機列印時，全白的困惑
如果您的傳真機為熱感式傳真機，則有可能是記錄紙正反面安裝錯誤，請將記錄紙反面放置再重新試試。熱感式傳真機所使用的傳真紙，只有一面塗有化學藥劑。因此安裝錯了在接收傳真時不會印出任何文字或圖片。
如果您的傳真機為噴墨式傳真機，則有可能是噴嘴頭堵住，請清潔噴墨頭或更換墨盒。
紙張無法正常饋出
請檢查進紙器部分有異物阻塞，原稿位置掃描感測器失效，進紙滾軸間隙過大等。另外應檢查傳送電機是否轉動，如不轉動則需檢查與電機有關的電路及電機本身是否損壞。
電話正常使用，無法收發傳真
如果您的電話與傳真機共享一條電話線，請檢查電話線是否連線錯誤。請將電信局電話線插入傳真機標示“LINE”插孔，將電話分機插入傳真機標示“TEL”插孔。
機器卡紙，說不出來的痛
“卡紙”是傳真機很容易出現的故障，特別是使用新的紙張或使用過了的紙張都較容易產生卡紙故障。如果發生“卡紙”時，在取紙時要注意，只可扳動傳真機說明書上允許動的部件，不要盲目拉扯上蓋。而且儘可能一次將整紙取出，注意不要把破碎的紙片留在傳真機內。
傳真或列印時紙張出現黑線或白線
當對方向你傳送的檔案或自己在影印時列印的檔案出現一條或數條黑線。如果是CCD傳真機，可能是反射鏡頭髒了，如果是CIS傳真機，可能是透光玻璃髒了。請根據傳真機使用手冊說明，用棉球或軟布蘸酒精擦清潔即可。如果清潔完畢後仍有無法解決問題，請將您的傳真機送修檢查。
傳真機功能鍵無效
如果您的傳真機出現功能鍵無效的現象。首先檢查按鍵是否有被鎖定，然後檢查電源，並重新開機讓傳真機再一次進行復位檢測，以清除某些死迴圈程式。如果還不能解決問題，請送修檢查。
接收到的傳真字型變小
一般傳真機會有壓縮功能將字型縮小以節省紙張，但會與原稿不同版面不同，可參考手冊將“省紙功能”關閉或恢復出廠預設值即可。
接通電源後報警聲響個不停
出現報警聲通常是主電路板檢測到整機有異常情況，可按下列步驟處理：檢查紙倉裡是否有記錄紙，且記錄紙是否放置到位。紙倉蓋、前蓋等是否開啟或合上時不到位。各個感測器是否完好。主控電路板是否有短路等異常情況。
更換耗材後，傳真或列印效果差
如果是更換感光體或鐵粉後，傳真或列印效果沒有原先的好。請檢查磁棒兩旁的磁棒滑輪是不是在使用張數超過15萬張還沒更換過，而使磁刷磨擦感光體，從而導致傳真或列印效果及壽命減弱。建議每次更換鐵粉及感光體時，請一起更換磁棒滑輪，以確保延長感光體壽命。