每天下班前一個溝通小會，明確後面工作關鍵點是不是有風險，這樣下去，專案例會時間就可以間隔長一些，兩週一次沒毛病。

如果專案管理中資訊溝通不暢每週一個例會少不了。

哪些人適合參加？專案負責人，核心成員，工作鏈上頻繁需要溝通的上下游成員。

個人經驗供參考

我以員工的身份參加過不少專案例會，也以專案經理的身份主持過不少的專案例會，而現在更多的是旁聽或者監督別人的專案例會。

身份不同，角色不同，看問題的角度就不同，參與力度也不同，當然關注點勢必也不同。

現在我們主要以員工的角色以及專案經理的角色去探討一下專案例會開多久比較合適，專案中的哪些人參與比較合適。

探討這個問題前，我們首先要明確一件事情，那就是開專案例會的目的是什麼？

對於員工而言，參加專案例會有三個目的:

彙報自己當前的工作情況與工作進度。將自己當前工作當中碰到的問題提出來以便尋求幫助與解決。瞭解專案的整體進展以方便下一步自己的工作安排。

對於專案經理而言，也有三個目的:

瞭解專案整體進展情況。瞭解員工以及專案所存在的問題與風險。溝通、協調、處理、解決、規避相關事宜。

由此可見，員工和專案經理的目的幾乎相同，這也說明了整個團隊成員在參與專案例會這件事上關注點是一致的，只不過員工關注的是個體，而專案經理關注的是整體。將每一個個體糅合起來，就是一個整體，這也和管理理念相吻合。

既然目的已經明確，那麼專案例會開多久，那就比較簡單了。

雖說簡單，但還要考慮一個實際的問題，那就是場地問題。

現在有種現象，每天早上在投入工作前，總有一些人站著聚在一起，開一個站會，或者乾脆拉一個網路會議，然後大家嘰嘰喳喳一番，而且還不佔用任何場地資源。

當然，這和專案例會還是有本質上的區別，專案例會追求的是整體，而且還要形成正規的會議紀要，方便監督與跟蹤。因此，專案例會必須要有正規且方便的場地。

說完場地，那麼到底專案例會開多久比較合適呢？

個人經驗與建議是不要超過45分鐘，也就是不超過學生上一節課的時間。

只要會議目的明確，準備充分，這個時間足夠了。而一旦超過這個時間，幾乎可以說明專案例會已經跑題了，已經偏離了主題。

專案例會是一個提出問題，彙總問題，協調問題，分配問題的會議，千萬不能把它當成是研究問題與解決問題的會議。

否則的話就會消耗大量的時間，而消耗掉大量時間，往往獲利的只是某一個或者某幾個人而已，對於絕大多數參會人員來說，最終時間都白白浪費掉了。

那麼哪些人必須參加專案例會，哪些人又是可選擇參與專案例會，哪些人又是沒必要參與專案例會呢？

我們可以遵循以下原則:

直接干係人必須參與間接干係人可選擇參與不相干的人沒必要參與

那麼這些人如何界定呢？

專案經理根據專案具體情況，可先確定部分參會人選。專案例會前一天或前半天，專案經理透過各種途徑，比如郵件，比如內部通訊系統，或者當面溝通，結合專案情況和各自具體情況，再確定部分參會人選。

什麼是具體情況呢？

我們上面提到過的專案例會的目的，這就是具體情況。

同時，我上面也提到過專案例會是一個提出問題，彙總問題，協調問題，分配問題的會議，

有些問題，透過前面時間的溝通、確認、以及判斷，篩選出必須上例會的，排除掉沒必要上例會的，關於這些，專案經理都可以靈活把握。

我們的專案例會這樣開

我們有個專案，規模比較大，接近百人，而且牽扯到異地，同時客戶也要參與。

我們例會時間一般放在週五下午四點，方式是影片會議，參會人選包括:專案經理，各小組負責人，會議紀要人員，客戶代表，會議主持人，會議召集人，其他相干人員。

會議內容，會議主題，會議接入時間，會議地點，參會人選等具體事項在週五上午就會發郵件給各參會人，可抄送密送其他人選，比如各相關領導。

客戶代表由客戶方自己指定。

會議紀要人員每次都由專案經理指定，選擇和本次例會關聯度不大的專案成員擔當。

會議主持人由各小組負責人輪流擔當，當期例會主持人選擇由當期例會關聯度較小的小組負責人擔當。

會議召集人員由專案經理自己擔當。

其他相干人員，根據上面提到的原則進行選擇。

會議召集人監督整個會議，避免會議當中出現不符合主題的情況。

會後，會議紀要都要按時發給相關人員。

總之，專案經理有權利進行靈活的調整，甚至取消。

專案例會最關鍵的是在桌靣上解決需要協調的問題，施工負責人，建設負責人，監理人員，地方相關部門代表，都參加。

一般是每個星期一次例會，由監理單位總監主持；參加人員：建設單位代表，本專案的監理單位備案人員，施工單位的專案經理、總工及施工員；如果例會內容跟設計方面有關的，設計人員也會參加；當然如果專案有特殊要求（如趕工期等），例會次數就會增加，包括施工單位下面的班組長也會參加例會。