一、建立收件人列表 假設包含信件內容的主文件已經準備好，現在開啟它。
選擇“工具/郵件合併”，出現“郵件合併幫助器”視窗，單擊“建立”，選擇“套用信函”，在下一個對話方塊中選擇“活動視窗”。 現在又回到了“郵件合併幫助器” 視窗。單擊“獲取資料”按鈕，再選擇“建立資料來源”以定義收件人資訊。在“建立資料來源”對話方塊中系統已經自動建立了許多域，我們還可以刪除和新增域。完成域名定義後，單擊“確定”，輸入該收件人列表的檔名，選擇“儲存”。 回到“郵件合併幫助器”視窗後，單擊“編輯資料來源”，在對話方塊中輸入第一個收件人的各項資料。單擊“新增”接著輸入下一個收件人資訊，重複上述過程直至輸入所有收件人的資訊。 二、插入合併域 返回主文件介面之後，接下來的任務是將合併域(例如姓名或稱呼等)插入到主文件的合適位置。將插入游標移到域內容應當出現的位置，單擊“郵件合併”工具條上的“插入合併域”，在下拉列表框選擇合適的域，比如當游標所在的位置應當是你對收件人的稱呼時，就選擇域“稱呼”。重複上述過程直至加入了所有的域。 如果要檢視合併後的效果，單擊“郵件合併”工具條上的“檢視合併資料”按鈕，此時就會出現將收件人列表第一個記錄內容合併到郵件正文後的郵件文字，利用“上一記錄”、“下一記錄”按鈕可以改變所合併的收件人記錄。如果要作修改，單擊“檢視合併資料”按鈕，修改間隔或位置，然後再檢查合併後的效果。 三、執行合併操作 編輯好待合併的主文件後，選擇“工具/郵件合併”，開啟“郵件合併幫助器”對話方塊。 選擇“合併”，從“合併到”列表框選擇“新建文件”，選中“資料域為空時，不列印空白行”以保證空域不會以空行形式出現在最終文件中，最後單擊“合併”按鈕就可以合併主文件和收件人列表。 合併結果將出現在螢幕上，寫給各個收件人的郵件依次排列，此時最好再檢查一下，然後列印或儲存合併後的文件。 以後要再次執行合併時，只需開啟主文件，然後選擇“工具/郵件合併”，單擊“合併”就可以了。在退出Word時，會提示儲存收件人列表文件，選擇“是”，否則將丟失這個收件人列表資料。 四、利用Outlook的聯絡人資訊 如果收件人資訊已經在Outlook聯絡人列表中，把這些聯絡人資訊複製到一個新的聯絡人資料夾就可以作為Word郵件合併中的收件人列表。方法是，在Outlook中，選擇“檔案/新建/資料夾”為聯絡人列表建立一個新的資料夾，在“名稱”框中輸入新資料夾的名字(例如“客戶聯絡”)，從“資料夾包含”列表選擇“聯絡人項”，然後選擇一個資料夾的位置並單擊“確定”，如果系統提示是否要建立工具條快捷方式，選擇“否”。(除非你認為確實有必要。) 現在就可以把Outlook聯絡人列表中的資料複製到這個新的資料夾，步驟為：開啟原始檔夾，按住CTRL鍵選中多個聯絡人資訊，保持CTRL鍵按下狀態，將選中內容拖到目標資料夾“客戶聯絡”。 要將這個新的資料夾設定為郵件地址簿，右擊資料夾名字，選擇“屬性”，再選擇“Outlook通訊簿”，選中“將該資料夾顯示為電子郵件通訊簿”，單擊“應用”，最後單擊“確認”。 到此為止，Outlook中的收件人列表已經建立完畢。 在Word中開啟主文件。開啟“郵件合併幫助器”，從對話方塊中選擇“獲取資料/使用通訊簿”，選擇“客戶聯絡”資料夾並單擊“確定”。接下來，就可以按照前面介紹的方法插入合併域、執行合併操作了。 應當注意的是，在指定“客戶聯絡”資料夾作為郵件合併操作的收件人資料來源之後，如果以後在“客戶聯絡”資料夾中增加或改動了聯絡人資訊，這些改動並不會自動反映在合併操作中。為解決這個問題，可以在Word中選擇“工具/郵件合併”，單擊“獲取資料”，按照前面介紹的步驟再次定義資料的來源，此時，Word將重新讀取資料夾的內容，新增加或改動的內容就會反映在後繼的郵件合併操作中。 五、生成電子郵件 將郵件合併結果傳送到Outlook中成為電子郵件。在“郵件合併幫助器”對話方塊中選擇“合併”，從“合併到”列表中選擇“電子郵件”。單擊“設定”，在“含郵件/傳真地址的資料域”中選擇“電子郵件”。 在“郵件訊息主題行”中，輸入電子郵件的主題。有必要的話，選中“以附件形式傳送文件”。 返回“合併”對話方塊，單擊“合併”就可以了。新生成的郵件放在Outlook的發件箱。在發出郵件之前，最好能隨機檢查一些郵件，以驗證合併效果。 六、其他 如果在郵件合併操作中指定現有的資料作為收件人資料來源，當資料來源中的收件人數量遠遠大於本次合併操作的收件人數量時，可以使用查詢限定目標收件人。方法是：在開啟主文件後，選擇“工具/郵件合併”選單，單擊“查詢選項”按鈕。在“查詢選項”對話方塊中選擇查詢域及其條件。如果指定多行查詢條件，各行之間根據實際情況用“與”或者“或”連線。以後執行合併操作時，資料來源中只有那些符合指定條件的資料才參與合併。 Word也可以從Excel讀取收件人資訊。方法是：在“郵件合併幫助器”對話方塊中先選擇“獲取資料”，再選擇“開啟資料來源”，在“開啟資料來源”對話方塊中選擇檔案型別為Excel工作簿，選定Excel檔案，單擊“開啟”按鈕，在Excel對話方塊中選擇“整張電子表格”或指定表格內的某個區域就可以了。
一、建立收件人列表 假設包含信件內容的主文件已經準備好，現在開啟它。
選擇“工具/郵件合併”，出現“郵件合併幫助器”視窗，單擊“建立”，選擇“套用信函”，在下一個對話方塊中選擇“活動視窗”。 現在又回到了“郵件合併幫助器” 視窗。單擊“獲取資料”按鈕，再選擇“建立資料來源”以定義收件人資訊。在“建立資料來源”對話方塊中系統已經自動建立了許多域，我們還可以刪除和新增域。完成域名定義後，單擊“確定”，輸入該收件人列表的檔名，選擇“儲存”。 回到“郵件合併幫助器”視窗後，單擊“編輯資料來源”，在對話方塊中輸入第一個收件人的各項資料。單擊“新增”接著輸入下一個收件人資訊，重複上述過程直至輸入所有收件人的資訊。 二、插入合併域 返回主文件介面之後，接下來的任務是將合併域(例如姓名或稱呼等)插入到主文件的合適位置。將插入游標移到域內容應當出現的位置，單擊“郵件合併”工具條上的“插入合併域”，在下拉列表框選擇合適的域，比如當游標所在的位置應當是你對收件人的稱呼時，就選擇域“稱呼”。重複上述過程直至加入了所有的域。 如果要檢視合併後的效果，單擊“郵件合併”工具條上的“檢視合併資料”按鈕，此時就會出現將收件人列表第一個記錄內容合併到郵件正文後的郵件文字，利用“上一記錄”、“下一記錄”按鈕可以改變所合併的收件人記錄。如果要作修改，單擊“檢視合併資料”按鈕，修改間隔或位置，然後再檢查合併後的效果。 三、執行合併操作 編輯好待合併的主文件後，選擇“工具/郵件合併”，開啟“郵件合併幫助器”對話方塊。 選擇“合併”，從“合併到”列表框選擇“新建文件”，選中“資料域為空時，不列印空白行”以保證空域不會以空行形式出現在最終文件中，最後單擊“合併”按鈕就可以合併主文件和收件人列表。 合併結果將出現在螢幕上，寫給各個收件人的郵件依次排列，此時最好再檢查一下，然後列印或儲存合併後的文件。 以後要再次執行合併時，只需開啟主文件，然後選擇“工具/郵件合併”，單擊“合併”就可以了。在退出Word時，會提示儲存收件人列表文件，選擇“是”，否則將丟失這個收件人列表資料。 四、利用Outlook的聯絡人資訊 如果收件人資訊已經在Outlook聯絡人列表中，把這些聯絡人資訊複製到一個新的聯絡人資料夾就可以作為Word郵件合併中的收件人列表。方法是，在Outlook中，選擇“檔案/新建/資料夾”為聯絡人列表建立一個新的資料夾，在“名稱”框中輸入新資料夾的名字(例如“客戶聯絡”)，從“資料夾包含”列表選擇“聯絡人項”，然後選擇一個資料夾的位置並單擊“確定”，如果系統提示是否要建立工具條快捷方式，選擇“否”。(除非你認為確實有必要。) 現在就可以把Outlook聯絡人列表中的資料複製到這個新的資料夾，步驟為：開啟原始檔夾，按住CTRL鍵選中多個聯絡人資訊，保持CTRL鍵按下狀態，將選中內容拖到目標資料夾“客戶聯絡”。 要將這個新的資料夾設定為郵件地址簿，右擊資料夾名字，選擇“屬性”，再選擇“Outlook通訊簿”，選中“將該資料夾顯示為電子郵件通訊簿”，單擊“應用”，最後單擊“確認”。 到此為止，Outlook中的收件人列表已經建立完畢。 在Word中開啟主文件。開啟“郵件合併幫助器”，從對話方塊中選擇“獲取資料/使用通訊簿”，選擇“客戶聯絡”資料夾並單擊“確定”。接下來，就可以按照前面介紹的方法插入合併域、執行合併操作了。 應當注意的是，在指定“客戶聯絡”資料夾作為郵件合併操作的收件人資料來源之後，如果以後在“客戶聯絡”資料夾中增加或改動了聯絡人資訊，這些改動並不會自動反映在合併操作中。為解決這個問題，可以在Word中選擇“工具/郵件合併”，單擊“獲取資料”，按照前面介紹的步驟再次定義資料的來源，此時，Word將重新讀取資料夾的內容，新增加或改動的內容就會反映在後繼的郵件合併操作中。 五、生成電子郵件 將郵件合併結果傳送到Outlook中成為電子郵件。在“郵件合併幫助器”對話方塊中選擇“合併”，從“合併到”列表中選擇“電子郵件”。單擊“設定”，在“含郵件/傳真地址的資料域”中選擇“電子郵件”。 在“郵件訊息主題行”中，輸入電子郵件的主題。有必要的話，選中“以附件形式傳送文件”。 返回“合併”對話方塊，單擊“合併”就可以了。新生成的郵件放在Outlook的發件箱。在發出郵件之前，最好能隨機檢查一些郵件，以驗證合併效果。 六、其他 如果在郵件合併操作中指定現有的資料作為收件人資料來源，當資料來源中的收件人數量遠遠大於本次合併操作的收件人數量時，可以使用查詢限定目標收件人。方法是：在開啟主文件後，選擇“工具/郵件合併”選單，單擊“查詢選項”按鈕。在“查詢選項”對話方塊中選擇查詢域及其條件。如果指定多行查詢條件，各行之間根據實際情況用“與”或者“或”連線。以後執行合併操作時，資料來源中只有那些符合指定條件的資料才參與合併。 Word也可以從Excel讀取收件人資訊。方法是：在“郵件合併幫助器”對話方塊中先選擇“獲取資料”，再選擇“開啟資料來源”，在“開啟資料來源”對話方塊中選擇檔案型別為Excel工作簿，選定Excel檔案，單擊“開啟”按鈕，在Excel對話方塊中選擇“整張電子表格”或指定表格內的某個區域就可以了。