大型企業如何搭建自有協同辦公平臺？

社會發展日新月異，當前社會已是網路社會，是資訊化的社會。

傳統的手工辦公模式耗時、耗力、繁雜、重複，而且離開辦公室將很難處理，這些已經遠遠不能滿足新形勢下大型企業發展的需要。在資訊化技術、高速發展的今天，企業協同辦公平臺的設計與實現，可以充分發揮人的創造力和想象力，克服傳統辦公模式的弊端，更好地為企業各項管理工作服務。

1、工作效率低下

傳統辦公模式下辦公室人員不停地人工處理收文、發文、流轉、督辦、歸檔等繁雜、重複的工作。紙質檔案需要領導做批示，一旦離開辦公室，檔案將無法及時處理。需分享的資訊必須依次傳閱，決策的制定和實施週期人為地延長，對工作缺乏監督、檢查和評價，員工缺乏積極性。

2、溝通模糊不暢

傳統辦公模式最普遍的是電話溝通，電話溝通雖然實時，但容易打斷員工工作，且不可重現，出了問題相互推諉責任。

3、資訊不能共享

各部門只與自己業務密切相關的部門有聯絡，企業內的各種資訊被分成了一個個孤島，有價值的經驗和資訊不能被共享。

4、管理成本高，辦公資源浪費或閒置

存在幾個部門做同一件事的現象，企業有限資源得不到充分利用；紙質辦公造成紙張、裝置、耗材及人員的極大浪費，辦公裝置不能共享，造成辦公資源閒置；異地機構到總部彙報工作，造成交通費、電話費等辦公費用增加。

5、企業的分支機構不能協同管理

分支機構得不到總部的及時支援與監管的現象，這將給企業帶來巨大的隱患。

協同辦公平臺是一個溝通平臺，是管理和協作的平臺，是知識中心和應用執行支援的平臺，從某種程度上說，協同辦公平臺就是員工隨身的辦公室。同時，在此平臺上還能部署一些應用，如人事管理、ERP 系統等，開發各種協同化的應用軟體。協同辦公平臺的作用主要體現在以下幾方面。

1、減少手工方式產生的錯誤與資訊不準確的現象；

2、消除資訊孤島，共享資訊，提高企業資源的利用率；

3、支撐企業的管理和業務的運作，提升工作效率；

4、藉助網路, 透過手機、膝上型電腦等移動裝置實現隨時隨地辦公；

5、方便獲取企業各種資料，為決策提供參考；

6、降低辦公成本，節約辦公資源。

Java 是目前使用最廣泛、發展最迅速、認同度最高的企業級應用開發技術，相對其他技術，它具有安全、開放、穩定、跨平臺等突出優勢。協同辦公平臺主要包括任務管理、公文管理、檔案管理、新聞管理、內部資訊、會議管理等功能模組，符合企業辦公習慣和特點，使使用者輕鬆的完成日常辦公工作。

為了使協同辦公平臺更人性化，更容易操作，更具有協同性，設計理念需要圍繞工作流程、細節管理、靈活性以及可操作性幾個基本要點出發，進行開發設計，使實現的協同辦公平臺不僅是一個協同辦公軟體，更是一個易用的協同整合平臺。

1、流程化設計

工作流程是企業工作的程式和標準，如果企業沒有工作流程，各工作環節的銜接就會出問題，進而引發一系列問題。所以協同辦公平臺的設計首先要從企業工作流程著手，按照工作流程和部門間的職責分工設計處理程式，將流程固化到協同中，從而杜絕職責不分、許可權不清的現象。

2、精細化設計

協同辦公平臺必須相容所有應用軟體，包括辦公軟體、影片軟體、圖片軟體、閱覽軟體等，而且還要適應電腦、手機等各種裝置的不同作業系統，實質上就是“工作工具和管理工具”，要想達到很好的效果，順暢執行，必須考慮所有細節，解決各種問題。

3、平臺化設計

利用開發商提供的軟體平臺，快速構建其應用，把協同應用中共性的應用做到足夠精緻、足夠靈活，並透過自定義平臺快速構建簡單的、個性化應用，各個軟體中有大量的開發與自定義工具，能夠最大程度地滿足不同企業的個性化應用，幫助企業隨機應變，不斷擴充套件和延伸功能。

4、易用性設計

易用性設計體現在產品設計的每一個細節，需要企業親身體驗和感悟，沒有考量標準，總體依照讓使用者儘量少寫東西、少記東西、簡潔、易操作、易理解的原則，最大限度地確保產品的易用性、可操作性。

可以自行開發+購買系統與服務，伴隨著阿里、微軟、藍凌等廠商的低程式碼開發平臺越來越成熟，未來企業自行開發的比例會越來越大，因為企業對業務需求更熟悉，如果開發工具易上手，比向供應商提需求，溝通合作要來得快。