1.打電話時要語言簡短，而且聲音要柔和
因為我們不知道別人有多忙，甚至認為施壓給對方為理所當然，這當然是不對的。千萬不要浪費別人的寶貴時間。打電話時，要保持柔和、輕鬆的態度和確實的事實，並儘可能用最短的時間表達你想要達到的目的，然後儘快結束。如果你打電話遵循這個原則的話，別人會很高興在辦公室裡接聽你的電話。
2.打電話時，要注意周圍有沒有嘈雜聲
打電話時電話的聲響、附近人的談話，或是你吃三明治的聲音。吃喝的雜聲一旦進入話筒後便會擴大，這會令電話另一端的人感覺煩躁。
3.如果你已經撥通電話，但是沒聯絡上，應重新再撥
如果你已經撥通電話，但是沒聯絡上對方，你應重新去撥，不管沒聯絡上的原因是誰的不對。假如你撥錯了電話，不要對被你打擾的人發出刺耳的聲音，“啪”地一聲掛掉電話。你應該迅速地表達歉意：
“非常抱歉，我撥錯電話了。請你原諒。”再掛掉電話。如果你向別人表達了歉意，別人就不會再心生憤恨了。
4.準時撥電話給時間緊的人，這對他比較方便
如果你想與某人聯絡，而直接打電話到他的辦公室，一定要問對方：“這時候我打電話給你方便嗎？”如果時間不合適，你可以和對方重新約個時間再聯絡。他可能由於工作忙在趕時間，或者是辦公室裡有客人，或者是正在參與某項重要活動，由於種種原因沒辦法接聽你的電話。也可能你打電話給他時他還在，但是因為秘書不在，或者他有其他的約會，因而不方便接你的電話。所以你一定要問對方：“這時候打電話給你，你方便嗎？”這是非常重要的一句。
5.注意聽電話的對方在說些什麼
當你接聽別人電話時，不要一邊看報紙，或是閱讀放在桌上的報告，否則你會錯過重要的談話內容。對方也許已在電話的另一端聽到你的興致不高，他也不知道自己該怎麼辦，這樣的話，談話時間就會被拉長，比原定時間更長。保持輕鬆的語氣，並要有適當的間歇，這樣就會愉快結束電話，當然也就愈能使你興奮。其次，不要突然轉身與辦公室裡的其他人說話，因此打斷電話。當你設想必是你的電話時，與你交談的人最在意的問題就是你的注意力，你應該示意秘書或同事去接聽。同樣，當你約了別人來辦公室和你探討某事，卻在這時候電話打個不停，這種舉動實在太無禮且沒有工作效率。
6.打長途電話給外省市的人請求協助，應確定他是否可以回電話
如果你打電話給外省市的某人，並請求對方的協助，或者想向他推銷一個觀念，你必須確定他是否應該回你的電話。當然，電話的費用應該由你來支付，而不是他。例如，如果你從紐約打電話到舊金山找人，正好這個人不在辦公室，最好不要要求對方回你的電話，否則你必須負擔那筆昂貴的電話費用。你應該問明他什麼時間會有空，然後再打給他。如果留言請他一定要回你的電話，要宣告由你自己付費（當對方請你回電話時，這樣的電話費很貴）。打長途電話請求某事，這筆電話費一個小型企業的老闆可付不起。
7.對無趣的來電者要有禮貌
電話的發展已經很普遍，你一定會時常接到推銷東西的電話，要避開這些電話是很不可能的。來電者也許會令你不舒服，因而遭到無端的斥責。但他們常常是年輕人，才剛開始創業，斥責他們實在讓人覺得太殘忍，因此當接到推銷東西的來電時，正確的處理方式一般是，告訴他：“你聽好了，任何中介服務或股票諮詢我都不需要。我的這個部門現在管理得不錯，不過我還是很感謝你的來電。你的聲音很好聽，我們也談得很融洽，看得出來你是一個細心的人，我雖然幫不上你的忙，但仍祝你好運。希望你的業績更上一層！”然後將電話掛掉。因為有如此一番的讚美，相信對方將會滿心歡喜，而不會生悶氣！
1.打電話時要語言簡短，而且聲音要柔和
因為我們不知道別人有多忙，甚至認為施壓給對方為理所當然，這當然是不對的。千萬不要浪費別人的寶貴時間。打電話時，要保持柔和、輕鬆的態度和確實的事實，並儘可能用最短的時間表達你想要達到的目的，然後儘快結束。如果你打電話遵循這個原則的話，別人會很高興在辦公室裡接聽你的電話。
2.打電話時，要注意周圍有沒有嘈雜聲
打電話時電話的聲響、附近人的談話，或是你吃三明治的聲音。吃喝的雜聲一旦進入話筒後便會擴大，這會令電話另一端的人感覺煩躁。
3.如果你已經撥通電話，但是沒聯絡上，應重新再撥
如果你已經撥通電話，但是沒聯絡上對方，你應重新去撥，不管沒聯絡上的原因是誰的不對。假如你撥錯了電話，不要對被你打擾的人發出刺耳的聲音，“啪”地一聲掛掉電話。你應該迅速地表達歉意：
“非常抱歉，我撥錯電話了。請你原諒。”再掛掉電話。如果你向別人表達了歉意，別人就不會再心生憤恨了。
4.準時撥電話給時間緊的人，這對他比較方便
如果你想與某人聯絡，而直接打電話到他的辦公室，一定要問對方：“這時候我打電話給你方便嗎？”如果時間不合適，你可以和對方重新約個時間再聯絡。他可能由於工作忙在趕時間，或者是辦公室裡有客人，或者是正在參與某項重要活動，由於種種原因沒辦法接聽你的電話。也可能你打電話給他時他還在，但是因為秘書不在，或者他有其他的約會，因而不方便接你的電話。所以你一定要問對方：“這時候打電話給你，你方便嗎？”這是非常重要的一句。
5.注意聽電話的對方在說些什麼
當你接聽別人電話時，不要一邊看報紙，或是閱讀放在桌上的報告，否則你會錯過重要的談話內容。對方也許已在電話的另一端聽到你的興致不高，他也不知道自己該怎麼辦，這樣的話，談話時間就會被拉長，比原定時間更長。保持輕鬆的語氣，並要有適當的間歇，這樣就會愉快結束電話，當然也就愈能使你興奮。其次，不要突然轉身與辦公室裡的其他人說話，因此打斷電話。當你設想必是你的電話時，與你交談的人最在意的問題就是你的注意力，你應該示意秘書或同事去接聽。同樣，當你約了別人來辦公室和你探討某事，卻在這時候電話打個不停，這種舉動實在太無禮且沒有工作效率。
6.打長途電話給外省市的人請求協助，應確定他是否可以回電話
如果你打電話給外省市的某人，並請求對方的協助，或者想向他推銷一個觀念，你必須確定他是否應該回你的電話。當然，電話的費用應該由你來支付，而不是他。例如，如果你從紐約打電話到舊金山找人，正好這個人不在辦公室，最好不要要求對方回你的電話，否則你必須負擔那筆昂貴的電話費用。你應該問明他什麼時間會有空，然後再打給他。如果留言請他一定要回你的電話，要宣告由你自己付費（當對方請你回電話時，這樣的電話費很貴）。打長途電話請求某事，這筆電話費一個小型企業的老闆可付不起。
7.對無趣的來電者要有禮貌
電話的發展已經很普遍，你一定會時常接到推銷東西的電話，要避開這些電話是很不可能的。來電者也許會令你不舒服，因而遭到無端的斥責。但他們常常是年輕人，才剛開始創業，斥責他們實在讓人覺得太殘忍，因此當接到推銷東西的來電時，正確的處理方式一般是，告訴他：“你聽好了，任何中介服務或股票諮詢我都不需要。我的這個部門現在管理得不錯，不過我還是很感謝你的來電。你的聲音很好聽，我們也談得很融洽，看得出來你是一個細心的人，我雖然幫不上你的忙，但仍祝你好運。希望你的業績更上一層！”然後將電話掛掉。因為有如此一番的讚美，相信對方將會滿心歡喜，而不會生悶氣！