1、每季度出具物業服務報告，在小區內公示，有業委會專案可在業委會備案。

2、公告張貼時，建立公告臺賬。包括如禁止違章搭建、禁止佔用公共區域、施工公告、消殺、清洗外牆公告、禁止高空拋物等，也在留存範圍內。

3、電梯維修、外牆清洗、消殺、綠化、管道疏通等工作中應當建立工作記錄臺賬，適當的將工作情況及結果在小區內進行公示。

4、日常維修、投訴等及時處理並書面與業主確定處理結果。

5、日常涉及業主簽字事宜，必須由業主本人簽字，非本人簽字應當由代簽人註明與業主的關係。

6、公司文字檔案涉及業主簽字，不得進行修改、塗畫、增加、備註。

7、不定期進行物業服務問卷調查，針對業主疑問事宜，及時跟進解決並由業主確認跟進結果。

8、物業服務過程中各種工作記錄應當留存2年以上。

擴充套件資料：

物業訴訟中業主正確的做法：

一、需要做到以下幾點：

1、首先要按時交納物業費，只有這樣才有與物業公司討價還價的資本。

2、物業服務未按照服務協議的約定做到位，業主要由淺入深及時向物業反映、投訴，物業都會有相應記錄，況且到後期實在沒有改善，可以採取能留存證據的投訴方式。

3、要找出物業的違反合同的地方，要區分地產責任和物業責任，不要把地產責任放到物業頭上。

在以上基礎上，蒐集證據，積極應訴答辯。或者提起反訴。

二、應對流程如下：

1、簽收法院送達的各種訴訟文書，包括應訴通知書、開庭傳票、舉證通知書等。

2、當事人可以自己進行訴訟，也可以根據需要委託一到二名訴訟代理人。

3、提交答辯狀。法律規定，被告要在收到起訴狀副本後15日內提交答辯狀。

4、收集、提交證據。一定要詳細閱讀法院的《舉證通知書》，嚴格按照法院的要求進行舉證。