電話禮儀形象是指接打電話的人透過語言的傳遞方式給予對方應有的、可以感受到的尊重和理解，以及對你工作態度和工作方式方法的認知。在電話中，對方雖然不能看見接打電話者的面容，但是他會根據你在電話交談中的細節來推測並分感受接打電話者的素質、修養等內涵形象。這就是電話禮儀中需要關注的重點。在公務或商務活動中尤其要注重以下幾各方面： 一般應在電話鈴聲響兩遍後，立即拿起電話。如果在鈴響三聲、甚至超過以後再接聽，是缺乏效率的表現，勢必給來電者留下公司管理不善不好的第一印象，同時也會讓對方不耐煩和焦急。因為客觀原因一時無法接聽（如電話機不在身邊，或一時走不開），應該在拿起話筒後先向對方表示自己的歉意並做出適當的解釋，如“很抱歉，讓你久等了”等。 在工作場合，接聽電話時，應先致問候，再自報家門。對外接待應報出單位名稱，接內線電話應報出部門名稱. 例1. “您好，XX公司” 例2.“你好, XX局人事處，”。 例3.“你好，銷售部辦公室，我是XXX。” 自報家門是讓對方知道有沒有打錯電話，萬一打錯電話也可少費口舌。規範的電話體現的不僅是對對方的尊重，而且也反映出本單位的高效率和嚴管理。 （1）先告知他要找的人在或因故無法接聽電話； （2）準備好紙筆進行記錄； （3）詢問對方姓名、職務、方便回話的電話號碼等資訊； （4）需要並方便告知的緊急事件等； （5）對上述內容逐一記錄； （6）及時告知應受話人此次電話的上述事項。 接到錯打的電話，也應講究禮貌，保持良好的接聽態度。顯示出良好的素質。不用汙言穢語辱罵對方。可用簡短的話語通知對方打錯了。 在辦公室工作的人員，應該有意識的訓練自己的聽辨能力。假如對方是老顧客，經常打電話來，一開口就能聽出他或她的聲音，那麼可以用合適的稱謂問好：“您好，王經理。”這樣一來，會給對方留下特別受到重視的感覺，增強對方對你的好感。 我們接聽電話時，為了表示在認真聽對方說話，應不斷地說：“是，是”、“好，好吧”等，一定要用得恰到好處，否則會適得其反。要根據對方的身份、年齡、場合等具體情況，應付方式各異。 （1）平級之間結束通話（沒有差異，沒有主客）可以有兩種選擇： ① 打來電話的一方先結束通話電話；當對方向你說“再見”時，別忘了迴應一個“再見”，並等對方掛了以後再掛電話，最好不要一聽到對方說“再見”就馬上掛電話，尤其不能在對方一講完話，還沒來得及說“再見”就把電話掛了。 ② 接聽電話的一方先結束通話電話，但是得問清是否還有其他事項。然後說“再見”。 （2）身份、地位或年齡之間有差異的通話結束方式應該是等待對方結束通話電話後再結束通話電話。 （3）無論哪種結束通話的方式都應注意，結束通話電話時應小心輕放，別讓對方聽到很響的擱話筒的聲音。 （4）如果雙方都在等待對方結束通話電話是，可選擇在結束通話3秒以後結束通話電話。 當需要打電話時，首先應確定撥打電話的時間是否合適。要考慮對方是否方便接聽電話，並選擇對方方便的時間撥打電話，儘量避開在對方忙碌或是休息的時間打電話。一般說來，有幾點應該注意： （1）避開對方的吃飯和休息時間。主要是指早晨8點以前，晚上10點以後，給對方家裡打電話是不合適的。除非有緊急事情。 （2）避免在對方有可能非常忙碌的時間打去電話。如，在對方準備出門上班前幾分鐘打電話，可能會使對方遲到。 （3）儘量避免將涉及工作上的事情直接打電話到別人的家裡。 （4）避免在週一一大早就打電話到對方的工作單位。因為週一都是各個單位或公司最忙的一天。 （5）避免在對方快要下班的前幾分鐘打電話。因為快要下班前，別人可能有些事情要處理，處理完後直接回家。如果因為你的電話而耽誤了對方的私人時間，也許對方會不快。 （6）避免因私事打電話到對方的單位，即便是緊急時間肥大不可，也應該先詢問對方：“你現在方便接聽電話嗎？”即使得到對方的肯定答覆，也儘量簡明扼要說清問題，儘可能因私事佔用對方的工作時間，避免影響對方工作單位的正常的業務往來。 撥打電話後，聽到對方接起電話時，打電話的一方應主動自報家門，這既是對對方的尊重，也可以讓對方準確無誤地瞭解打電話人的身份，讓對方有一個是否與你通話的選擇權。 不認識對方時，應該作詳細的自我表現介紹： 例1.“你好，我是XXX，XX公司銷售部經理的秘書。” 認識對方,對方一接聽電話能馬上確定聽話人是誰，不妨直接說出這個人的名字或正確的稱呼，這樣，會使對方感到被重視的榮幸。 例2.“王經理，您好，我是XXX，XX公司銷售部經理的秘書。” 例1.“我是**，王經理的秘書”； 例2.“我是銷售部的XXX”；“ 例3. “王先生，你好，我是XXX。” 如果你要找的人恰巧不在，你可以有幾種應對方式： 在事情不是很緊急的情況，而且自己還有其他的聯絡方式的情況下，可以直接用“對不起，打擾了，再見”的話結束通話。 通常在情況較緊急時採用，具體的做法是： 例1. “請問我什麼時候再打來比較合適？” 例2. “我有緊急的事情，要找王經理，不知道有沒有其他的聯絡方式？” 不管對方是否為你提供了其他的聯絡方式，都應該禮貌地說：“再見”。 可用禮貌的方式請求對方轉告。留言時，要說清楚自己的姓名、單位名稱、電話號碼、回電時間、轉告的內容等。在對方記錄下這些內容後，千萬不要忘記問：“對不起，請問您怎麼稱呼？”對方告知後要用筆記錄下來，以備查詢。
電話禮儀形象是指接打電話的人透過語言的傳遞方式給予對方應有的、可以感受到的尊重和理解，以及對你工作態度和工作方式方法的認知。在電話中，對方雖然不能看見接打電話者的面容，但是他會根據你在電話交談中的細節來推測並分感受接打電話者的素質、修養等內涵形象。這就是電話禮儀中需要關注的重點。在公務或商務活動中尤其要注重以下幾各方面： 一般應在電話鈴聲響兩遍後，立即拿起電話。如果在鈴響三聲、甚至超過以後再接聽，是缺乏效率的表現，勢必給來電者留下公司管理不善不好的第一印象，同時也會讓對方不耐煩和焦急。因為客觀原因一時無法接聽（如電話機不在身邊，或一時走不開），應該在拿起話筒後先向對方表示自己的歉意並做出適當的解釋，如“很抱歉，讓你久等了”等。 在工作場合，接聽電話時，應先致問候，再自報家門。對外接待應報出單位名稱，接內線電話應報出部門名稱. 例1. “您好，XX公司” 例2.“你好, XX局人事處，”。 例3.“你好，銷售部辦公室，我是XXX。” 自報家門是讓對方知道有沒有打錯電話，萬一打錯電話也可少費口舌。規範的電話體現的不僅是對對方的尊重，而且也反映出本單位的高效率和嚴管理。 （1）先告知他要找的人在或因故無法接聽電話； （2）準備好紙筆進行記錄； （3）詢問對方姓名、職務、方便回話的電話號碼等資訊； （4）需要並方便告知的緊急事件等； （5）對上述內容逐一記錄； （6）及時告知應受話人此次電話的上述事項。 接到錯打的電話，也應講究禮貌，保持良好的接聽態度。顯示出良好的素質。不用汙言穢語辱罵對方。可用簡短的話語通知對方打錯了。 在辦公室工作的人員，應該有意識的訓練自己的聽辨能力。假如對方是老顧客，經常打電話來，一開口就能聽出他或她的聲音，那麼可以用合適的稱謂問好：“您好，王經理。”這樣一來，會給對方留下特別受到重視的感覺，增強對方對你的好感。 我們接聽電話時，為了表示在認真聽對方說話，應不斷地說：“是，是”、“好，好吧”等，一定要用得恰到好處，否則會適得其反。要根據對方的身份、年齡、場合等具體情況，應付方式各異。 （1）平級之間結束通話（沒有差異，沒有主客）可以有兩種選擇： ① 打來電話的一方先結束通話電話；當對方向你說“再見”時，別忘了迴應一個“再見”，並等對方掛了以後再掛電話，最好不要一聽到對方說“再見”就馬上掛電話，尤其不能在對方一講完話，還沒來得及說“再見”就把電話掛了。 ② 接聽電話的一方先結束通話電話，但是得問清是否還有其他事項。然後說“再見”。 （2）身份、地位或年齡之間有差異的通話結束方式應該是等待對方結束通話電話後再結束通話電話。 （3）無論哪種結束通話的方式都應注意，結束通話電話時應小心輕放，別讓對方聽到很響的擱話筒的聲音。 （4）如果雙方都在等待對方結束通話電話是，可選擇在結束通話3秒以後結束通話電話。 當需要打電話時，首先應確定撥打電話的時間是否合適。要考慮對方是否方便接聽電話，並選擇對方方便的時間撥打電話，儘量避開在對方忙碌或是休息的時間打電話。一般說來，有幾點應該注意： （1）避開對方的吃飯和休息時間。主要是指早晨8點以前，晚上10點以後，給對方家裡打電話是不合適的。除非有緊急事情。 （2）避免在對方有可能非常忙碌的時間打去電話。如，在對方準備出門上班前幾分鐘打電話，可能會使對方遲到。 （3）儘量避免將涉及工作上的事情直接打電話到別人的家裡。 （4）避免在週一一大早就打電話到對方的工作單位。因為週一都是各個單位或公司最忙的一天。 （5）避免在對方快要下班的前幾分鐘打電話。因為快要下班前，別人可能有些事情要處理，處理完後直接回家。如果因為你的電話而耽誤了對方的私人時間，也許對方會不快。 （6）避免因私事打電話到對方的單位，即便是緊急時間肥大不可，也應該先詢問對方：“你現在方便接聽電話嗎？”即使得到對方的肯定答覆，也儘量簡明扼要說清問題，儘可能因私事佔用對方的工作時間，避免影響對方工作單位的正常的業務往來。 撥打電話後，聽到對方接起電話時，打電話的一方應主動自報家門，這既是對對方的尊重，也可以讓對方準確無誤地瞭解打電話人的身份，讓對方有一個是否與你通話的選擇權。 不認識對方時，應該作詳細的自我表現介紹： 例1.“你好，我是XXX，XX公司銷售部經理的秘書。” 認識對方,對方一接聽電話能馬上確定聽話人是誰，不妨直接說出這個人的名字或正確的稱呼，這樣，會使對方感到被重視的榮幸。 例2.“王經理，您好，我是XXX，XX公司銷售部經理的秘書。” 例1.“我是**，王經理的秘書”； 例2.“我是銷售部的XXX”；“ 例3. “王先生，你好，我是XXX。” 如果你要找的人恰巧不在，你可以有幾種應對方式： 在事情不是很緊急的情況，而且自己還有其他的聯絡方式的情況下，可以直接用“對不起，打擾了，再見”的話結束通話。 通常在情況較緊急時採用，具體的做法是： 例1. “請問我什麼時候再打來比較合適？” 例2. “我有緊急的事情，要找王經理，不知道有沒有其他的聯絡方式？” 不管對方是否為你提供了其他的聯絡方式，都應該禮貌地說：“再見”。 可用禮貌的方式請求對方轉告。留言時，要說清楚自己的姓名、單位名稱、電話號碼、回電時間、轉告的內容等。在對方記錄下這些內容後，千萬不要忘記問：“對不起，請問您怎麼稱呼？”對方告知後要用筆記錄下來，以備查詢。