物料編碼設定的一些基本原則及口訣
一、求唯一 通常情況下，只要物料的物理或化學性質有變化，只要物料必須要在倉庫中儲存，就必須為其指定一個編碼，即通常所說的一物一碼。比如某零件要經過沖壓成型、鑽孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即衝壓成型後立即進行鑽孔，緊接著進行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個程式碼。如果該物料的三道工序不在同一個車間完成，其順序是衝壓、入庫、領料、鑽孔、入庫、領料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區分該物料的三種狀態，必須編制不同的物料編碼。 二、分類別
在編碼時，一般會按一定的分類方式對編號進行分類，這樣，在日常的查詢或報表列印時，同類的資料才能排在一起，便於我們比較和彙總統計等。通常我們在對物料進行編碼時，會按大類－中類－小類－流水號的形式進行編碼，比如，第一碼錶示大分類，如成品，原材料，半成品等，第二、三碼錶示中分類，第四、五、六碼錶示小分類，最後是三位的流水號，透過這樣的分類，我們可以保證相同類的物料在做統計分析時是可以排在一起的。 三、勿有意
我們在給客戶輔導編碼時，非專業性的人員通常都要求讓編號反映某些意義，使得編號容易記憶或者可以望“字“生義，常常會將英文單詞的首幾位或縮寫字母編在編號上；再有，還要把物料的規格、尺寸等屬性也要反映在料號中。在資料量不大時，這種編碼方式的確可能比較方便，使用起來可能會比較符合使用者現時的習慣，但是當資料數量越來越大時，要記憶的東西太多了，實際上已經達不到當初設想的易於記憶的目的了，結果給後續新增編碼造成很大的困擾，無法進行新增編碼的編制。 在很多企業中，常常就是為了要整理理出有意義的料號體系，而使得編號工作變得非常困難，經常會組織很多部門，來討論如何才能將這些有意義的東西編到編碼中去，耗費了大量的人力、物力和時間，經常是編到一半發現無法編制下去。比如，我們在編電阻的編碼的時候，客戶人員常常會要求將阻值、材質加到編碼中，甚至將10的幾次“方“也要加到編碼中，以方便看了編碼就知道電阻的阻值和材質。結果日後有新增的物料時，卻發覺實在很難遵行原來的原則進行新物料的編號工作。 其實，料號僅是物料的程式碼。是為了便於計算機系統管理，而給的一個編號而已。它可以不具備任何意義，就如我們的身份證號碼一樣。這樣，即使有上萬條物料，也可以在短短的兩、三週內就完成所有的編號工作。 在國外，有許多公司乾脆就用亂數法則直接賦予物料編號，而絲毫不會影響電腦作業的執行。因為在交易數量龐大的資訊化作業中我們不需要也不可能去記憶每一個料號所代表的物料。我們要知道的只是料件的名稱規格，而所有的資料在列印或顯示時，名稱規格都可以隨著料號出現。 四、避變化
如果資料的某項屬性在未來有可能會發生變動，則絕不應該將此項屬性納入到編號中。否則，一旦發生變動時，是否要修改編號及如何進行修改都將會是一個十分困擾的抉擇。常見的如員工編號，員工所屬部門就不應該納入員工編號中，因為部門的調整或是員工調動部門都可能會經常發生；另外如客戶所屬的地區，業務員分管區域等等皆是如此。通常，在系統上，可以用單獨的欄位來記錄這些屬性。 五、數字好 編碼最好全部用阿拉伯數字來編號。一則可提高填寫、錄入編號的效率，二則避免數字與某些英文字母因為形象或讀音雷同而產生混淆的情形，如O與0，I與1等等。如果一定要用英文字母的話，則英文字母最好排在編號的前幾碼，且位數必須一致。一定要避免英文字母與數字混雜使用的情況。 在編碼中，有些客戶人員為了使編號段落分明而要求在編號中使用“－“符號，或者在編號中夾雜“*”、“/”等特殊符號。這些符號的使用必然影響編碼的錄入效率，在日常口述編號時亦會造成不便，因此最好避免採用。如果非用這些符號不可，則應該規定固定符號出現的位置，否則一定會產生困擾。
六、力求短
編號的長度要越短越好，以方便記憶、閱讀、填寫、錄入，提高效率。同時，也大大降低出錯的機率。如果一個編碼有30位，它可能記錄了物料的很多屬性，但是在錄入、填寫中會非常困難，也非常容易出錯。通常在8---12位之間會比較好，既能滿足一般編號容量的要求，也能較好的反應適當的重要屬性，且便於記憶、錄入等。 七、長統一 編號長度統一，可以使我們在閱讀或錄入時很容易發現編號長度不對，有漏輸或多輸。如果實在做不到編號位數統一，則至少要求同一類的位數要統一。比如，對ATO製造企業來說，可能會存在半成品數量相對成品要少的情況，在編號長度上，很難讓半成品和成品的編碼長度統一，那我們可以讓成品類的編號長度保持統一，半成品類的長度保持統一，如，成品是10位，半成品則是8位。另外也可以透過補「0」的方式來保證確保編碼長度統一。 八、用跳號
隨著企業的發展，每天都會有新的物料出現，需要增加新編碼，所以在編碼時，編碼的擴充性非常重要，而如何才能實現編碼的擴充套件性呢？通常我們用跳號的方法來實現。比如在分類號中預留一些空號以便日後可以插入，同時也可以加大相應分類的編碼容量，如050---080可以編成同一個小類。在實際編碼中，此項原則往往會被忽略掉，而此項原則最能體現我們的專業性，是檢驗我們的編碼能否經的起時間考驗的重要原則，請切記！
物料編碼設定的一些基本原則及口訣
一、求唯一 通常情況下，只要物料的物理或化學性質有變化，只要物料必須要在倉庫中儲存，就必須為其指定一個編碼，即通常所說的一物一碼。比如某零件要經過沖壓成型、鑽孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即衝壓成型後立即進行鑽孔，緊接著進行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個程式碼。如果該物料的三道工序不在同一個車間完成，其順序是衝壓、入庫、領料、鑽孔、入庫、領料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區分該物料的三種狀態，必須編制不同的物料編碼。 二、分類別
在編碼時，一般會按一定的分類方式對編號進行分類，這樣，在日常的查詢或報表列印時，同類的資料才能排在一起，便於我們比較和彙總統計等。通常我們在對物料進行編碼時，會按大類－中類－小類－流水號的形式進行編碼，比如，第一碼錶示大分類，如成品，原材料，半成品等，第二、三碼錶示中分類，第四、五、六碼錶示小分類，最後是三位的流水號，透過這樣的分類，我們可以保證相同類的物料在做統計分析時是可以排在一起的。 三、勿有意
我們在給客戶輔導編碼時，非專業性的人員通常都要求讓編號反映某些意義，使得編號容易記憶或者可以望“字“生義，常常會將英文單詞的首幾位或縮寫字母編在編號上；再有，還要把物料的規格、尺寸等屬性也要反映在料號中。在資料量不大時，這種編碼方式的確可能比較方便，使用起來可能會比較符合使用者現時的習慣，但是當資料數量越來越大時，要記憶的東西太多了，實際上已經達不到當初設想的易於記憶的目的了，結果給後續新增編碼造成很大的困擾，無法進行新增編碼的編制。 在很多企業中，常常就是為了要整理理出有意義的料號體系，而使得編號工作變得非常困難，經常會組織很多部門，來討論如何才能將這些有意義的東西編到編碼中去，耗費了大量的人力、物力和時間，經常是編到一半發現無法編制下去。比如，我們在編電阻的編碼的時候，客戶人員常常會要求將阻值、材質加到編碼中，甚至將10的幾次“方“也要加到編碼中，以方便看了編碼就知道電阻的阻值和材質。結果日後有新增的物料時，卻發覺實在很難遵行原來的原則進行新物料的編號工作。 其實，料號僅是物料的程式碼。是為了便於計算機系統管理，而給的一個編號而已。它可以不具備任何意義，就如我們的身份證號碼一樣。這樣，即使有上萬條物料，也可以在短短的兩、三週內就完成所有的編號工作。 在國外，有許多公司乾脆就用亂數法則直接賦予物料編號，而絲毫不會影響電腦作業的執行。因為在交易數量龐大的資訊化作業中我們不需要也不可能去記憶每一個料號所代表的物料。我們要知道的只是料件的名稱規格，而所有的資料在列印或顯示時，名稱規格都可以隨著料號出現。 四、避變化
如果資料的某項屬性在未來有可能會發生變動，則絕不應該將此項屬性納入到編號中。否則，一旦發生變動時，是否要修改編號及如何進行修改都將會是一個十分困擾的抉擇。常見的如員工編號，員工所屬部門就不應該納入員工編號中，因為部門的調整或是員工調動部門都可能會經常發生；另外如客戶所屬的地區，業務員分管區域等等皆是如此。通常，在系統上，可以用單獨的欄位來記錄這些屬性。 五、數字好 編碼最好全部用阿拉伯數字來編號。一則可提高填寫、錄入編號的效率，二則避免數字與某些英文字母因為形象或讀音雷同而產生混淆的情形，如O與0，I與1等等。如果一定要用英文字母的話，則英文字母最好排在編號的前幾碼，且位數必須一致。一定要避免英文字母與數字混雜使用的情況。 在編碼中，有些客戶人員為了使編號段落分明而要求在編號中使用“－“符號，或者在編號中夾雜“*”、“/”等特殊符號。這些符號的使用必然影響編碼的錄入效率，在日常口述編號時亦會造成不便，因此最好避免採用。如果非用這些符號不可，則應該規定固定符號出現的位置，否則一定會產生困擾。
六、力求短
編號的長度要越短越好，以方便記憶、閱讀、填寫、錄入，提高效率。同時，也大大降低出錯的機率。如果一個編碼有30位，它可能記錄了物料的很多屬性，但是在錄入、填寫中會非常困難，也非常容易出錯。通常在8---12位之間會比較好，既能滿足一般編號容量的要求，也能較好的反應適當的重要屬性，且便於記憶、錄入等。 七、長統一 編號長度統一，可以使我們在閱讀或錄入時很容易發現編號長度不對，有漏輸或多輸。如果實在做不到編號位數統一，則至少要求同一類的位數要統一。比如，對ATO製造企業來說，可能會存在半成品數量相對成品要少的情況，在編號長度上，很難讓半成品和成品的編碼長度統一，那我們可以讓成品類的編號長度保持統一，半成品類的長度保持統一，如，成品是10位，半成品則是8位。另外也可以透過補「0」的方式來保證確保編碼長度統一。 八、用跳號
隨著企業的發展，每天都會有新的物料出現，需要增加新編碼，所以在編碼時，編碼的擴充性非常重要，而如何才能實現編碼的擴充套件性呢？通常我們用跳號的方法來實現。比如在分類號中預留一些空號以便日後可以插入，同時也可以加大相應分類的編碼容量，如050---080可以編成同一個小類。在實際編碼中，此項原則往往會被忽略掉，而此項原則最能體現我們的專業性，是檢驗我們的編碼能否經的起時間考驗的重要原則，請切記！