這個我知道，以前我也被手動錄入發票所擾。自從配置了柯尼卡美能達的印核票據管理解決方案後，可以利用掃描槍、掃描器對電子發票進行錄入，並統一匯入電子發票，進行資料彙總。柯尼卡美能達的印核票據管理解決方案可以說是財務救星！

要減少發票錄入工作，都只能靠看你們公司系統化體系：

1、銷售發票：企業的業務系統與開票系統對接直接開票，開票系統再和財務系統對接直接生成憑證。

2、費用支付申請系統（比如OA）與財務系統對接，報銷人在支付系統報銷提單，財務直接生成費用憑證到財務系統，對公支付同樣直接。

3、供應鏈系統與財務系統對接（一般財務系統也包含了供應鏈，有公司單獨把供應鏈系統分開），採購發票直接供應鏈生成憑證到財務系統。

4、網銀與財務系統對接直接生成銀行對賬單。

一系列業務系統都可以與財務系統對接，實現無手工輸入，提高效率和減少差錯率，當然了會計失業率不知道會不會也會提高，會計人還是要不斷學習進步，提升自己財務價值！

我來說一個解決方案，可以解決大量發票的資訊錄入和真偽查驗。適用大中小企業，而且經過成功案例驗證過。

這個思路的本質是企業管理。職責轉移的意思很好理解，就是把發票錄入的工作從財務工作者的手中分擔到其他崗位。目前瞭解的有兩種：

第一種：前移職責

從報銷流程上，將發票錄入+真偽前移至報銷人身上，從流程發起最前端開始解決。

適用企業：大中小企業

財務不做貼票、查驗的工作。具體執行的時候，有一個笨方法，一個快方法。

1. 笨方法是：手工錄入。有接觸過一家傳統企業上市公司，他們要求報銷申請的時候，員工自己錄入發票到系統中，自己登陸金稅三期查驗發票。然後紙質發票自己貼好，部門助理審批後提交單據和線上流程。

2. 快方法是：軟體錄入。員工在提交報銷申請的時候，可以透過OCR技術自動識別發票資訊。紙質發票也好、電子發票也罷，都可以自動識別錄入系統。

第二種：集中處理

設立財務共享中心，集中處理財務核算工作

適用企業：集團大型企業

這種情況一般是企業規模非常大，向華為這樣的，就是成立了財務共享中心，將財務核算的工作獨立集中處理，更碎片化、高效化的處理。各分子公司、海外事業部門透過集中郵寄報銷單交給共享中心處理，報銷單和憑證就地儲存。

這樣屬於組織架構調整，各方面資源支撐很重要。中小企業沒有多大參考意義。

為什麼這麼說？如果無法拜託人工參與，那效率提升的空間會非常小。財務資訊化的發展取向無紙化、電子化，這個過程的關鍵就是軟體支撐。

大企業一般財力人力物力比較充足，所以注重的是流程改造。並且會配備比較好的ERP軟體和團隊。

1. 建立共享中心。就是把財務工作模組化，每個模組集中處理。並且往往會選擇在人力成本較低的城市成立共享中心，以使其經濟效益最大化。

2. 部分流程改造。比如發票很多、錄入很多的報銷流程。都設計成自動化流程。報銷者只需要提交掃描件到系統中，並且完成網上填寫報銷的工作，財務只需要看下發票數量、真偽，修改下提交的報銷，系統可以自動生成財務憑證。完全不需要錄入。另外，對於大量發票收集查驗勾選工作，甚至後期的報表生成分析工作，有些公司已經開發了一體化軟體，可以實現員工微信支付，對方生成發票，稅務校驗，生成財務憑證、報銷資料分析等一系列的自動化操作。那麼單就報銷這個環節，財務人員可以節省很多的重複勞動。老總可以實時在手機上看到某個人，或者團隊的報銷情況分析報表。

小企業雖然財力物力不充足，很多時候要財務人員自己動腦筋想辦法提高自己的效率了。

1. 多用模板少手工。把最常用的需要手工錄入的資訊編製成模板。比如日期、物料資訊、摘要等。都要做成模板。用的時候直接貼。

2. 巧用小軟體。對於個人而言，減少重複勞動的方法，就是用軟體幫忙。自己可以網上搜索一下有沒有可以與現在的財務軟體相匹配的外掛軟體，當然，也可以請技術工程師的幫忙，比如，外接一個可以自動輸入很多資訊的軟體。這個特別適用於銷賬等已知資訊固定的重複輸入。自己輸入，那可能幾百張發票要銷很久，軟體輸入，就可以把省下來的時間幹別的。

3. 提高自己的操作技能。需要錄入很多發票的，配備好小鍵盤等必備工具，提高數字輸入的準確率。還要掌握軟體中的快捷鍵，不管是SAP、Oracle還是用友、金蝶都會有很多操作的快捷方式，用好這些快捷鍵，可以大大提高你的輸入效率。

經常在錄入中總結，一定會提高效率，將自己從重複勞動中解放出來，學習更多的新技能。

這種小程式一般都是主要解決電子發票重複報銷問題而開發的，同時兼顧了傳統紙質發票的掃描操作。

這類小工具一般價格都不高，功能都很實用，主要包括髮票掃描查重、發票臺賬匯出、聯合查重，不像其他軟體那樣為了提高產品價格，增加大量不常用的功能。

臺賬一般都可以直接匯出excel，甚至直接方指定郵箱，如果有多個財務的話，一般還支援聯合查重，所有人共同維護一個臺賬，同時也共享一個臺賬資料，進行查重個管理。

但是目前有部分發票掃描資訊不全，比如：

卷式發票只能查到號碼；

火車及部分汽車票不能掃描；

但是小程式也提供有手工錄入功能，把大部分能掃描的資訊掃描完成之後，少量無法掃描的，透過手工錄入也不是事兒！